Việc hạch toán tiền lương đúng quy định là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, không chỉ để đảm bảo tính minh bạch tài chính mà còn tránh rủi ro trong quá trình thanh kiểm tra thuế. Dưới đây, kế toán Thái Phong sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí tiền lương và các khoản liên quan theo Thông tư 200 – văn bản kế toán đang được áp dụng phổ biến hiện nay.
Hạch toán tiền lương theo thông tư 200
Để hiểu hơn về cách hạch toán tiền lương theo thông tư 200, trước tiên hãy tìm hiểu về căn cứ hạch toán và nguyên tắc hạch toán:
Hạch toán lương theo thông tư 200
Căn cứ để hạch toán tiền lương theo thông tư 200 cho nhân viên
Việc tính lương cho người lao động là công việc định kỳ mỗi tháng của bộ phận kế toán. Quá trình này cần dựa trên một số căn cứ pháp lý và nội bộ cụ thể như sau:
- Bảng chấm công hàng tháng: phản ánh số ngày làm việc thực tế của từng cá nhân;
- Hợp đồng lao động: quy định mức lương, hình thức trả lương, hệ số phụ cấp, và thời hạn chi trả;
- Chính sách nội bộ của doanh nghiệp: liên quan đến thưởng, phụ cấp, phúc lợi và các khoản hỗ trợ.
Nguyên tắc hạch toán tiền lương và thưởng theo Thông tư 200
Khi thực hiện ghi nhận chi phí tiền lương, kế toán cần xác định rõ khoản lương chi trả cho bộ phận nào, thuộc loại chi phí nào để phân bổ vào đúng tài khoản kế toán. Việc này rất quan trọng nhằm đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh chính xác chi phí nhân sự thực tế phát sinh trong kỳ.
- Hạch toán lương cơ bản và phụ cấp phải trả
Đối với tiền lương hàng tháng và các khoản phụ cấp đi kèm, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ các tài khoản: 241, 622, 623, 627, 641, 642 (tùy vào phòng ban, bộ phận)
Có tài khoản 334: Tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên
- Hạch toán tiền thưởng nhân viên
Đối với khoản thưởng từ quỹ khen thưởng đã trích lập, kế toán xử lý như sau:
- Khi ghi nhận thưởng cần trả:
Nợ TK 3531: Chi từ quỹ khen thưởng
Có TK 334: Tiền thưởng phải trả
- Khi thực tế chi thưởng cho nhân viên:
Nợ TK 334: Giảm số phải trả nhân viên
Có TK 111, 112: Chi tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Hạch toán lương nghỉ phép của nhân viên
Theo quy định, doanh nghiệp phải trích trước chi phí nghỉ phép cho người lao động để đảm bảo kế toán chi phí đúng kỳ. Cụ thể:
- Khi trích trước lương nghỉ phép (hằng tháng):
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Phân bổ theo từng bộ phận
Có TK 335: Chi phí phải trả (lương nghỉ phép)
- Khi chi trả lương nghỉ phép thực tế:
Nợ TK 335: Chi phí nghỉ phép thực tế phát sinh
Có TK 334: Giảm số phải trả cho người lao động
Hạch toán các khoản trích theo lương theo thông tư 200
Trước tiên cùng tìm hiểu tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo lương để hiểu rõ hơn về hạch toán các khoản trích theo lương:
Hạch toán các khoản trích theo lương
Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm trên lương
Căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, từ ngày 01/06/2017, việc trích nộp các khoản bảo hiểm theo lương được thực hiện theo quy định cụ thể như sau:
Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả tổng cộng 32% (bao gồm cả bảo hiểm và kinh phí công đoàn) trên tổng quỹ lương hàng tháng. Nếu có tổ chức công đoàn cơ sở, khoản 2% kinh phí công đoàn sẽ được trích nộp cho liên đoàn lao động địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động.
Hạch toán phần chi phí do doanh nghiệp đóng
Khi ghi nhận chi phí bảo hiểm và kinh phí công đoàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, kế toán thực hiện như sau:
- Tổng chi phí phải nộp của doanh nghiệp = 21,5% × Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
- Hạch toán vào chi phí tương ứng theo từng bộ phận:
Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng số tiền BH + KPCĐ phải nộp
Có TK 3383 (BHXH): 17,5% × quỹ lương
Có TK 3384 (BHYT): 3% × quỹ lương
Có TK 3386 (BHTN): 1% × quỹ lương
Có TK 3382 (KPCĐ): 2% × quỹ lương (nếu có công đoàn)
Hạch toán các khoản trừ vào thu nhập người lao động
Đối với phần bảo hiểm mà người lao động phải đóng (10,5%), kế toán tiến hành ghi nhận như sau:
- Tổng số trừ vào lương nhân viên = 10,5% × Tổng quỹ lương tham gia BH
Nợ TK 334: Tổng số tiền trích từ lương người lao động
Có TK 3383 (BHXH): 8% × quỹ lương
Có TK 3384 (BHYT): 1,5% × quỹ lương
Có TK 3386 (BHTN): 1% × quỹ lương
Hạch toán các khoản giảm trừ khác vào lương nhân viên
Trong quá trình trả lương cho người lao động, ngoài các khoản bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp còn có thể trừ thêm một số khoản khác như tạm ứng lương hoặc thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Dưới đây là hướng dẫn hạch toán cụ thể các khoản này.
