Người bán hàng hoá được chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá đang trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Nhưng các Khách hàng lại đang nhầm giữa hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hoá đơn giấy. Tại bài viết dưới đây, kế toán Thái Phong hỗ trợ Khách hàng biết kỹ thêm giữa 2 loại hình hoá đơn trên. 

Những thông tin cơ bản về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Định nghĩa 

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật được coi là hoá đơn chuyển đổi. Tuỳ thuộc vào nhu cầu thực tế mà người xuất hoá đơn đó có thể chuyển đổi các loại hoá đơn điện tử trên sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật. 

Hoá đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện sau? 

Nếu kế toán mong muốn chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy thì cần phải đáp ứng được những điều kiện sau: 

  •  Thể hiện trọn vẹn nội dung của hoá đơn điện tử trước. 
  •  Có dấu riêng biệt khẳng định đã được chuyển từ HĐĐT sang hoá đơn giấy. 
  •  Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hoá đơn giấy. 

Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Một số câu hỏi về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hoá đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không? 

Hoá đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy sẽ không có giá trị pháp lý nữa mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi vào sổ. 

Cụ thể, theo khoản 3, Điều 10, NĐ 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hoá đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi vào sổ sách theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử và không có hiệu lực trong mua bán, thanh toán, kể cả khi hoá đơn được khởi tạo trên máy tính tiền có liên kết truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.” 

Hoá đơn chuyển đổi có cần dấu không? 

Chính vì thế HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, do đó các hoá đơn chuyển đổi không cần phải dấu. 

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử hợp lệ 

Hoá đơn điện tử chỉ được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy sau khi đã kí điện tử với chữ ký số. Việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy phải có thông tin trùng khớp với hoá đơn điện tử bản gốc. 

Cách nhận biết hoá đơn chuyển đổi 

 Ký hiệu phụ trên hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hoá đơn bằng giấy gồm có những nội dung sau: 

  •  Hàng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc hoặc hoá đơn nguồn (ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ “) 
  •  Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi. 
  •  Thời điểm thực hiện chuyển đổi. 

Viettel Solutions

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy được quy định chi tiết trong Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo dự thảo, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành hoá đơn giấy phục vụ việc lưu thông hàng hoá và quản lý hoá đơn của người mua viết tắt là hoá đơn chuyển đổi với các nội dung sau: 

Nguyên tắc chuyển đổi 

Người bán hàng hoá được chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá trực tiếp trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) tờ. 

ĐƯỢC chuyển đổi sang hoá đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá phải đáp ứng các quy định ghi tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán hoặc đóng dấu của người bán. 

Người mua, người bán được chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nhằm thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. ĐƯỢC chuyển đổi sang hoá đơn giấy để lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

>> Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử

Điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy 

 Hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hoá đơn giấy phải có đầy đủ những yêu cầu sau: 

  1. Bản sao nguyên vẹn nội dung của hoá đơn điện tử ban đầu;
  2. Có ký hiệu riêng chứng nhận đã được chuyển đổi thành công đơn điện tử sang hoá đơn giấy;
  3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. 

Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? [cập nhật 2023]

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi 

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hđđt bằng giấy có đủ những nội dung như: hàng chữ ngăn cách giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử ban đầu hoặc mã nguồn (viết rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ “) ; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; ngày thực hiện chuyển đổi.

Trên đây là tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *