Kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc quản lý công nợ hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Cùng theo chân kế toán Thái Phong để tìm hiểu về công việc này nhé.
Kế toán công nợ là gì
Kế toán công nợ (KTCN) là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp. Vai trò của kế toán công nợ không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận các khoản phải thu và phải trả, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính và duy trì dòng tiền ổn định. Hiện nay bao gồm hai loại công nợ chính:
- Công nợ phải trả: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba, thường bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, và các khoản vay ngắn hạn hoặc dài hạn.
- Công nợ phải thu: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp dự kiến sẽ nhận từ khách hàng sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Kế toán công nợ
Vai trò của kế toán công nợ
Kế toán công nợ không chỉ là công việc để ghi nhận số liệu, mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính chiến lược của doanh nghiệp. Vai trò chính của kế toán công nợ là:
- Giúp doanh nghiệp nắm rõ số tiền đang nợ và được nợ. Cung cấp thông tin để lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn.
- Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng thông qua lịch sử tín dụng và công nợ. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ quá hạn để kịp thời có biện pháp thu hồi.
- Quản lý thứ tự ưu tiên trong việc thanh toán hoặc thu hồi công nợ dựa trên mức độ quan trọng và thời hạn. Phân bổ tài chính hiệu quả, tập trung vào các khoản công nợ có giá trị cao hoặc ảnh hưởng lớn.
Kế toán công nợ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp
Công việc cụ thể mà kế toán công nợ phải làm
Các công việc của kế toán công nợ bao gồm:
Nhận, kiểm tra hợp đồng
Đảm bảo thông tin của nhà cung cấp, khách hàng và đối tác được nhập liệu chính xác và đầy đủ vào hệ thống. Điều chỉnh các thông tin khi có thay đổi như chuyển nhượng, thay đổi pháp lý. Từ đó, đánh giá các điều khoản thanh toán, thời hạn để đảm bảo không xảy ra sai sót hoặc tranh chấp.
Kiểm tra công nợ định kỳ
Theo dõi hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán dựa trên hợp đồng đã ký. Kiểm tra chi tiết đơn hàng (chủng loại, số lượng, giá bán) và thời hạn thanh toán. Bên cạnh đó, đánh giá trạng thái công nợ của từng khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, bao gồm các khoản quá hạn. Cuối cùng là ổng hợp thông tin và báo cáo tình hình công nợ cho các phòng ban hoặc cấp trên liên quan.
Những công việc kế toán công nợ cần làm
Theo dõi thanh toán của khách hàng
Ghi nhận và theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh từ hợp đồng và hóa đơn bán hàng. Giám sát lịch thanh toán của từng khách hàng để kịp thời nhắc nhở khi cần thiết.
Trực tiếp tham gia thu hồi nợ xấu
Chủ động đôn đốc, liên lạc với khách hàng để thu hồi các khoản nợ xấu. Phối hợp với các bộ phận pháp chế hoặc quản lý để xử lý các trường hợp khó đòi.
Quản lý công nợ tạm ứng của nội bộ doanh nghiệp
Theo dõi, nhắc nhở các khoản tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp. Tổng hợp danh sách các khoản đã quá hạn để báo cáo và đốc thúc thanh toán.
Xử lý công nợ được uỷ thác
Định khoản kế toán dựa trên hóa đơn và chứng từ liên quan. Điều chỉnh các chênh lệch số liệu để đảm bảo tính chính xác. Theo dõi chi tiết công nợ ủy thác và lập bảng sao kê khi cần.
Quản lý khoản vay trong doanh nghiệp
Trong các nghiệp vụ kế toán công nợ thì quản lý khoản vay trong doanh nghiệp cũng là vô cùng quan trọng. Theo dõi thanh lý hợp đồng vay vốn cũ và cập nhật hợp đồng mới khi phát sinh. Nhắc nhở và đôn đốc thanh toán đúng thời hạn theo thỏa thuận. Qua đó, xử lý bút toán, điều chỉnh số liệu khớp với tỷ giá hoặc các thay đổi thực tế. Cuối cùng là tính toán các khoản lãi vay, lập chứng từ để doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
Những mã tài khoản kế toán công nợ cần theo dõi
Một số các định khoản kế toán công nợ cần chú ý bao gồm:
Những mã tài khoản kế toán công nợ theo dõi
Nợ phải thu (TK 131)
Theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải thu từ khách hàng, đối tác hoặc đơn vị liên quan. Phân loại tiểu tài khoản:
- TK 1311: Nợ phải thu của khách hàng.
- TK 1312: Nợ phải thu về bán hàng trả chậm.
- TK 1313: Nợ phải thu về bán hàng trả góp.
- TK 1314: Nợ phải thu về bán hàng chưa giao.
- TK 1318: Nợ phải thu khác.
Nợ phải trả (TK 331)
Quản lý và báo cáo các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng hoặc các bên liên quan. Phân loại tiểu tài khoản:
- TK 3311: Nợ phải trả cho người bán.
- TK 3312: Nợ phải trả ngân hàng.
- TK 3313: Nợ phải trả cho người lao động.
- TK 3318: Nợ phải trả khác.
Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141)
Theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng từ nội bộ doanh nghiệp. Phân loại tiểu tài khoản:
- TK 1411: Tạm ứng cho nhân viên.
- TK 1412: Tạm ứng cho các đơn vị trong doanh nghiệp.
- TK 1413: Hoàn ứng cho nhân viên.
- TK 1414: Hoàn ứng cho các đơn vị trong doanh nghiệp.
Những khoản phải thu khác (TK 138)
- TK 1381: Phí thuê mặt bằng chưa thanh toán.
- TK 1382: Tiền đặt cọc chưa hoàn trả.
- TK 1383: Tiền bồi thường chưa nhận được.
- TK 1384: Tiền lương chưa thanh toán.
- TK 1388: Những khoản phải thu khác.
Khoản phải thu nội bộ (TK 136)
Quản lý các khoản công nợ giữa các chi nhánh và công ty. Phân loại tiểu tài khoản:
- TK 1361: Khoản phải thu của chi nhánh A.
- TK 1362: Khoản phải thu của chi nhánh B.
- TK 1363: Khoản phải thu của chi nhánh C.
- TK 1368: Khoản phải thu của công ty mẹ.
Xem thêm: Quy trình thanh lý tài sản cố định
Một hệ thống kế toán công nợ được xây dựng và vận hành hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Trong một thị trường đầy thách thức, kế toán Thái Phong tin rằng quản lý công nợ tốt chính là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì vị thế và thành công.
