Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc nộp đúng hạn các loại báo cáo thuế là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn gặp phải tình trạng chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính. Vậy việc nộp trễ báo cáo này ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp? Có những quy định, mức phạt và lưu ý gì cần biết để tránh vi phạm? Bài viết dưới đây, kế toán Thái Phong sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này cùng các thông tin liên quan cần nắm.
Những ai cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Theo quy định, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh khi mua hóa đơn của cơ quan thuế đều có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Báo cáo này phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Nếu trong kỳ, doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn nào, vẫn cần nộp báo cáo nhưng chỉ cần ghi số lượng hóa đơn đã dùng là 0 và không phải nộp bảng kê hóa đơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nếu:
- Kỳ trước đã dùng hết hóa đơn và đã báo cáo với số tồn bằng 0.
- Trong kỳ không phát sinh việc mua hay sử dụng hóa đơn mới.
Ngoài ra, trong các trường hợp như: chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu hay chuyển nhượng doanh nghiệp nhà nước, cá nhân/tổ chức cũng phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn kèm theo bảng kê hóa đơn đúng hạn cùng thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh/thành phố khác, cần hoàn tất báo cáo và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ tại cơ quan thuế nơi đi, trước khi chuyển sang địa bàn mới.
Các đối tượng cần nộp hoá đơn
Việc không nắm rõ các quy định hoặc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính. Vì vậy, các cá nhân và tổ chức kinh doanh nên theo dõi kỹ thời hạn và nghĩa vụ của mình để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có sao không?
Theo Điều 29 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân kinh doanh chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tùy vào thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm, sẽ bị xử phạt như sau:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt |
| Nộp chậm từ 1 đến 5 ngày (so với thời hạn quy định) | Phạt cảnh cáo |
| – Nộp chậm từ 1 đến 10 ngày (không thuộc trường hợp nộp chậm 1-5 ngày nêu trên)
– Hoặc lập sai, thiếu nội dung trong báo cáo gửi cơ quan thuế |
Phạt từ 1 đến 3 triệu đồng |
| Nộp chậm từ 11 đến 20 ngày | Phạt từ 2 đến 4 triệu đồng |
| Nộp chậm từ 21 đến 90 ngày | Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng |
| – Nộp chậm từ 91 ngày trở lên
– Hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn |
Phạt từ 5 đến 15 triệu đồng |
Lưu ý: Dù là vi phạm nhỏ như nộp chậm vài ngày, bạn vẫn có thể bị xử phạt hành chính. Vì thế, hãy theo dõi kỹ hạn nộp báo cáo và thực hiện đúng thời gian để tránh rắc rối không đáng có.
Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị xử phạt như thế nào?
Khi nào nên nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được thực hiện theo từng quý, và hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo. Nếu bạn chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có thể sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ trễ hạn.
Dưới đây là thời hạn cụ thể cho từng quý:
- Quý I (từ tháng 1 đến tháng 3): Nộp chậm nhất ngày 30/4
- Quý II (từ tháng 4 đến tháng 6): Nộp chậm nhất ngày 31/7
- Quý III (từ tháng 7 đến tháng 9): Nộp chậm nhất ngày 31/10
- Quý IV (từ tháng 10 đến tháng 12): Nộp chậm nhất ngày 31/1 của năm tiếp theo
Để tránh rơi vào tình huống chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn nên đánh dấu lịch nhắc nhở và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước hạn vài ngày. Việc này không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định, mà còn tránh được các khoản phạt không đáng có.
Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Xem thêm: Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN
Chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và quá trình kê khai thuế sau này. Do đó, việc nắm rõ thời hạn, quy định và chuẩn bị hồ sơ đúng cách là điều cần thiết để tránh rủi ro không đáng có. Nếu chưa rõ quy trình thực hiện, bạn nên tham khảo thêm hướng dẫn từ cơ quan thuế hoặc các đơn vị tư vấn uy tín để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
