Việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là một phần bắt buộc trong quy trình quản lý tài chính – kế toán mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, quyết toán và giải trình sau này. Trong bối cảnh pháp luật về kế toán ngày càng hoàn thiện và chặt chẽ, các tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, tránh những rủi ro pháp lý và thiệt hại không đáng có.
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là gì?
Theo quy định tại Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán là các tài liệu hoặc phương tiện chứa thông tin được sử dụng để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra và hoàn tất. Đây là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Nội dung cơ bản trong một chứng từ kế toán:
- Tên gọi và mã số của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân lập chứng từ;
- Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận chứng từ;
- Nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính đã phát sinh;
- Các thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền;
- Chữ ký, họ tên của người lập, người phê duyệt và những cá nhân có liên quan.
Quy định về các loại chứng từ kế toán cần lưu trữ
Quy định về các loại chứng từ kế toán cần lưu trữ
Theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các đơn vị kế toán có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ và tài liệu liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán. Cụ thể, những tài liệu bắt buộc phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán gốc: Là các giấy tờ ghi nhận các nghiệp vụ tài chính, kinh tế đã phát sinh và hoàn thành, được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Hệ thống sổ sách kế toán: Bao gồm sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ quá trình ghi chép các nghiệp vụ tài chính của đơn vị.
- Báo cáo tài chính và các báo cáo quyết toán: Gồm BCTC định kỳ, báo cáo quyết toán ngân sách và các báo cáo khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.
- Các tài liệu liên quan đến công tác kế toán khác: Ví dụ như hợp đồng kinh tế, báo cáo quản trị nội bộ, hồ sơ quyết toán các dự án đã hoàn thành, đặc biệt là các dự án trọng điểm cấp quốc gia, biên bản kiểm kê tài sản, và các tài liệu đánh giá tài sản.
- Hồ sơ kiểm tra, giám sát, kiểm toán: Bao gồm biên bản làm việc, kết luận thanh tra, kiểm tra, các tài liệu liên quan đến quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán, cũng như quyết định liên quan đến việc phân bổ lợi nhuận hoặc bổ sung vốn.
- Tài liệu phát sinh chẳng hạn như hồ sơ giải thể, phá sản, sáp nhập, chia tách, chuyển đổi mô hình hoạt động hoặc loại hình doanh nghiệp; cùng với các tài liệu liên quan đến việc nhận và sử dụng vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.
Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ chứng từ kế toán
Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ chứng từ kế toán
Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ tài liệu kế toán được chia thành các nhóm theo thời hạn khác nhau tùy vào tính chất và mức độ quan trọng của từng loại tài liệu. Cụ thể như sau:
- Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm
Một số loại tài liệu chỉ cần lưu giữ trong khoảng thời gian tối thiểu 5 năm, bao gồm:
- Các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính.
- Các tài liệu mang tính quản trị nội bộ, phục vụ công tác điều hành nhưng không gắn với các nghiệp vụ kế toán chủ yếu.
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Đối với các loại tài liệu có vai trò trọng yếu trong công tác kế toán, yêu cầu lưu trữ ít nhất 10 năm, gồm:
- Các chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; tài liệu liên quan đến việc thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản cố định.
- Trong trường hợp các quy định pháp luật chuyên ngành yêu cầu thời gian lưu trữ dài hơn 10 năm, đơn vị phải thực hiện theo quy định đó.
- Lưu trữ vĩnh viễn
Một số tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý hoặc an ninh đặc biệt được yêu cầu lưu trữ lâu dài, gồm:
- Báo cáo quyết toán ngân sách Nhà nước cấp tổng hợp.
- Báo cáo quyết toán của các dự án trọng điểm quốc gia.
- Các hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, an ninh quốc phòng hoặc có giá trị sử dụng lâu dài cho mục đích tra cứu, nghiên cứu.
- Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ
Việc xác định thời điểm bắt đầu lưu trữ tài liệu kế toán được áp dụng theo từng trường hợp cụ thể:
- Đối với tài liệu kế toán thông thường: Thời hạn lưu trữ bắt đầu tính từ ngày kết thúc năm tài chính mà tài liệu đó được lập ra.
- Đối với báo cáo quyết toán dự án đầu tư xây dựng hoàn thành: Thời điểm bắt đầu lưu trữ tính từ ngày văn bản phê duyệt quyết toán được ban hành.
- Tài liệu về chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: Thời điểm lưu trữ được tính từ ngày hoàn tất các thủ tục pháp lý liên quan.
- Tài liệu về thanh tra, kiểm toán, giám sát: Thời điểm tính bắt đầu kể từ ngày có kết luận hoặc báo cáo chính thức của cơ quan kiểm toán, thanh tra hoặc đơn vị giám sát.
Quy định về cách thức lưu trữ chứng từ kế toán
Quy định về phương thức lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện đúng theo các nguyên tắc pháp lý quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Cụ thể, các yêu cầu về cách lưu trữ được quy định như sau:
Lưu trữ bản gốc và bản sao
- Theo quy định tại Khoản 2 và 3 Điều 6 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mỗi chứng từ kế toán chỉ có duy nhất một bản gốc.
