Theo đó, bên bán hàng hoá được quyền chuyển đổi từ đơn điện tử thành hoá đơn giấy nhằm xác minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hoá trong hoạt động kinh doanh, và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất. Vậy hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuyển đổi từ đơn điện tử thành hoá đơn giấy? Tất cả sẽ được giải đáp ngay tại bài báo dưới đây.
Tìm hiểu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?
Để làm rõ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì, bạn nên tham khảo điểm 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính công bố đã qui định khá rõ ràng trong việc doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi từ đơn điện tử thành hoá đơn giấy như cách xác minh xuất xứ, chất lượng của hàng khi vận chuyển. Tuy nhiên, việc chuyển đổi hoá đơn vẫn phải đảm bảo một số điều kiện nhất định như cần có chữ kí và con dấu của người đại diện theo pháp luật bên bán hàng.
Ngoài ra việc chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy cũng cho phép doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ thuế theo đúng qui định của pháp luật. Do đó, nhiều người lựa chọn hình thức chuyển đổi này nhằm thoả mãn những nhu cầu trên.
Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Nhằm bảo đảm tính hợp pháp của hoá đơn chứng từ sau khi được chuyển đổi, việc chuyển đổi hoá đơn phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Nội dung trên hoá đơn chuyển đổi phải còn lưu giữ nguyên vẹn so với hoá đơn ban đầu
Thứ hai: Hoá đơn chuyển đổi phải có kí hiệu riêng biệt để nhận biết hoặc chính xác hơn nữa là có dòng chữ “HÓA THI CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA VÀ ĐIỆN TỬ”
Thứ ba: Hoá đơn chuyển đổi phải có dấu và đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi
Như vậy, nếu thoả mãn đủ cả 3 điều kiện trên thì hoá đơn chuyển đổi hành đơn điện tử mới có hiệu lực pháp luật.
Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường?
Khi so sánh với hoá đơn giấy bình thường trên hoá đơn điện tử chuyển đổi có đặc điểm gì khác biệt:
- Thứ nhất: Ký hiệu trên hoá đơn: Nếu số seri trên hoá đơn giấy là VC/15 C thì trên hoá đơn điện tử là VC/15 E.
- Thứ hai: Chữ ký trên hoá đơn: Chữ ký trên hoá đơn giấy sử dụng chữ viết tay thông thường trong trường hợp hoá đơn điện tử có chữ ký số.
- Thứ ba: Liên hoá đơn: Hoá đơn giấy có liên 2 hoặc liên 3 và thông tin trên các liên này giống nhau. Hoá đơn điện tử không có liên.
- Thứ tư: Hoá đơn chuyển đổi có hàng dòng: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA VIỆT NAM ĐIỆN TỬ”.
>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Hướng dẫn xuất hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử
Người mua có thể tự chuyển đổi từ đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Nếu đang sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice thì dn có thể tự động chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo những cách sau:
– Vào website E-invoice từ tên miền: https://einvoice.vn/
– Chọn mục “Tra cứu” trên giao diện trang
Hoá đơn điện tử
– Các lựa chọn tra cứu gồm “MÃ NHẬN HÓA ĐƠN” và “MÃ KIỂM TRA”
– Chọn “Tra cứu hoá đơn”
Sau đó, màn hình sẽ hiện tin hoá đơn điện tử. Từ bây giờ, bạn hãy tiến hành chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo 2 cách sau:
Tra cứu hoá đơn điện tử
– Cách 1: In trực tiếp trên website với cách: Bấm nút chọn “In hoá đơn” ngay sau màn hình để hiện file hoá đơn điện tử.
– Cách 2: Chuyển hoá đơn sang định dạng PDF, bật file trên máy và chọn bản in bằng giấy.
Cần lưu ý các điểm sau nhằm bảo đảm hoá đơn chuyển đổi hợp pháp:
Hoá đơn đã có người tiến hành chuyển đổi chữ ký và viết rõ ràng họ tên
Hoá đơn chuyển đổi cần nêu rõ ràng và chuẩn xác ngày giờ chuyển đổi
>> Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử misa
Trên đây là tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website Thái Phong hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
