Trong quá trình kinh doanh, việc công ty hoặc doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa cho đối tác, khách hàng hay nhân viên là một hoạt động thường xuyên diễn ra nhằm xây dựng mối quan hệ, tạo sự gắn kết và khuyến khích sự phát triển lâu dài. Tuy nhiên, việc biếu tặng hàng hóa cũng yêu cầu doanh nghiệp thực hiện hạch toán đúng đắn, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Cùng kế toán Thái Phong tìm hiểu về cách hạch toán hàng biếu tặng trong bài viết dưới đây.
Các hình thức tặng quà khách hàng, nhân viên
Tùy vào từng dịp đặc biệt, các công ty sẽ chọn lựa món quà phù hợp nhất để thể hiện ý nghĩa của việc biếu tặng. Một số hình thức biếu tặng phổ biến bao gồm:
- Mua hàng để biếu tặng: Ví dụ như mua hoa để tặng sinh nhật, hoặc các món quà như bánh kẹo, rượu để biếu vào dịp Tết.
- Bộ quà tặng sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tự sản xuất.
- Quà tặng thiết kế riêng cho doanh nghiệp: Một số công ty thiết kế các món quà đặc biệt mang thông điệp chúc mừng, đồng thời có thể in logo hoặc thương hiệu của công ty trên đó. Các món quà có thể là lịch treo tường, lịch bàn, sổ tay… được doanh nghiệp thiết kế riêng để quảng bá thương hiệu.
- Quà tặng là phiếu mua hàng từ các nhà cung cấp, giúp khách hàng hoặc nhân viên có thể mua sắm tại các cửa hàng của đối tác.
- Voucher, coupon khuyến mại giảm giá hoặc chương trình tích lũy điểm để mua chính sản phẩm của công ty.
- Hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng cũng cần được lưu giữ để làm cơ sở hạch toán.
Một số hình thức tặng quà phổ biến
Hạch toán hàng cho biếu tặng có phải lập hoá đơn không?
Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC), hàng hóa biếu tặng vẫn phải lập hóa đơn. Cụ thể:
- Tại điểm b khoản 7 Điều 3 của Thông tư này quy định: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, bao gồm cả trường hợp hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
- Khoản 9 Điều 3 cũng nêu rõ: Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng). Trên hóa đơn cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như khi xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Lập hoá đơn như thế nào?
Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện biếu tặng hàng hóa, dù là vào dịp lễ, Tết hay trong các chương trình khuyến mại, vẫn phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT theo quy định của pháp luật.
Quy định về thuế GTGT đối với hạch toán hàng biếu tặng
Dưới đây là những quy định về thuế GTGT đối với hạch toán hàng biếu tặng:
Đối với đơn vị biếu tặng
Theo quy định tại khoản 5 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào từ hàng hóa (bao gồm cả hàng hóa mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất) được sử dụng để biếu tặng, khuyến mãi, quảng cáo để phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT sẽ được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, các thuế GTGT đầu vào từ hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì sẽ không được khấu trừ, như quy định tại khoản 7 Điều 14 Thông tư 219.
Điều kiện để khấu trừ thuế GTGT từ các hóa đơn đầu vào của chi phí biếu tặng sẽ được áp dụng khi doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu sau, theo quy định tại khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC:
- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc các chứng từ nộp thuế GTGT khi nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài.
- Có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.
Đơn vị biếu tặng phải hạch toán
Đối với đơn vị nhận biếu tặng
Theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nếu bên nhận hàng biếu tặng không có nghĩa vụ thanh toán tiền cho các món quà nhận được và không có chứng từ thanh toán tương ứng, thì sẽ không được áp dụng khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn của các món quà biếu tặng đó. Do đó, đối với các đơn vị nhận biếu tặng, nếu không có chứng từ thanh toán hoặc không có nghĩa vụ thanh toán, việc khấu trừ thuế GTGT sẽ không được thực hiện.
Xem thêm: Thuế TNCN tính theo tháng hay năm?
Một người phụ thuộc được giảm trừ bao nhiêu năm 2025
Tóm lại, hạch toán hàng biếu tặng là một công việc không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng các quy định về hạch toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các nghĩa vụ thuế mà còn tạo sự minh bạch trong báo cáo tài chính. Do đó, các kế toán viên cần nắm vững các nguyên tắc và quy trình hạch toán liên quan đến hàng biếu tặng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hợp pháp. Mong rằng những chia sẻ trên của kế toán Thái Phong về cách hạch toán hàng biếu tặng sẽ giúp bạn hiểu thêm về vấn đề này.
