Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp thực hiện việc tạm ứng lương cho nhân viên nhằm hỗ trợ tài chính trước kỳ trả lương chính thức. Việc này đòi hỏi kế toán phải ghi nhận chính xác các khoản tạm ứng để đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính và hạch toán. Vậy hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Tạm ứng lương cho nhân viên là gì?
Tạm ứng lương là khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả trước một phần lương cho nhân viên trước kỳ lương chính thức. Khoản tạm ứng này sẽ được trừ vào tổng lương của nhân viên khi thanh toán đầy đủ vào cuối tháng hoặc theo thỏa thuận. Tạm ứng lương là việc doanh nghiệp chi trả trước một phần tiền lương cho nhân viên trước kỳ trả lương chính thức. Khoản tiền này không được xem là khoản vay, do đó, người lao động không phải chịu bất kỳ khoản lãi suất nào khi nhận tạm ứng.
Nghiệp vụ tạm ứng lương là một phương thức mà doanh nghiệp sử dụng để chi trả một phần tiền lương cho nhân viên trước thời điểm trả lương chính thức, phục vụ mục đích kinh doanh. Thông thường, khoản tạm ứng lương chỉ được áp dụng khi người lao động có trách nhiệm thực hiện công việc, hoặc khi có sự thỏa thuận trước giữa doanh nghiệp và người lao động.
Người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp tiền tạm ứng cho nhân viên, với số tiền tương ứng với số ngày nghỉ phép hoặc nghỉ công việc của nhân viên. Khoản tạm ứng này chỉ áp dụng khi nhân viên nghỉ việc từ 1 tuần trở lên, nhưng không vượt quá 1 tháng lương theo hợp đồng lao động. Đồng thời, người lao động sẽ phải hoàn trả khoản tạm ứng khi có thu nhập chính thức.
Tạm ứng lương phát sinh khi doanh nghiệp trích khoản tiền từ lương của nhân viên. Đối với nhân viên đi công tác và có yêu cầu tạm ứng tiền mặt, nhân viên cần làm giấy đề nghị tạm ứng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra và duyệt chi phí tạm ứng. Sau đó, kế toán sẽ lập phiếu chi, ghi sổ kế toán và lưu trữ hồ sơ chi trả lương tạm ứng cho nhân viên.
Khi nào doanh nghiệp thực hiện tạm ứng lương?
- Nhân viên có nhu cầu tài chính cá nhân và đề nghị tạm ứng.
- Chính sách của công ty cho phép tạm ứng trước một phần lương theo thỏa thuận lao động.
- Tạm ứng theo quy định của hợp đồng hoặc theo quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
2. Quy định kế toán về hạch toán tạm ứng lương
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với doanh nghiệp lớn), các khoản tạm ứng lương phải được ghi nhận đúng tài khoản kế toán để đảm bảo tính minh bạch.
Các tài khoản kế toán liên quan
- TK 334 – Phải trả người lao động: Dùng để phản ánh các khoản lương, thưởng, phụ cấp phải trả cho nhân viên.
- TK 141 – Tạm ứng: Dùng để phản ánh số tiền tạm ứng cho nhân viên.
- TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh số tiền chi ra để tạm ứng lương.
Xem thêm: Báo cáo thuế cuối năm gồm những gì?
3. Cách hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Tùy theo phương thức tạm ứng, kế toán có thể ghi nhận vào sổ sách theo các bút toán sau:
3.1. Khi tạm ứng lương cho nhân viên
Khi doanh nghiệp tạm ứng một phần lương cho nhân viên, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 141 – Tạm ứng
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Công ty tạm ứng cho nhân viên A số tiền 5.000.000 VNĐ bằng tiền mặt.
Bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 141: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000
3.2. Khi thanh toán lương chính thức
Vào cuối kỳ, khi doanh nghiệp tính toán và trả lương đầy đủ cho nhân viên, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Tổng lương phải trả)
- Có TK 141 – Tạm ứng (Số tiền đã tạm ứng)
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (Số tiền còn lại phải trả)
Ví dụ: Lương chính thức của nhân viên A là 15.000.000 VNĐ, trong đó đã tạm ứng 5.000.000 VNĐ.
Bút toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 334: 15.000.000
Có TK 141: 5.000.000
Có TK 111, 112: 10.000.000
4. Một số lưu ý khi hạch toán tạm ứng lương
Hạch toán lương tạm ứng sai vào tài khoản 141
Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nghiệp vụ tạm ứng lương cho người lao động cần được hạch toán vào tài khoản 141. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn gặp phải sai sót khi hạch toán khoản tiền tạm ứng này, dẫn đến việc nhầm lẫn giữa nghiệp vụ tạm ứng lương và các khoản mục khác.
Ví dụ minh họa:
Doanh nghiệp A chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên tại xưởng sản xuất B là 40 triệu đồng. Kế toán hạch toán như sau:
Trường hợp hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
Trường hợp hạch toán đúng:
- Nợ TK 334: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
Dù đều là khoản tiền tạm ứng từ doanh nghiệp cho người lao động, nhưng khoản tạm ứng này có mục đích thanh toán lương, phục vụ nhu cầu sinh hoạt của nhân viên. Theo Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản tạm ứng lương cho người lao động thuộc tài khoản nợ phải trả, vì vậy phải hạch toán vào tài khoản 334, thay vì tài khoản 141.
Xem thêm: Công việc đầu năm của kế toán
Hạch toán sai đối tượng và mục đích
Một sai sót phổ biến khác là hạch toán sai đối tượng và mục đích của khoản tạm ứng. Theo quy định tại Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, để hạch toán khoản tạm ứng, cần đáp ứng hai điều kiện: người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp và khoản tạm ứng phải được sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hoặc công việc được phê duyệt rõ ràng bằng văn bản.
Ví dụ về việc hạch toán sai đối tượng và mục đích:
Công ty C phát sinh khoản tạm ứng cho chị D, một người quen của giám đốc công ty. Chị D mượn 20 triệu đồng từ công ty C, kế toán thực hiện hạch toán như sau:
Trường hợp hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
Trường hợp hạch toán đúng:
- Nợ TK 1388: 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
Ở tình huống này, việc hạch toán tạm ứng vào tài khoản 141 là không hợp lệ, vì chị D không phải là nhân viên của công ty và khoản tiền mượn không phục vụ mục đích kinh doanh. Đúng ra, khoản này cần hạch toán vào tài khoản 1388 – tài khoản phải thu khác. Tuy nhiên, kế toán có thể theo dõi khoản tạm ứng của chị D thông qua việc gắn trách nhiệm cho giám đốc với tài khoản 141.
Việc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. Kế toán viên cần nắm vững các nguyên tắc hạch toán và cập nhật các quy định kế toán mới nhất để thực hiện đúng và chính xác.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán tạm ứng lương. Nếu bạn cần tư vấn thêm về kế toán doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Kế toán Thái Phong để được hỗ trợ tốt nhất!