Hạch toán các khoản giảm trừ vào lương nhân viên
Hạch toán tạm ứng lương
Khi chi tiền tạm ứng:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền đã ứng
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Số tiền đã ứng
Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với người lao động có thu nhập nằm trong diện chịu thuế TNCN, doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay cho họ. Kế toán cần xác định rõ số thuế cần trừ và hạch toán như sau:
Khi khấu trừ thuế TNCN từ lương:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số thuế thu nhập cá nhân bị trừ
Có TK 3335 – Thuế TNCN: Số thuế TNCN bị trừ
Trường hợp doanh nghiệp tự nguyện nộp thay thuế TNCN cho nhân viên:
Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: Số tiền thuế phải nộp
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Số tiền thực nộp cho cơ quan thuế
Hạch toán chi trả lương cho người lao động
Sau khi đã xác định đầy đủ các khoản thu nhập, khấu trừ và nghĩa vụ bảo hiểm, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận nghiệp vụ chi trả lương. Việc này thường dựa trên bảng lương, phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi ngân hàng tùy theo hình thức thanh toán.
Hạch toán chi trả lương cho người lao động
Chi trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Lương thực tế mà người lao động nhận được là phần còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản như: bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN, tạm ứng,…
Công thức: Lương thực lĩnh = Tổng lương (bao gồm phụ cấp, thưởng nếu có) – Các khoản trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng…)
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền thực trả
Có TK 111 – Tiền mặt
Hoặc
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Trường hợp trả lương bằng hiện vật hoặc sản phẩm
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể thanh toán một phần hoặc toàn bộ lương cho người lao động bằng hàng hóa hoặc sản phẩm do công ty sản xuất. Lúc này, kế toán cần ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng với hàng hóa xuất giao cho nhân viên.
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ: Giá trị hàng hóa tính theo giá bán
Có TK 5118 – Doanh thu hoạt động khác: Giá bán chưa thuế
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: Số thuế đầu ra (nếu có)
Hạch toán nghiệp vụ nộp tiền BHXH, y tế, thất nghiệp và kinh phí công đoàn
Theo quy định tại Điều 7 – Quyết định số 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và nếu có tổ chức công đoàn thì nộp thêm kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Hạch toán nghiệp vụ nộp tiền BHXH, y tế, thất nghiệp
Việc chuyển tiền phải hoàn tất trước ngày cuối cùng của tháng. Khoản tiền này được nộp vào tài khoản của cơ quan BHXH mở tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.
Tỷ lệ tổng hợp các khoản bảo hiểm cần nộp
Dựa trên tổng quỹ lương đóng bảo hiểm của người lao động trong kỳ, doanh nghiệp phải nộp tổng cộng:
Bút toán hạch toán khi nộp tiền BH
Khi doanh nghiệp thực hiện nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan BHXH, kế toán thực hiện ghi nhận giảm nghĩa vụ phải trả như sau:
Nợ TK 3383 – Phải trả BHXH: 25,5% × Tổng lương đóng BH
Nợ TK 3384 – Phải trả BHYT: 4,5% × Tổng lương đóng BH
Nợ TK 3386 – Phải trả BHTN: 2% × Tổng lương
Nợ TK 3382 – Phải trả KPCĐ: 2% × Tổng lương (*nếu có*)
Có TK 111 – Tiền mặt
Hoặc
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Hạch toán tiền BHXH trả cho nhân viên tự nguyện tham gia chế độ
Trong quá trình làm việc, một số nhân viên được hưởng chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức,… Nếu người lao động tham gia BHXH bắt buộc (hoặc tự nguyện thuộc nhóm do DN đóng), khi đủ điều kiện, doanh nghiệp tạm ứng và chi trả khoản tiền này cho người lao động, sau đó sẽ được BHXH hoàn trả lại.
Hạch toán tiền BHXH cho nhân viên tự nguyện tham gia chế độ
Khi xác định số tiền BHXH mà nhân viên được hưởng
Kế toán ghi nhận khoản phải trả cho người lao động như sau:
Nợ TK 3383 – Phải trả BHXH: Số tiền được hưởng chế độ
Có TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền chế độ được hưởng
Khi cơ quan BHXH chuyển tiền bù cho doanh nghiệp
Sau khi lập đầy đủ hồ sơ và được cơ quan BHXH phê duyệt, tiền trợ cấp sẽ được chuyển về tài khoản của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền, kế toán hạch toán:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Số tiền BHXH hoàn trả
Có TK 3383 – Phải trả BHXH: Số tiền BHXH hoàn trả
Khi doanh nghiệp thực hiện chi trả chế độ cho người lao động
Kế toán chi tiền cho người lao động theo đúng số tiền đã ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111 – Tiền mặt
Hoặc
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Mẫu chứng từ kế toán tiền lương theo Thông tư 200
Theo Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần sử dụng các mẫu chứng từ kế toán đúng quy chuẩn khi ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, thưởng và các khoản trích theo lương.
Dưới đây là danh sách các mẫu chứng từ kế toán tiền lương thường dùng và số hiệu tương ứng:
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và BHXH | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
Xem thêm: Mua hàng cá nhân không có hóa đơn phải xử lý thế nào
Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
=> Việc hạch toán tiền lương theo Thông tư 200 không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong sổ sách kế toán mà còn là căn cứ quan trọng khi quyết toán thuế và làm việc với cơ quan BHXH. Mong rằng qua bài viết này của kế toán Thái Phong, bạn đã nắm rõ các bước hạch toán từ ghi nhận chi phí lương, các khoản trích theo lương, đến nghiệp vụ chi trả thực tế và xử lý các chế độ bảo hiểm cho người lao động.
