Trong lĩnh vực kế toán, việc xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Một trong những kỹ năng cốt lõi của người làm kế toán chính là định khoản kế toán. Vậy định khoản kế toán là gì và tại sao nó lại giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống tài chính vững chắc? Bài viết này của kế toán Thái Phong sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản kế toán một cách chính xác.
Thế nào là định khoản kế toán?
Định khoản kế toán là gì? Đây là một phần quan trọng trong công việc kế toán, bao gồm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc và chuẩn mực đã quy định. Việc này đảm bảo rằng các giao dịch kinh tế được ghi nhận một cách chính xác, minh bạch và có hệ thống.
Hiểu rõ về cách vận hành định khoản kế toán
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi vào ít nhất hai tài khoản kế toán, với một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có. Tổng số tiền ghi bên Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi bên Có.
Để định khoản đúng, người làm kế toán cần nắm rõ tên, loại và đặc điểm của từng tài khoản (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí). Cùng với đó là phải phân tích nghiệp vụ kinh tế để xác định tài khoản nào bị ảnh hưởng và chiều hướng tác động (tăng/giảm).
Các nguyên tắc định khoản kế toán là gì?
Nguyên tắc khi định khoản kế toán là các quy tắc cơ bản mà người làm kế toán cần tuân thủ để đảm bảo việc ghi chép nghiệp vụ kế toán chính xác, đồng nhất và minh bạch. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng:
Nguyên tắc chung về trình tự ghi chép: Ghi bên Nợ trước, bên Có sau, đây là nguyên tắc bắt buộc để đảm bảo sự thống nhất trong hệ thống sổ sách kế toán.
Ghi Nợ và Có không cùng hàng: Phần “Nợ” phải ghi ở dòng trước, và “Có” ghi so le ở dòng dưới để dễ theo dõi.
Nguyên tắc về biến động của tài khoản: Biến động tăng và giảm ghi vào các bên khác nhau như:
- Tài khoản Tài sản và Chi phí: Tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có.
- Tài khoản Nguồn vốn, Doanh thu: Tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ.
Nguyên tắc về số dư và cân đối: Tổng giá trị Nợ = Tổng giá trị Có. Việc này phản ánh nguyên tắc ghi sổ kép, đảm bảo sự cân đối giữa các tài khoản. Tài khoản nào có biến động tăng ở bên nào thì số dư sẽ được ghi bên đó.
Nguyên tắc về tính chất tài khoản bao gồm: Tài khoản lưỡng tính, tài khoản không có số dư.
Những nguyên tắc cần ghi nhớ khi định khoản kế toán
Hướng dẫn cách định khoản kế toán
Sau khi hiểu định khoản kế toán là gì, kế toán cần phải nắm vững được quy trình định khoản kế toán, bao gồm 4 bước sau:
Xác định đối tượng định khoản kế toán
Xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hãy phân tích nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Cùng với đó là nhận biết đối tượng kế toán liên quan (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí).
Xác định các thông số
Xác định các tài khoản kế toán có liên quan
Chọn đúng tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Xác định doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào qua Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, hoặc các quy định khác.
Xác định hướng tăng, giảm tài khoản
Xác định chiều biến động (tăng/giảm) của các tài khoản để ghi Nợ hoặc Có chính xác. Đầu tiên, cần phân loại tài khoản:
- Tài sản: Bắt đầu bằng số 1 (Tài sản ngắn hạn) và 2 (Tài sản dài hạn).
- Nợ phải trả: Bắt đầu bằng số 3.
- Vốn chủ sở hữu: Bắt đầu bằng số 4.
- Doanh thu: Bắt đầu bằng số 5, 7.
- Chi phí: Bắt đầu bằng số 6, 8.
Xác định xu hướng biến động:
- Tài sản, Chi phí: Tăng → Ghi Nợ, Giảm → Ghi Có.
- Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu: Tăng → Ghi Có, Giảm → Ghi Nợ.
Định khoản
Bước cuối cùng này chính là ghi chép nghiệp vụ kinh tế theo đúng nguyên tắc kế toán kép (Nợ và Có). Dựa trên xu hướng tăng, giảm của các tài khoản đã xác định để ghi số tiền tương ứng.
Nguyên tắc sử dụng tài khoản kế toán
Các tài khoản kế toán được phân loại và sử dụng theo những nguyên tắc cụ thể dựa trên tính chất của từng loại tài khoản như:
- Tài khoản mang tính chất TÀI SẢN (Loại 1, 2, 6, 8). Đại diện cho các tài sản hữu hình, vô hình, chi phí và khoản đầu tư của doanh nghiệp.
- Tài khoản mang tính chất NGUỒN VỐN (Loại 3, 4, 5, 7). Đại diện cho nguồn vốn, doanh thu, nợ phải trả và thu nhập.
- Ghi chép đặc biệt cho một số tài khoản thì có trường hợp một số tài khoản có kết cấu ngược với quy tắc chung, cụ thể:
- Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định
- Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.
- Sử dụng sơ đồ chữ T để ghi nhớ, hình dung rõ ràng kết cấu của tài khoản.
Sử dụng tài khoản kế toán hiệu quả
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết công thức tính đơn giá nhập kho cho người mới bắt
Việc nắm vững nguyên tắc và cách định khoản sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản kế toán là gì và tầm quan trọng của nó trong hoạt động tài chính hàng ngày.
