Cách lập báo cáo tài chính 2023 bằng excel

Báo cáo tài chính 2023 là loại báo cáo về vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, kết quả kinh doanh trong kỳ,  tình hình tài sản, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hoặc nói một cách đơn giản hơn thì báo cáo tài chính chính là phương tiện thể hiện thực trạng tài chính, khả năng sinh lời của doanh nghiệp cho những đối tượng quan tâm. Trong phạm vi bài viết sau, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn Cách lập báo cáo tài chính trên Excel cực nhanh. Cùng kế toán Thái Phong tham khảo bài viết sau đây nhé!

> Xem thêm: Dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm

 

Khái niệm về báo cáo tài chính 2023

Báo cáo tài chính – BCTC ( tiếng anh là Financial Statement hoặc Financial Reports) là một loại hồ sơ bằng văn bản truyền đạt các thông tin về hoạt động kinh doanh và hiệu quả tài chính của một doanh nghiệp hoặc của một tổ chức.

Nói cách khác, báo cáo tài chính là một báo cáo phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định như cuối quý hoặc cuối năm. Khi nhìn vào bản báo cáo tài chính của công ty, người đọc có thể thể thấy được bức tranh toàn cảnh về tình hình lãi lỗ trong doanh nghiệp, tốc độ tăng trưởng cũng doanh thu, cũng như các chi phí, lợi nhuận cấu thành lên kết quả kinh doanh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp.

Theo luật của cơ quan thuế thì tất cả các doanh nghiệp trực thuộc các ngành, thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm. Còn đối với các công ty hay tổng công ty có các đơn vị trực thuộc, ngoài báo cáo tài chính năm thì còn phải thực hiện BCTC tổng hợp hay BCTC hợp nhất vào mỗi cuối kỳ kế toán năm dựa vào BCTC của các đơn vị trực thuộc. Chính vì thế mà hiện nay nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên nghiệp thường thuê dịch vụ kế toán để thực hiện lập BCTC này.

> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính của kế toán Thái Phong

Ưu điểm khi lập Báo cáo tài chính 2023 trên Excel

Lập báo cáo tài chính trên Excel mang lại một số lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp như:

•  Kiểm soát, thống kê dữ liệu rõ ràng

Với mỗi bảng tính excel được phân chia, trình bày theo dạng bảng giúp việc tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan, hiệu quả. Người dùng sử dụng các hàm có sẵn trên excel để thiết lập các công thức tính, giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.

• Các cột dữ liệu được thêm bớt linh hoạt

Trong quá trình lập báo cáo tài chính, kế toán có thể linh hoạt thêm bớt những cột dữ liệu, sắp xếp dữ liệu theo các trường khác nhau sao cho cá nhân kế toán thấy dễ dàng nhất, đạt hiệu quả nhiều nhất.

• Dễ cài đặt và sử dụng miễn phí

Excel là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi trong quản lý kho bởi việc cài đặt đơn giản và được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Chính vì vậy, để tiết kiệm chi phí thì nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay vẫn đang lựa chọn Excel.

Bất cập khi lập Báo cáo tài chính 2023 trên Excel

Lựa chọn lập Báo cáo tài chính trên Excel giờ đây không còn là lựa chọn tốt với nhiều kế toán. Nhiều kế toán hiện nay đã thay thế cách thức lập báo cáo tài chính trên Excel bằng cách lập Báo cáo tài chính bằng phần mềm. Việc lập báo cáo tài chính trên excel khiến công việc của kế toán trở lên chậm chạp, tốn nhiều thời gian và nhiều công sức hơn gấp nhiều lần so với dùng phần mềm, do:

• Tốn quá nhiều thời gian nhập liệu, kiểm tra sổ sách, chứng từ

Khi thực hiện Báo cáo tài chính, kế toán cần phải chuẩn bị rất nhiều số liệu, kiểm tra lại nhiều chứng từ sổ sách. Số lượng nhiều và khi thực hiện rà soát bằng excel rất dễ xảy ra sai sót, phần đa các sai sót đến từ việc đặt hàm, đến từ việc dữ liệu đầu vào không khớp, đến từ cá nhân kế toán… những lỗi này khiến kế toán tốn nhiều thời gian để tra soát, sửa chữa.

• Ngồi hàng giờ tìm kiếm chênh lệch, sai sót không rõ tại sao và từ đâu

Trong thời gian làm Quyết toán số liệu của kế toán là quan trọng nhất, việc sai lệnh hoặc không kiểm tra số liệu ngay từ đầu khiến kế toán mất thời gian cho các công việc sau liên quan đến tổng hợp, lên báo cáo. Với excel, kế toán thường thực hiện liên kết từ sheet này sang sheet khác, việc liên kết này cũng tạo ra rủi ro trong quá trình lên báo cáo khi một lỗi sai có thể ảnh hưởng đến nhiều phần khác nhau.

Với các doanh nghiệp có số liệu ít và không phát sinh giao dịch nhiều thì điều này có thể mất khoảng nửa ngày để thực hiện xong việc kiểm tra số liệu nhưng với các doanh nghiệp tầm trung và các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch lớn thì thời gian ngồi đối soát của kế toán thường mất 3-4 ngày thậm chí là hàng tuần.

> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm

• Dành quá nhiều thời gian tạo lập, chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính

Sau khi lập các file excel, kế toán phải thực hiện thêm 1 bước nữa đó là tạo lập và chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính do Excel không có tính năng tự động update vào file báo cáo nên công đoạn này kế toán sẽ phải thực hiện thủ công.

• Áp lực lớn từ hạn nộp báo cáo của công ty, đối tác, khách hàng và cơ quan Quản lý Nhà nước.

Trong quá trình thực hiện báo cáo kế toán thường mất thời gian để tìm kiếm những văn bản pháp luật do nhiều văn bản quy định từ năm trước không còn hiệu lực, việc áp dụng sai thông tư nghị định sẽ khiến kế toán gặp khó khi bị cơ quan thuế kiểm tra.

Ngoài ra, chế độ bảo mật của Excel cũng là nhược điểm lớn, kế toán dễ mất dữ liệu khi sao lưu dữ liệu, mất thời gian tạo lập lại từ đầu khi dữ liệu bị mất.

> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Hải Phòng