- Trường hợp cần lưu chứng từ tại nhiều đơn vị khác nhau, các đơn vị còn lại sẽ sử dụng bản sao chụp từ bản gốc, không được lập nhiều bản chính cho cùng một nghiệp vụ.
Trường hợp tài liệu bị thu giữ hoặc mất mát
- Trong trường hợp chứng từ kế toán bị tịch thu tạm thời theo quy định tại Khoản 4 Điều 6, đơn vị kế toán phải sao chụp toàn bộ và lưu giữ kèm theo biên bản giao nhận tài liệu theo Điều 7 của Nghị định.
- Nếu tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng do sự cố khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, đơn vị kế toán cần lập bản sao chụp thay thế. Trường hợp không thể phục hồi bản sao, phải lập biên bản xác nhận việc không thể khôi phục được tài liệu.
Yêu cầu về bảo quản tài liệu
- Tài liệu kế toán phải được lưu giữ trong điều kiện an toàn, tránh bị thất lạc, hư hại hoặc truy cập trái phép.
- Kể cả doanh nghiệp siêu nhỏ, dù quy mô hạn chế, vẫn phải tổ chức bảo quản chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật.
Trách nhiệm và hình thức lưu trữ
- Người làm kế toán trực tiếp có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu trong phạm vi công việc được giao.
- Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ chứng từ.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán sẽ quyết định việc bảo quản chứng từ dưới dạng giấy tờ hoặc điện tử. Dù ở hình thức nào, việc lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, và khả năng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Nguyên tắc lưu trữ và cung cấp thông tin
- Tài liệu phải được phân loại, sắp xếp khoa học, theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán, để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.
- Người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp tài liệu đầy đủ, kịp thời, trung thực khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước như cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra…
- Các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận tài liệu kế toán từ đơn vị phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, và trả lại đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định.
Quy định về địa điểm lưu trữ chứng từ kế toán
Quy định về địa điểm lưu trữ chứng từ kế toán
Theo Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện tại địa điểm được tổ chức hợp lý và đảm bảo an toàn. Cụ thể, các yêu cầu liên quan đến nơi lưu trữ được quy định như sau:
Doanh nghiệp phải có kho lưu trữ riêng
- Mỗi đơn vị kế toán có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ riêng thuộc quyền quản lý của mình để bảo quản chứng từ kế toán.
- Kho lưu trữ này cần được trang bị đầy đủ các phương tiện nhằm bảo đảm an toàn cho tài liệu:
- Hệ thống phòng cháy, chữa cháy
- Thiết bị chống trộm
- Biện pháp chống ẩm, mối mọt, nấm mốc và côn trùng
Người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu
- Việc quản lý kho lưu trữ chứng từ thường được giao cho một cá nhân có trách nhiệm cao trong tổ chức, thường là trưởng phòng hoặc lãnh đạo bộ phận kế toán.
- Người này sẽ chịu trách nhiệm pháp lý về việc bảo quản, lưu trữ, an toàn tài liệu và phải đảm bảo khả năng cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng.
Quy định xử phạt các hành vi vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán
Theo quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là trong Nghị định số 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 105/2013/NĐ-CP), các hành vi vi phạm liên quan đến việc lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán sẽ bị xử lý theo mức độ nghiêm trọng. Cụ thể như sau:
Quy định xử phạt các hành vi vi phạm liên quan đến chứng từ kế toán
Hình thức xử phạt cảnh cáo
Cảnh cáo áp dụng đối với các hành vi vi phạm mang tính chất nhẹ, chưa gây hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như:
- Chậm trễ lưu trữ tài liệu kế toán quá 12 tháng so với thời hạn quy định mà chưa gây thiệt hại cụ thể.
- Không sắp xếp chứng từ kế toán theo trình tự thời gian hoặc kỳ kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu hoặc kiểm tra, nhưng chưa gây thất thoát tài liệu.
Xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu đồng
Mức phạt này được áp dụng cho các hành vi vi phạm ở mức trung bình, có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động kế toán và việc kiểm tra tài chính, cụ thể:
- Không thực hiện đúng quy định về việc lưu trữ tài liệu kế toán, lưu trữ không đầy đủ hoặc không đúng nơi quy định.
- Bảo quản chứng từ kế toán không đảm bả, làm tài liệu bị rách, mờ, hỏng hoặc thất lạc.
- Sử dụng tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không được phép.
- Không tiến hành kiểm kê, phân loại, phục hồi lại chứng từ đã bị hư hại hoặc mất mát.
Xử phạt hành chính từ 10 đến 20 triệu đồng
Đây là mức xử phạt dành cho những vi phạm có tính chất nghiêm trọng hơn, có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý tài chính:
- Tự ý tiêu hủy tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ, mà hành vi chưa đủ yếu tố cấu thành tội phạm hình sự.
- Không thành lập hội đồng tiêu hủy, không lập biên bản tiêu hủy, hoặc tiêu hủy không đúng quy trình, gây rủi ro pháp lý và mất mát thông tin kế toán.
Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán phổ biến
Dịch vụ đào tạo có chịu thuế GTGT không?
=> Việc tuân thủ quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, chuyên nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm pháp lý trong suốt quá trình kinh doanh. Nếu có bất kì vướng mắc gì liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán vui lòng liên hệ kế toán Thái Phong để được hỗ trợ.
