Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy định của cơ quan thuế. Việc lập báo cáo đúng cách giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, Kế Toán Thái Phong sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất, giúp bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót.
Hoá đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ quan trọng do người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua, theo quy định của pháp luật. Đây là cơ sở để xác nhận giao dịch, kê khai thuế và ghi nhận doanh thu, chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Hiện nay, hóa đơn có nhiều loại như hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử, và mỗi loại có quy định sử dụng riêng. Việc quản lý và sử dụng hóa đơn đúng cách giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán.
Hoá đơn là gì?
Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Báo cáo này cần nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
Một số trường hợp cụ thể:
- Nếu trong kỳ doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn, vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ghi số lượng hóa đơn bằng 0. Khi đó, doanh nghiệp không cần đính kèm bảng kê hóa đơn đã sử dụng.
- Nếu kỳ trước doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo với số tồn bằng 0 và trong kỳ này không mua thêm, không phát sinh hóa đơn, thì không cần nộp báo cáo.
Thời gian nộp hoá đơn, báo cáo
Quy định làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo Thông tư 78 và Nghị định 123, các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt thủ tục hành chính, đặc biệt là những đơn vị có số lượng hóa đơn lớn. Việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong hoạt động kê khai thuế.
Quy định làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cần thực hiện theo mẫu BC26 kèm phụ lục 3.12 để quyết toán số hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử đã sử dụng trước đây.
- Mặc dù đa số doanh nghiệp không cần nộp báo cáo khi chuyển sang hóa đơn điện tử, nhưng trong giai đoạn chuyển đổi giữa hóa đơn cũ và mới, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện để tránh sai sót khi thanh tra, kiểm tra thuế.
- Mẫu BC26 cuối cùng có vai trò xác nhận việc quyết toán hóa đơn cũ. Nếu vẫn còn hóa đơn chưa sử dụng, kế toán nên chọn ngày đầu quý tiếp theo làm mốc thời gian chuyển đổi chính thức sang hóa đơn điện tử.
- Trường hợp lập báo cáo sai hoặc nộp chậm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 200.000 – 1.000.000 đồng theo quy định.
Hướng dẫn lập báo cáo BC26 theo quý:
Bước 1: đăng nhập phần mềm kê khai thuế
- Mở phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế.
- Chọn “Kê khai” → “Hóa đơn” → “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Bước 2: nhập thông tin báo cáo
- Chọn kỳ báo cáo (thường mặc định là quý hiện tại).
- Nếu đây là kỳ báo cáo cuối cùng hoặc doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh, chọn các phụ lục tương ứng.
Bước 3: kiểm tra và lưu báo cáo
- Nhấn “Ghi” để kiểm tra lỗi. Nếu có sai sót, hệ thống sẽ báo lỗi để chỉnh sửa.
- Nếu hợp lệ, nhấn “Kết xuất XML” để nộp báo cáo cho cơ quan thuế.
Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn online
Bước 1: đăng nhập hệ thống thuế điện tử
- Truy cập website: gdt.gov.vn
- Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp.
Bước 2: nộp báo cáo
- Chọn “Nộp tờ khai” → “Nộp tờ khai XML”.
- Tải lên tệp báo cáo vừa kết xuất.
- Ký điện tử và xác nhận hoàn thành.
Bước 3: kiểm tra tình trạng báo cáo
- Truy cập mục “Tra cứu” → “Tra cứu tờ khai”.
- Chọn loại tờ khai BC26/AC – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và nhập thời gian cần tra cứu.
Xem thêm: Kinh nghiệm giải trình thuế và các thông tin liên quan
Dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm Hải Phòng năm 2025
Trên đây, Kế Toán Thái Phong đã hướng dẫn bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện báo cáo dễ dàng, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định thuế. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng!
