Chi phí trả trước ngắn hạn gồm những khoản nào?
Các khoản chi phí ngắn hạn chính
Chi phí trả trước ngắn hạn bao gồm các khoản chi thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh. Do đó, các khoản này không được tính toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh ngay tại thời điểm phát sinh mà sẽ được phân bổ dần trong hai hoặc nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Một số trường hợp điển hình liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn như sau:
- Chi phí thuê mặt bằng, nhà xưởng, kho bãi hoặc văn phòng trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí thuê các dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh theo kỳ hạn một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua bảo hiểm như bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe… và các khoản lệ phí khác được thanh toán một lần trong năm.
- Chi phí công cụ, dụng cụ có giá trị lớn nhưng chỉ sử dụng một lần hoặc các công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
- Giá trị của bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với thời hạn tối đa là một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí mua tài liệu kỹ thuật và các khoản chi trả trước khác được phân bổ dần vào chi phí hoạt động trong năm tài chính hoặc chu kỳ kinh doanh tương ứng.
Xem thêm: Chi Phí Trả Trước Dài Hạn: Khái Niệm, Cách Hạch Toán Và Quản Lý Hiệu Quả
Các khoản chi phí ngắn hạn khác
Ngoài các chi phí ngắn hạn chính, doanh nghiệp còn có thể phát sinh một số khoản chi phí ngắn hạn khác như:
- Chi phí phát sinh trong thời gian ngừng việc do các yếu tố không dự đoán trước.
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định có giá trị lớn, cần được phân bổ dần trong nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong năm tài chính hoặc chu kỳ kinh doanh.
- Các khoản chi phí trả trước khác, chẳng hạn như lãi vay trả trước, chi phí mua hàng trả chậm hoặc trả góp.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí trả trước ngắn hạn
Việc ghi nhận chi phí trả trước tuân theo nguyên tắc kế toán GAAP, đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí và doanh thu theo từng kỳ kế toán.
Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp thanh toán trước 30.000 đô la cho hợp đồng bảo hiểm có thời hạn 12 tháng, số tiền này ban đầu sẽ được ghi nhận vào tài khoản tài sản chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán.
Hàng tháng, công ty sẽ phân bổ 2.500 đô la vào chi phí kinh doanh, đồng thời giảm giá trị tài sản chi phí trả trước xuống một mức tương ứng. Sau 12 tháng, toàn bộ số tiền 30.000 đô la sẽ được ghi nhận hết vào chi phí, và tài khoản chi phí trả trước sẽ về mức 0, phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong năm tài chính của doanh nghiệp.
Hạch Toán Chi Phí Trả Trước Ngắn Hạn – Tài Khoản 142
Tài khoản 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được tính ngay vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Những khoản này sẽ được phân bổ dần vào chi phí của các kỳ kế toán tiếp theo trong cùng một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Các Khoản Chi Phí Trả Trước Ngắn Hạn
Một số khoản chi phí thường được ghi nhận vào tài khoản 142 bao gồm:
- Chi phí thuê mặt bằng, kho bãi, văn phòng trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
- Chi phí thuê dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh trong năm tài chính.
- Chi phí bảo hiểm như bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm phương tiện vận tải…
- Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động có giá trị lớn hoặc có thời gian sử dụng dưới một năm.
- Bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê trong thời hạn tối đa một năm.
- Chi phí mua tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác cần phân bổ dần.
- Chi phí trong thời gian ngừng việc (không dự đoán trước).
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn cần phân bổ qua nhiều kỳ kế toán.
- Các khoản chi phí trả trước khác, bao gồm lãi tiền vay trả trước, chi phí mua hàng trả góp…
Kết Cấu Tài Khoản 142
- Bên Nợ: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khi phát sinh.
- Bên Có: Ghi nhận phần chi phí đã được phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
- Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn chưa được phân bổ hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Xem thêm: Biên bản xác nhận công nợ là gì? Mẫu biên bản mới nhất 2025
Lưu ý khi hạch toán
Trong quá trình ghi nhận kế toán, cần xác định rõ bản chất của từng khoản chi phí trả trước ngắn hạn. Nếu giá trị không đáng kể và thuộc loại phân bổ một lần hoặc hai lần, cần cân nhắc phương thức hạch toán phù hợp để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong báo cáo tài chính. Nếu bạn chưa nắm vững kiến thức & nghiệp vụ này, hãy liên hệ ngay Kế Toán Thái Phong để được tư vấn chi tiết nhé!
