Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là nghiệp vụ kế toán phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng từ nhà cung cấp. Việc xử lý đúng quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán – thuế. Trong bài viết này, Kế Toán Thái Phong sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, các nguyên tắc cần lưu ý và những sai sót kế toán cần tránh để giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cần những gì?
Trong quá trình kinh doanh, không phải lúc nào hàng hóa và hóa đơn cũng về cùng một lúc. Doanh nghiệp có thể gặp hai tình huống phổ biến:
- Hóa đơn về trước, hàng về sau
- Hàng về trước, hóa đơn về sau
Trong đó, trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau xảy ra nhiều hơn. Khi hàng đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, kế toán chưa thể ghi nhận chính xác số lượng và giá trị hàng hóa, dù đã đối chiếu với hợp đồng mua bán.
Để đảm bảo việc hạch toán đúng và phản ánh trung thực tình hình tài chính, kế toán cần dựa vào các chứng từ sau:
- Hợp đồng/thỏa thuận mua bán (ghi rõ thời điểm giao hàng và nhận hóa đơn)
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Chứng từ thanh toán, phiếu chuyển tiền
Trước khi ghi nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần kiểm kê thực tế và đối chiếu với hợp đồng. Nếu chứng từ hợp lệ, bên mua sẽ không bị xử phạt. Tuy nhiên, bên bán có thể bị phạt nếu xuất hóa đơn chậm, vì theo quy định, hóa đơn phải được xuất ngay khi hàng được chuyển giao.
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau cần những gì?
Các cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Dưới đây là các cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau bạn nên biết:
Hạch toán khi hàng đã về kho nhưng chưa có hóa đơn
Khi hàng hóa đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn, kế toán ghi nhận theo giá tạm tính:
- Nợ TK 156, 152, 153: Số lượng hàng nhập × Giá tạm tính
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng hàng nhập × Giá tạm tính
Ví dụ:
Công ty Anpha mua 100 chiếc ghế văn phòng từ công ty B. Ngày 10/08/2022, bên B giao hàng kèm biên bản giao nhận, với giá tạm tính 700.000 đồng/chiếc.
- Tổng giá trị hàng nhập: 100 × 700.000 = 70.000.000 đồng
- Định khoản:
Nợ TK 156:000.000 đồng
Có TK 331: 70.000.000 đồng
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau chưa có hoá đơn
Hạch toán khi nhận được hóa đơn GTGT
Sau khi nhận hóa đơn, kế toán sẽ điều chỉnh giá trị hàng hóa và ghi nhận thuế GTGT. Có ba trường hợp xảy ra trong hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau:
Trường hợp giá mua bằng giá tạm tính
Ghi nhận thuế GTGT theo hóa đơn:
- Nợ TK 133: Giá mua × % Thuế suất
- Có TK 111, 112, 331: Giá mua × % Thuế suất
Trường hợp giá mua cao hơn giá tạm tính
Bước 1: Hạch toán thuế GTGT
- Nợ TK 133: Giá mua × % Thuế suất
- Có TK 111, 112, 331: Giá mua × % Thuế suất
Bước 2: Điều chỉnh tăng giá trị hàng mua
- Nợ TK 152, 156: (Giá mua – Giá tạm tính) × Số lượng
- Có TK 111, 112, 331: (Giá mua – Giá tạm tính) × Số lượng
Ví dụ: Ngày 12/08/2022, công ty B gửi hóa đơn GTGT cho Anpha, với giá trên hóa đơn là 710.000 đồng/chiếc.
- Thuế GTGT: 100 × 710.000 × 8% = 5.680.000 đồng
- Giá trị hàng tăng thêm: 100 × (710.000 – 700.000) = 1.000.000 đồng
Định khoản:
- Nợ TK 133:680.000 đồng
- Có TK 331:680.000 đồng
- Nợ TK 156:000.000 đồng
- Có TK 331:000.000 đồng
Trường hợp giá mua thấp hơn giá tạm tính
Bước 1: Hạch toán thuế GTGT
- Nợ TK 133: Giá mua × % Thuế suất
- Có TK 111, 112, 331: Giá mua × % Thuế suất
Bước 2: Điều chỉnh giảm giá trị hàng mua
- Nợ TK 111, 112, 331: (Giá tạm tính – Giá mua) × Số lượng
- Có TK 152, 156: (Giá tạm tính – Giá mua) × Số lượng
Ví dụ: Bên B xuất hóa đơn với giá 650.000 đồng/chiếc.
- Thuế GTGT: 100 × 650.000 × 8% = 5.200.000 đồng
- Giá trị hàng bị giảm: (700.000 – 650.000) × 100 = 5.000.000 đồng
Định khoản:
- Nợ TK 133:200.000 đồng
- Có TK 331:200.000 đồng
- Nợ TK 331:000.000 đồng
- Có TK 156:000.000 đồng
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau đã có hoá đơn
Lưu ý khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Trong quá trình kinh doanh, việc hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là tình huống phổ biến khi hàng hóa đã nhập kho nhưng doanh nghiệp chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và đúng quy định, kế toán cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
Xác định giá trị hàng nhập kho
Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp phải tạm tính giá trị hàng nhập để ghi nhận vào sổ sách. Giá tạm tính này có thể dựa trên:
- Hợp đồng mua bán
- Báo giá từ nhà cung cấp
- Giá nhập kho của các lô hàng trước đó có cùng chủng loại
Hạch toán thuế GTGT đúng thời điểm
Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi doanh nghiệp có hóa đơn hợp lệ. Vì vậy, khi hàng về trước hóa đơn về sau:
- Giai đoạn đầu: Khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn, kế toán chưa được hạch toán thuế GTGT.
- Giai đoạn sau: Khi nhận được hóa đơn, mới thực hiện ghi nhận thuế GTGT đầu vào theo quy định.
Điều chỉnh giá trị hàng hóa khi nhận hóa đơn
Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán cần đối chiếu giá trên hóa đơn với giá tạm tính trước đó:
- Nếu giá mua bằng giá tạm tính: Không cần điều chỉnh lại giá trị hàng hóa, chỉ bổ sung bút toán thuế GTGT.
- Nếu giá mua cao hơn giá tạm tính: Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa và ghi nhận phần chênh lệch.
- Nếu giá mua thấp hơn giá tạm tính: Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa để phản ánh đúng thực tế.
Các lưu ý quan trọng
Xem thêm: Bán phần mềm có chịu thuế GTGT không?
Không kết chuyển lãi lỗ đầu năm có sao không?Giải đáp và tư vấn chi tiết
Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc thực hiện, ghi nhận chứng từ hợp lý để tránh sai sót trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Hy vọng bài viết của Thái Phong đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán nghiệp vụ này.
