Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải tối ưu vận hành và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, dịch vụ tính lương chuyên nghiệp trở thành giải pháp thiết yếu giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Cùng kế toán Thái Phong tìm hiểu trong bài viết dưới đây để doanh nghiệp của bạn lựa chọn được một đối tác uy tín cho việc đảm nhận khâu tính lương, không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về độ chính xác mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân viên và đối tác.
Kế toán tiền lương là gì?
Trong cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán nội bộ của doanh nghiệp, kế toán tiền lương là một vị trí quan trọng, giữ vai trò then chốt trong việc quản lý và hạch toán chi phí nhân sự. Hầu hết các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ, đều cần đến vị trí này để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc chi trả lương, thưởng cho người lao động.
Thế nào là kế toán tiền lương
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực có khối lượng nhân sự lớn và cơ chế trả lương phức tạp như truyền thông, logistics, xây dựng, bất động sản, hay y tế, vai trò của kế toán tiền lương càng trở nên quan trọng. Nhu cầu tuyển dụng và tiêu chuẩn chuyên môn đối với vị trí này cũng cao hơn, đòi hỏi sự cẩn trọng, am hiểu luật lao động và khả năng xử lý dữ liệu tốt.
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là người đảm nhận toàn bộ quy trình quản lý, tính toán và báo cáo liên quan đến thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp. Đây là vị trí đòi hỏi sự chính xác, bảo mật và tuân thủ chặt chẽ các quy định về lao động, thuế và bảo hiểm. Dưới đây là các nhóm công việc chính:
1. Ghi nhận và theo dõi tình hình lao động
- Ghi chép đầy đủ và kịp thời số lượng lao động, thời gian làm việc, hiệu suất và chất lượng lao động.
- Cập nhật biến động nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, điều chuyển…).
- Quản lý thông tin nhân viên và hồ sơ lao động phục vụ công tác tính lương.
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
2. Tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp
- Tính toán chính xác tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp… theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật hiện hành.
- Xây dựng và điều chỉnh thang bảng lương phù hợp với vị trí, cấp bậc và hiệu suất làm việc.
- Thực hiện các khoản chi trả đúng thời gian, đúng đối tượng, đảm bảo minh bạch và công bằng.
3. Thực hiện nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm và công đoàn
- Tính toán và theo dõi các khoản đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
- Đối chiếu và nộp đầy đủ các khoản trên cho cơ quan chức năng.
- Kiểm tra và quản lý quỹ tiền lương và quỹ bảo hiểm để đảm bảo cân đối với chi phí sản xuất – kinh doanh.
4. Quản lý tạm ứng lương
- Theo dõi và thực hiện các đợt tạm ứng lương trong kỳ.
- Tính tạm ứng theo tỷ lệ phần trăm lương cơ bản hoặc số tiền cố định cho từng cá nhân, phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp.
- Đưa khoản tạm ứng vào bảng lương để tính lương thực lĩnh cuối kỳ.
5. Quản lý kỳ lương và bảng lương
- Xây dựng kỳ lương (ngày bắt đầu – kết thúc, loại lương, ca làm việc…).
- Tập hợp dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, nghỉ không lương… để tính lương chính xác.
- Tính các khoản giảm trừ như thuế thu nhập cá nhân (TNCN), BHXH, BHYT… đúng theo quy định.
- Tổng hợp, lập bảng lương và gửi báo cáo cho cấp trên hoặc bộ phận liên quan để phê duyệt và chi trả.
Đưa ra các báo cáo hợp lý về lương
6. Lập báo cáo và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Lập các loại báo cáo liên quan đến lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ định kỳ.
- Quản lý và tổng hợp các khoản thu nhập ngoài lương (thưởng, trợ cấp, chi phí hỗ trợ…) để phục vụ quyết toán thuế TNCN cuối năm.
- Phối hợp với bộ phận nhân sự và pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong việc chi trả lương và nghĩa vụ tài chính.
Những công việc mà các đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương thực hiện
Soạn thảo quy chế, hệ thống thang bảng lương
Đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, điều chỉnh và hoàn thiện các tài liệu quan trọng liên quan đến chính sách lương – thưởng, bao gồm:
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng: Xây dựng quy định nội bộ rõ ràng, minh bạch theo đúng quy định pháp luật và đặc thù doanh nghiệp.
- Hệ thống thang bảng lương: Thiết kế phù hợp với cơ cấu tổ chức, vị trí công việc, mức độ đóng góp và mặt bằng thị trường.
- Hợp đồng lao động: Soạn thảo hợp đồng đúng chuẩn, đảm bảo đầy đủ các điều khoản liên quan đến lương, thưởng, quyền lợi và nghĩa vụ.
- Bảng lương, Phiếu lương, Bảng chấm công: Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu để doanh nghiệp theo dõi, lưu trữ và quản lý minh bạch dữ liệu lương.
Soạn thảo các quy chế bảng lương
Soạn thảo hợp đồng
Thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình liên quan đến hợp đồng lao động:
- Soạn thảo, cập nhật và lưu trữ Hợp đồng lao động cho từng vị trí.
- Soạn quyết định chấm dứt hợp đồng, quyết định thôi việc, quyết định khen thưởng và các loại văn bản khác liên quan đến quan hệ lao động.
Xử lý thuế và BHXH
- Đăng ký và cập nhật mã số thuế cá nhân cho người lao động.
- Đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh.
- Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng mẫu quy định.
- Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN định kỳ hoặc cuối năm.
- Đăng ký mã đơn vị và tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập.
- Làm thủ tục tham gia BHXH cho người lao động mới.
- Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm lao động, chốt sổ BHXH.
- Hỗ trợ làm hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm (thai sản, ốm đau, tai nạn…).
- Theo dõi công nợ bảo hiểm hàng tháng và thông báo số tiền cần nộp cho doanh nghiệp đúng thời hạn.
Xem thêm: Tự học kế toán thuế tại nhà và các lưu ý quan trọng
Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và quy trình vận hành chuẩn hóa, dịch vụ tính lương cam kết mang đến sự chính xác, minh bạch và bảo mật tối đa cho doanh nghiệp. Hãy để các đơn vị uy tín đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự – để bạn có thể tập trung vào mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Liên hệ ngay với kế toán Thái Phong để được tư vấn miễn phí.
