Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng của công ty để thanh toán cho các khoản chi phí như mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc chi phí công tác. Việc hạch toán đúng các giao dịch này không chỉ giúp kế toán theo dõi chính xác dòng tiền mà còn đảm bảo tuân thủ quy định tài chính và thuế. Bài viết này kế toán Thái Phong sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng của công ty một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là loại thẻ do ngân hàng phát hành dành riêng cho các tổ chức, doanh nghiệp nhằm hỗ trợ việc chi tiêu và quản lý tài chính hiệu quả hơn. Với tính năng chi tiêu trước, thanh toán sau, thẻ này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc bổ sung vốn lưu động, giảm thiểu rủi ro so với sử dụng tiền mặt.
Tìm hiểu về thẻ tín dụng doanh nghiệp
Đặc điểm của thẻ tín dụng doanh nghiệp bao gồm:
- Công ty là đơn vị đứng tên đăng ký thẻ và có thể ủy quyền cho nhân viên sử dụng phục vụ các mục đích chung của doanh nghiệp.
- Mọi giao dịch phát sinh từ thẻ được thanh toán trực tiếp giữa công ty và ngân hàng phát hành.
- Thẻ có thể dùng để chi trả các khoản chi phí như mua sắm hàng hóa, dịch vụ, thanh toán điện nước, quảng cáo trực tuyến (Facebook, Google Ads), vé máy bay, khách sạn, taxi,…
- Khi đi công tác nước ngoài, thẻ tín dụng doanh nghiệp giúp thanh toán dễ dàng mà không cần đổi ngoại tệ hoặc tạm ứng chi phí, đảm bảo an toàn hơn so với sử dụng tiền mặt.
Doanh nghiệp có được sử dụng thẻ tín dụng không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 19/2016/TT-NHNN, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Thông tư 17/2021/TT-NHNN, đối tượng sử dụng thẻ được quy định như sau:
- Tổ chức đủ điều kiện mở tài khoản thanh toán được phép sử dụng thẻ ghi nợ.
- Tổ chức là pháp nhân được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật Việt Nam có quyền sử dụng thẻ tín dụng và thẻ trả trước định danh.
- Chủ thẻ là tổ chức có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân sử dụng thẻ hoặc cấp thẻ phụ cho cá nhân theo quy định.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích
Như vậy, các tổ chức pháp nhân hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoàn toàn có quyền sử dụng thẻ tín dụng theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp thanh toán chi phí bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp có được xem là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt không?
Theo quy định tại Công văn 2543/TCT-KK ngày 08/06/2016 của Tổng cục Thuế và khoản 1 Điều 10 Thông tư số 26/2015/TT-BTC, thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ hợp lệ.
Một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mới
Cụ thể, trong trường hợp công ty sử dụng thẻ tín dụng do ngân hàng phát hành, các khoản chi tiêu phát sinh trên sao kê thẻ được doanh nghiệp ủy quyền ngân hàng tự động trích từ tài khoản thanh toán để thanh toán. Dù thẻ mang tên cá nhân (ví dụ, giám đốc công ty), nhưng nếu được sử dụng theo hợp đồng phát hành thẻ và quy định của ngân hàng, thì các giao dịch này vẫn được công nhận là thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc này có nghĩa là doanh nghiệp được quyền kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các khoản phí liên quan đến thẻ như phí phát hành, phí duy trì, hoặc lãi suất chậm thanh toán, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Như vậy, thanh toán bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp chính thức được công nhận là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, mang lại lợi ích trong việc quản lý dòng tiền và tối ưu hóa chi phí thuế cho doanh nghiệp.
Điều kiện hạch toán chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân
Theo Công văn số 48507/CT-TTHT ngày 12/07/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội, việc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán hàng hóa, dịch vụ cho công ty được cơ quan thuế chấp nhận cho mục đích khấu trừ thuế và hạch toán chi phí, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hình thức thanh toán này phải được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế quản trị của công ty.
- Khoản chi cần có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ phải đứng tên công ty và ghi rõ mã số thuế của công ty.
- Phải có hồ sơ ủy quyền nhân viên thanh toán và chứng từ hoàn trả thông qua chuyển khoản từ công ty.
- Cần có chứng từ thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân cho người bán và từ tài khoản công ty hoàn trả lại cho cá nhân.
Những điều kiện này đảm bảo rằng các giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân được ghi nhận hợp lệ và tuân thủ quy định thuế hiện hành.
Điều kiện cần đáp ứng là gì?
Xem thêm: Các thông tin chung về hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Tìm hiểu các mẫu hóa đơn bán hàng online
Hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng của công ty đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các nguyên tắc kế toán để đảm bảo minh bạch tài chính. Bằng cách thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và tránh các sai sót trong báo cáo tài chính. Hy vọng bài viết mà kế toán Thái Phong đã cung cấp những hướng dẫn hữu ích giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng thực hiện công việc của mình.
