Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào? Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì? Đây chắc hẳn là câu hỏi mà nhiều cũng đang thắc mắc. Hiểu về những vấn đề đó, kế toán Thái Phong xin gửi các bạn thông tin trong bài viết sau đây.
> Xem thêm: Tìm hiểu những thông tin về khấu trừ thuế tncn
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những nội dung gì?
Nội dung căn cứ theo nghị định
Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
– Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ
– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thu nhập cá nhân, thời điểm thu phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản phí, lệ phí.
Theo đó, chứng từ phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Thời điểm cấp chứng từ TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
> Xem thêm: Phân hệ thuế trên misa và những điều bạn cần biết
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào?
Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.
Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.
Theo tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng diện tử.
Với dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức khấu trừ được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng.
Hiện nay, trên thị có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…
Các bước mua chứng từ khấu trừ thuế
Thủ tục mua chứng từ TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình
Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.
Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:
– 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
– 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
– Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.
Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục cũng nêu rõ, tổ chức khi sử dụng chứng từ điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.
> Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số, hóa đơn điện tử
Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?
Việc báo cáo chứng từ khấu trừ chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Mặt khác, ở thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Chính vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ với cơ quan thuế.
Trước đây, khi sử dụng chứng từ TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo khấu trừ TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ TNCN qua mạng nữa.
> Xem thêm: Dịch vụ cung cấp chữ ký số Hải Phòng
Trên đây là tìm hiểu về chứng từ khấu trừ thuế của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
