Cuối năm là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp tổng kết, rà soát và hoàn thiện sổ sách kế toán. Việc in và lưu trữ đầy đủ các loại sổ sách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ quá trình kiểm toán và quyết toán thuế thuận lợi hơn. Dưới đây là danh sách các sổ kế toán cần in cuối năm mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Các Loại Sổ Sách Kế Toán Cần In Cuối Năm
Việc in sổ sách kế toán cuối năm là một trong những nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện báo cáo tài chính, đáp ứng yêu cầu pháp lý và thuận tiện cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế. Dưới đây là danh sách các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
1. Hồ Sơ Pháp Lý
Hồ sơ pháp lý là một trong những tài liệu quan trọng cần in và lưu trữ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng quy định. Các tài liệu bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- Tờ khai thuế môn bài, xác nhận mức phí phải nộp hàng năm.
- Mẫu số 08/ĐK-TCT (đăng ký tài khoản ngân hàng) theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Mẫu số 06/GTGT (đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT).
2. Hồ Sơ Quyết Toán Năm
Quyết toán thuế là một trong những công việc quan trọng nhất vào cuối năm. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Báo cáo tài chính năm gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ…
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN kèm theo các phụ lục liên quan.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN, bao gồm các phụ lục hỗ trợ cho quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
Xem thêm: Báo cáo thuế cuối năm gồm những gì?
3. Hồ Sơ Lao Động
Hồ sơ lao động giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, đồng thời là căn cứ quan trọng khi quyết toán bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp cần in và lưu trữ:
- Hồ sơ nhân sự của từng lao động, bao gồm sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ.
- Hợp đồng lao động của nhân viên các bộ phận.
- Quyết định bổ nhiệm, tăng lương, chấm dứt hợp đồng, nếu có thay đổi nhân sự trong năm.
Xem thêm: báo cáo sử dụng lao động
4. Chứng Từ Kế Toán
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền và đối chiếu sổ sách kế toán. Các chứng từ cần in và sắp xếp theo hệ thống bao gồm:
a) Tờ khai thuế
- Tờ khai thuế GTGT: 01/GTGT, bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT.
- Tờ khai thuế TNDN theo tháng hoặc quý.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn (mẫu B26/AC) theo quý.
b) Chứng từ thu chi
- Phiếu thu, phiếu chi, sắp xếp theo thứ tự thời gian để dễ dàng tra cứu.
- Phiếu nhập, xuất kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chính xác hơn.
c) Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân
- Bảng đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động.
- Bản cam kết 02/TNCN dành cho nhân viên có thu nhập thấp không bị khấu trừ thuế.
- Hợp đồng lao động dưới 3 tháng, nếu có.
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh, nếu có nhân viên hưởng chế độ giảm trừ thuế.
d) Hợp đồng kinh tế & công nợ
- Hợp đồng mua bán, biên bản đối soát công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra, sắp xếp theo bảng kê để thuận tiện khi thanh tra, kiểm toán.
e) Biên bản kiểm kê cuối năm
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định.
- Biên bản kiểm kê tiền mặt.
- Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ (CCDC).
5. Sổ Sách Kế Toán Tổng Hợp
Tùy theo hình thức ghi sổ kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn, các loại sổ sách kế toán tổng hợp tương ứng bao gồm:
- Sổ nhật ký chung (hình thức ghi sổ Nhật ký chung)
- Nhật ký sổ cái (hình thức ghi Nhật ký sổ cái)
- Nhật ký chứng từ số 7, số 8 (hình thức ghi Nhật ký chứng từ)
- Chứng từ ghi sổ (hình thức ghi Chứng từ ghi sổ)
6. Sổ Các Tài Khoản Phát Sinh Trong Năm Tài Chính
Dựa trên tất cả các tài khoản được ghi trong Bảng cân đối kế toán, doanh nghiệp cần in sổ cái tương ứng với từng tài khoản.
