Chứng từ kế toán là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp, không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của sổ sách kế toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các nghĩa vụ thuế và BCTC. Trong hệ thống kế toán, các loại chứng từ kế toán rất đa dạng và được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp tổ chức việc quản lý, lưu trữ và sử dụng tài liệu tài chính một cách hiệu quả và hợp pháp.
Tổng quan về chứng từ kế toán
Tổng quan về chứng từ kế toán
Trước tiên, cùng tìm hiểu xem chứng từ kế toán là gì, mục đích cũng như vai trò của chúng:
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là tài liệu ghi nhận chi tiết các giao dịch tài chính và kinh tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, hợp đồng kinh tế, chứng từ xuất – nhập kho… Những tài liệu này giúp doanh nghiệp minh bạch hóa mọi hoạt động tài chính, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong công tác kế toán.
Mục đích và vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán giữ vai trò nòng cốt trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, với các chức năng cụ thể:
- Khởi đầu cho công tác kế toán: Việc lập chứng từ là bước đầu tiên trong quy trình kế toán. Nếu không có chứng từ kế toán, doanh nghiệp không thể triển khai ghi chép hay tổ chức hệ thống kế toán hiệu quả.
- Căn cứ để ghi vào sổ kế toán: Mọi thông tin về giao dịch tài chính như số tiền, đối tượng thực hiện, thời gian phát sinh… đều được phản ánh trong chứng từ. Những dữ liệu này là cơ sở để doanh nghiệp phân loại, tổng hợp và ghi nhận chính xác các khoản thu – chi, tài sản, công nợ…
- Ghi nhận và chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh: Chứng từ kế toán giúp xác minh rằng các giao dịch tài chính thực sự đã xảy ra, đồng thời bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Thể hiện trách nhiệm pháp lý: Mỗi chứng từ đều thể hiện rõ người lập, người phê duyệt và các bên liên quan, qua đó xác định rõ trách nhiệm pháp lý nếu có sai sót, tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay
Phân loại chứng từ kế toán
Dưới đây là các nhóm chứng từ kế toán thường gặp, được phân chia theo công dụng, địa điểm lập, trình tự ghi chép, mức độ sử dụng và hình thức thể hiện:
Phân loại theo công dụng
- Chứng từ thực hiện nghiệp vụ (chứng từ chấp hành): Là các giấy tờ thể hiện trực tiếp các giao dịch kinh tế như: phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, biên bản luân chuyển hàng hóa…
- Chứng từ mang tính mệnh lệnh: Bao gồm các loại lệnh như: lệnh chi tiền, lệnh sản xuất, lệnh xuất nhập hàng hóa… thể hiện quyết định từ người có thẩm quyền trong tổ chức.
- Chứng từ phối hợp (liên hợp): Là các tài liệu kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, ví dụ: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh sản xuất kết hợp với phiếu nhập thành phẩm…
- Chứng từ hành chính – thủ tục: Là những tài liệu được lập nhằm phục vụ quy trình kiểm tra, kiểm soát, ghi sổ như sổ nhật ký, sổ cái, báo cáo tài chính…
Phân loại theo nơi lập chứng từ
Tùy theo nơi phát sinh nghiệp vụ, chứng từ kế toán được chia thành:
- Chứng từ nội bộ: ví dụ: bảng thanh toán tiền lương, phiếu cấp phát vật tư, biên bản bàn giao tài sản nội bộ…
- Chứng từ từ bên ngoài: Được cung cấp bởi đối tác hoặc đơn vị bên ngoài như: hóa đơn mua hàng, hợp đồng dịch vụ, biên bản giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp…
Phân loại theo trình tự lập
Dựa trên thứ tự trong quy trình kế toán, chứng từ bao gồm:
- Chứng từ phát sinh ban đầu: Là các tài liệu ghi nhận trực tiếp từng nghiệp vụ như phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho…
- Chứng từ tổng hợp: Dùng để tập hợp dữ liệu từ nhiều chứng từ ban đầu, điển hình như bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê chi tiết, sổ kế toán tổng hợp…
Phân loại theo tần suất ghi chép
Dựa vào số lần ghi nhận nghiệp vụ, chứng từ được chia thành:
- Chứng từ đơn lẻ: Chỉ phản ánh một nghiệp vụ duy nhất tại một thời điểm, ví dụ: hóa đơn mua bán hàng hóa, phiếu chi tiền mặt…
- Chứng từ ghi nhiều lần: Là loại chứng từ phản ánh lặp lại các nghiệp vụ trong nhiều thời điểm như bảng chấm công, bảng thanh toán lương theo tháng…
Phân loại theo mức độ khẩn cấp
- Chứng từ thông thường: Được dùng cho các HĐKD định kỳ, ổn định như nhập xuất hàng, thanh toán tiền mặt…
- Chứng từ đặc biệt (cảnh báo): Được sử dụng trong các tình huống bất thường như giao dịch vượt mức dự toán, khoản thanh toán đột ngột, hợp đồng có yếu tố rủi ro cao…
Phân loại theo hình thức thể hiện
- Chứng từ truyền thống (giấy): Là loại chứng từ phổ biến, được in ấn và lưu trữ bằng văn bản giấy như phiếu thu, hóa đơn đỏ, bảng kê giấy…
- Chứng từ điện tử: Là dạng chứng từ được tạo lập và quản lý trên hệ thống máy tính hoặc phần mềm kế toán như file PDF, Excel, chứng từ điện tử có chữ ký số…
Quy định về chứng từ kế toán hiện hành
Quy định về chứng từ kế toán hiện hành
Có 4 quy định về chứng từ kế toán hiện hành, cụ thể như sau:
Nội dung chứng từ kế toán
Theo Điều 16 của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải bao gồm những nội dung cơ bản để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các giao dịch tài chính. Những nội dung này bao gồm: tên và số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, tên và địa chỉ của các bên liên quan, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, số lượng, đơn giá, số tiền liên quan đến giao dịch, và chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền. Đây là các yếu tố cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của chứng từ kế toán.
Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Điều 18 của Luật Kế toán 2015 quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải có quy trình rõ ràng trong việc lập, ghi chép và lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, và trong một khoảng thời gian nhất định để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm toán và các yêu cầu pháp lý khác. Việc lưu trữ này cần tuân thủ các quy định về bảo mật, bảo quản an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Chữ ký trên chứng từ kế toán
Theo Khoản 2, Điều 19 của Luật Kế toán 2015, các chứng từ kế toán phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Việc ký trên chứng từ kế toán là dấu hiệu xác nhận tính hợp pháp và trách nhiệm của người ký đối với nội dung trên chứng từ đó.
Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán
Căn cứ Điều 21 của Luật Kế toán 2015, việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán cần được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các giao dịch tài chính. Các đơn vị kế toán phải thực hiện việc phân loại, bảo quản, và sử dụng chứng từ theo đúng quy định, bảo đảm tuân thủ các quy trình kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ trong các báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán liên quan.
Trình tự xử lý chứng từ kế toán
Trình tự xử lý chứng từ kế toán
- Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được gửi đến phòng kế toán để tiếp nhận. Sau đó, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu các chứng từ với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán, đồng thời xác nhận tính hợp lý với các bên liên quan để đảm bảo thông tin trên chứng từ chính xác. - Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt
Đối với chứng từ kế toán được lập bằng ngoại ngữ, nếu sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải dịch chúng sang tiếng Việt. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch và phải đính kèm bản gốc của chứng từ bằng ngôn ngữ nước ngoài theo quy định tại Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. - Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán
Trước khi chứng từ được dùng để ghi sổ kế toán, kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ. Cụ thể, phải đảm bảo rằng: - Nội dung và hình thức của chứng từ phù hợp với quy định pháp luật.
- Các số liệu và thông tin trên chứng từ phải chính xác, đầy đủ và phản ánh đúng thực tế của giao dịch.
- Chứng từ nội bộ phải tuân thủ quy trình quản lý của doanh nghiệp.
- Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán chứng từ
Sau khi chứng từ được kiểm tra và xác nhận hợp lệ, chúng sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin cần thiết, sau đó được tập hợp về phòng kế toán để thực hiện ghi sổ kế toán và lưu trữ. Trong quá trình luân chuyển chứng từ, các bên liên quan phải ký xác nhận để tránh sai sót hoặc thất lạc. - Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ một cách có hệ thống, phân loại theo từng bộ hồ sơ riêng biệt và theo thứ tự thời gian để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Doanh nghiệp cần có CSVC, phương tiện quản lý để bảo vệ chứng từ an toàn. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, trừ khi có yêu cầu khác từ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Xem thêm: Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản bạn nên biết
Tổng hợp các ví dụ về thuế giá trị gia tăng năm 2025
=> Chứng từ kế toán là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống kế toán minh bạch và chính xác, đồng thời là công cụ quan trọng để kiểm soát và xác minh các giao dịch tài chính. Việc hiểu rõ các loại chứng từ kế toán giúp cho việc ghi chép, lưu trữ và quản lý tài liệu trở nên hợp lý hơn. Nếu có bất kì vướng mắc nào về chứng từ kế toán vui lòng liên hệ Kế toán Thái Phong để được hỗ trợ.
