Hóa đơn trực tiếp là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực tài kinh doanh, giúp doanh nghiệp và khách hàng dễ dàng thực hiện các giao dịch mua bán, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các hoạt động tài chính. Đặc biệt trong bối cảnh phát triển của các dịch vụ kinh doanh trực tuyến, hóa đơn trực tiếp ngày càng trở thành một công cụ thiết yếu. Vậy hóa đơn trực tiếp là gì và có những yếu tố quan trọng nào mà người sử dụng cần lưu ý?
Thế nào là hóa đơn trực tiếp?
Hóa đơn trực tiếp là như thế nào?
Hóa đơn trực tiếp, còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp, hóa đơn bán lẻ hay hóa đơn thông thường, là loại hóa đơn được cấp bởi Chi cục Thuế cho các cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp. Đây là loại hóa đơn dùng để chứng nhận các giao dịch mua bán, cung ứng hàng hóa và dịch vụ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, hoặc những cửa hàng bán lẻ.
Khác với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn đỏ mà các doanh nghiệp lớn phải sử dụng, hóa đơn trực tiếp được áp dụng cho những cá nhân, tổ chức thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua phương pháp nộp thuế trực tiếp (thường là theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu). Chính vì vậy, những đối tượng này không được phép sử dụng hóa đơn GTGT, mà thay vào đó phải phát hành hóa đơn trực tiếp cho khách hàng trong mỗi giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp
Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp
Hóa đơn trực tiếp chỉ được áp dụng đối với các cá nhân và tổ chức sử dụng phương pháp kê khai thuế trực tiếp. Cụ thể, những đối tượng dưới đây sẽ phải sử dụng loại hóa đơn này:
- Các tổ chức kinh doanh không theo hình thức doanh nghiệp, bao gồm nhà thầu nước ngoài, hợp tác xã, hoặc các ban quản lý dự án.
- Các hộ kinh doanh cá thể.
- Các công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, tính thuế dựa trên tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
- Các doanh nghiệp tự đặt in hóa đơn, có nguy cơ cao về vấn đề thuế do thiếu kiểm soát hoặc rủi ro cao liên quan đến việc phát hành hóa đơn.
- Những doanh nghiệp đã từng bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị phạt vì hành vi gian lận thuế hoặc trốn thuế.
Phân biệt hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT
Khác biệt giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT
Mặc dù cả hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT đều có thể được tính vào chi phí trực tiếp, nhưng bản chất của chúng lại hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt giữa hai loại hóa đơn này, bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn:
| Tiêu chí | Hóa đơn trực tiếp | Hóa đơn VAT |
| Đối tượng áp dụng | Cá nhân/tổ chức áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp | Tổ chức sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. |
| Nơi phát hành hóa đơn | Mua từ cơ quan thuế, hoặc tự in hóa đơn, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử | Mua từ cơ quan thuế, tự in hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử |
| Cách thức kê khai | Kê khai chỉ phần thuế đầu ra, không khai thuế đầu vào | Kê khai cả thuế đầu ra và đầu vào đủ điều kiện khấu trừ |
| Chữ ký | Chỉ cần chữ ký của người bán | Cần chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và người bán |
| Thông tin trên hóa đơn | Không có thông tin về thuế suất, có dấu mộc vuông | Hóa đơn có thông tin về thuế nhưng không có dấu mộc vuông |
Mẫu hóa đơn trực tiếp mới nhất hiện nay
Hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn mà các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh có thể tự in để sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, để bảo đảm tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp lý, hóa đơn trực tiếp cần đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:
- Thông tin về hóa đơn: Bao gồm tên, ký hiệu, số và tên liên hóa đơn. Đối với trường hợp hóa đơn được đặt in, cần ghi rõ tên tổ chức nhận in hóa đơn.
- Thông tin về bên bán và bên mua: Cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của cả người bán và người mua.
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Cần ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, số lượng và tổng thành tiền (chưa tính thuế VAT).
- Thông tin thanh toán: Bao gồm tổng số tiền phải thanh toán, chữ ký của cả người mua và người bán, cùng với thời gian lập hóa đơn.
Dưới đây là mẫu hóa đơn trực tiếp mà bạn có thể tham khảo:
Hóa đơn trực tiếp
Một số câu hỏi về hóa đơn trực tiếp
Dưới đây là một số câu hỏi liên quan đến hóa đơn trực tiếp và phần giải đáp của kế toán Thái Phong:
Hóa đơn trực tiếp tính thuế như nào?
Hóa đơn trực tiếp tính thuế như nào?
Theo Công văn số 3430/TCT-KK 2014 của Tổng cục Thuế, người sử dụng hóa đơn trực tiếp không cần phải thực hiện việc kê khai thuế. Các hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn bán hàng thông thường không cần phải ghi vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa và dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT).
Ngoài ra, hóa đơn trực tiếp không được áp dụng để khấu trừ thuế, vì đây chỉ là hóa đơn thông thường. Việc khấu trừ thuế chỉ được thực hiện đối với các hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào, hoặc các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế GTGT cho hàng hóa nhập khẩu và thuế GTGT thay cho các đơn vị nước ngoài.
Xem thêm: Sơ đồ quy trình kiểm toán báo cáo tài chính
Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ thuế không?
Công văn số 3430/TCT-KK năm 2014 của Tổng cục Thuế nêu rõ rằng hóa đơn trực tiếp không phải là hóa đơn GTGT, do đó, người sử dụng loại hóa đơn này không phải thực hiện kê khai thuế GTGT. Đồng thời, đối với các hóa đơn đầu vào, người sử dụng hóa đơn trực tiếp cũng không được phép khấu trừ thuế GTGT, vì bản chất của hóa đơn này không liên quan đến việc áp dụng thuế giá trị gia tăng trong các giao dịch.
Hóa đơn trực tiếp lớn hơn 20 triệu có phải chuyển khoản không?
Trường hợp này sẽ có các tình huống sau:
Tình huống 1: Nếu bên mua chuyển khoản qua tài khoản cá nhân cho bên bán và bên bán xuất hóa đơn đỏ cho bên mua, mặc dù hành động của bên bán là hợp lệ, nhưng hóa đơn GTGT trên 20 triệu đồng của bên mua sẽ không được khấu trừ thuế.
Tình huống 2: Nếu bên mua thanh toán một phần bằng tiền mặt, bên mua sẽ được khấu trừ thuế VAT đối với phần đã chuyển khoản và chi phí này sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần tiền chưa chuyển khoản và thuế GTGT sẽ không được khấu trừ.
Tình huống 3: Khi hóa đơn đầu vào trên 20 triệu đồng, bên mua đã thanh toán một phần bằng tiền mặt, bên mua sẽ được khấu trừ thuế GTGT đối với phần đã chuyển khoản và chi phí này sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần tiền chưa thanh toán (bao gồm tiền hàng và thuế GTGT) không được khấu trừ thuế.
Xem thêm: Cưỡng chế hóa đơn là gì và xử lý ra sao
=> Hóa đơn trực tiếp là công cụ quan trọng giúp các giao dịch mua bán trở nên hợp pháp và minh bạch, bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Việc hiểu rõ các quy định về hóa đơn trực tiếp sẽ giúp người tiêu dùng và doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và xây dựng niềm tin đối với khách hàng. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về loại hóa đơn này.