7. Sổ Chi Tiết Các Tài Khoản
Sổ Chi Tiết Tiền Mặt
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ quỹ tiền mặt
Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, kèm theo các chứng từ ngân hàng liên quan
Sổ Nhật Ký Mua/Bán Hàng Hóa
- Ghi chép chi tiết các giao dịch mua/bán trong năm
Sổ Chi Tiết Công Nợ
- Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng
- Sổ chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả cho nhà cung cấp
- Sổ chi tiết tạm ứng, phải thu, phải trả khác
- Sổ chi tiết vay mượn khác
Sổ Cái Các Tài Khoản Quan Trọng
- Các tài khoản có trong Bảng cân đối kế toán cần kèm theo sổ cái tương ứng
- TK 333 (Các khoản nộp ngân sách nhà nước)
- TK 311, 341 (Các khoản vay)
- TK 334 (Bảng lương, chi tiết tiền lương nhân viên)
Sổ Chi Tiết Tài Sản Cố Định
- Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm tài sản cố định
- Sổ khấu hao tài sản cố định
Sổ Công Cụ, Dụng Cụ
- Sổ tổng hợp tình hình tăng/giảm công cụ, dụng cụ (CCDC)
- Sổ phân bổ công cụ, dụng cụ
Sổ Vật Tư, Hàng Hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của từng kho
Sổ Lương và Chấm Công
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng lương hàng tháng
Hướng Dẫn Sắp Xếp Sổ Sách Kế Toán Cuối Năm Chuẩn Xác & Khoa Học
Việc sắp xếp sổ sách kế toán cuối năm không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dữ liệu mà còn hỗ trợ công tác kiểm tra, quyết toán thuế thuận lợi hơn. Dưới đây là hai phương pháp sắp xếp hiệu quả:
1. Sắp Xếp Theo Bộ Hồ Sơ
Bộ hồ sơ chung
- Tờ khai thuế theo quý: Gồm thuế GTGT, TNDN, môn bài,… được tổng hợp theo từng quý.
- Hóa đơn đầu vào & đầu ra: Được sắp xếp theo trình tự thời gian từ cũ đến mới.
- Hóa đơn đầu vào:
- Dưới 20 triệu, thanh toán tiền mặt → Kẹp cùng phiếu chi tiền & phiếu nhập kho.
- Trên 20 triệu, thanh toán chuyển khoản → Đính kèm phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi (bản photo), phiếu hạch toán.
- Hóa đơn đầu ra:
- Thu tiền mặt ngay → Kèm hóa đơn, phiếu thu, phiếu nhập kho.
- Thanh toán qua chuyển khoản → Kèm hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng, giấy báo có (photo).
- Hóa đơn đầu vào:
Bộ hồ sơ riêng
- Chứng từ ngân hàng: Sắp xếp riêng theo từng giao dịch.
- Phiếu xuất kho nội bộ:
- Nếu số lượng ít → Gom chung thành một tập.
- Nếu số lượng nhiều → Chia theo từng tháng.
- Báo cáo tài chính & quản lý kho: Bao gồm bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập – xuất – tồn kho, được tổng hợp đủ 12 tháng trong năm.
2. Sắp Xếp Theo Trình Tự Thời Gian
Doanh nghiệp có thể sắp xếp sổ sách theo từng giai đoạn từ tháng 01 đến tháng 12 hoặc theo quý để dễ dàng tra cứu khi cần.
Cách sắp xếp chi tiết
- Tờ khai thuế theo quý: Gồm GTGT, TNDN, môn bài, báo cáo sử dụng hóa đơn (BC26), báo cáo tài chính,…
- Hóa đơn đầu vào: Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, kèm bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào hàng tháng/quý.
- Hóa đơn đầu ra: Xếp theo trình tự thời gian giống như hóa đơn đầu vào.
- Chứng từ phiếu chi:
- Nếu ít phát sinh → Gom chung từ tháng 1 đến tháng 12 thành một tập.
- Nếu nhiều phát sinh → Chia theo tháng, mỗi tháng một quyển.
- Chứng từ phiếu thu: Áp dụng cách sắp xếp tương tự phiếu chi.
- Chứng từ ngân hàng: Được sắp xếp theo ngày tháng sao kê, bao gồm giấy báo nợ/có, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền vào NSNN,…
- Phiếu xuất kho: Nếu ít → Gom chung, nếu nhiều → Chia theo tháng.
- Bảng phân bổ, khấu hao, báo cáo nhập – xuất – tồn kho: Tổng hợp theo năm với đầy đủ 12 tháng.
- Chứng từ hạch toán: Sắp xếp tương tự như phiếu thu, phiếu chi, tùy vào tần suất phát sinh.
Việc in và lưu trữ đầy đủ các loại sổ sách kế toán cuối năm giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế, đảm bảo minh bạch tài chính và thuận lợi trong các đợt kiểm tra sau này. Để đơn giản hóa quá trình này, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của Kế Toán Thái Phong nhằm tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả quản lý tài chính.
