Báo Cáo Sử Dụng Lao Động Là Gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (hay còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là một thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ 6 tháng/lần theo quy định của pháp luật lao động.

Mục đích của báo cáo này là giúp cơ quan quản lý lao động theo dõi tình hình tuyển dụng, sử dụng lao động tại doanh nghiệp và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Đối Tượng Phải Thực Hiện Báo Cáo Sử Dụng Lao Động

Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động đều phải thực hiện báo cáo này, bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH.
• Hợp tác xã, hộ kinh doanh có thuê lao động.
• Các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp.

Thời Hạn Nộp Báo Cáo Sử Dụng Lao Động

Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo theo 2 kỳ:

• Kỳ 1: Báo cáo 6 tháng đầu năm, thời hạn nộp trước 05/6 hàng năm.
• Kỳ 2: Báo cáo cả năm, thời hạn nộp trước 05/12 hàng năm.

Báo cáo này được nộp cho Sở Lao động – Thương binh & Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nội Dung Của Báo Cáo Sử Dụng Lao Động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động bao gồm các nội dung chính sau:

• Tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Số lao động tăng/giảm so với kỳ trước.
• Số lao động nam, nữ, lao động là người khuyết tật, lao động nước ngoài.
• Hình thức hợp đồng lao động đã ký kết.
• Tình hình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp có thể làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động:

Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Áp dụng đối với mọi doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.

Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến“.

Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến“. Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.

Cách 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp

Áp dụng với doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Nơi nộp: 

– Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Không Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động Bị Phạt Như Thế Nào?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

1. Mức Phạt Theo Nghị Định 12/2022/NĐ-CP

• Phạt từ 1 – 3 triệu đồng: Nếu doanh nghiệp không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (Điểm a, Khoản 1, Điều 8).
• Phạt từ 5 – 10 triệu đồng: Nếu doanh nghiệp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (Điểm c, Khoản 2, Điều 8).

2. Cách Khắc Phục Để Tránh Bị Xử Phạt

• Nộp báo cáo đúng thời hạn: Trước ngày 05/6 và 05/12 hàng năm.
• Theo dõi và cập nhật quy định pháp luật để tuân thủ đúng thủ tục.
• Sử dụng cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội để nộp báo cáo thuận tiện.

Báo cáo quyết toán hải quan là thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để tránh những rủi ro pháp lý. Việc lập báo cáo quyết toán hải quan đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, kho và xuất nhập khẩu để đảm bảo số liệu chính xác, tránh chênh lệch gây ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp. Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng báo cáo này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, đồng thời ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát, đối chiếu số liệu định kỳ, cũng như cập nhật kịp thời các quy định mới để tuân thủ đúng pháp luật. Nếu cần thêm thông tin chi tiết hoặc hỗ trợ về các thủ tục trên, doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 090 6151 768 để được Kế Toán Thái Phong tư vấn và hướng dẫn cụ thể.