Hướng dẫn xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh hàng hoá, vì một vài trường hợp có sai tên hàng hoá trên hoá đơn điện tử. Các kế toán thường hoang mang và lo sợ mà không hiểu phải giải quyết thế nào. Dưới đây là Hướng dẫn Xử lí sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử của kế toán Thái Phong, hi vọng giúp ích phần nào cho các bạn.

Các trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Thông thường, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có 3 trường hợp như sau:

1. Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua

Lúc này nhân viên bên bán sẽ tiến hành xoá hoá đơn ghi nhầm và lập hoá đơn mới với nội dung chính xác chuyển đến bên mua. 

2. Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế

Lúc này hai bên phải thừa nhận thiếu sót và thu hồi hoá đơn đã ghi nhầm vào Phiếu thu hồi hoá đơn. 

Bên bán thực hiện xoá hoá đơn đã thu hồi và giao hoá đơn số mới cho bên mua.

3. Hóa đơn điện tử sai tên hàng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế

Trường hợp trên kế toán phải lập văn bản điều chỉnh hoá đơn có chữ ký của bên bán và bên mua. 

Theo hướng dẫn tại điểm 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót thì hai bên mua và bên bán thực hiện xử lý sai sót theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Người bán phải liên hệ với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP trong việc xử lý hoá đơn điện tử có mã có sai sót 
• Lập hoá đơn mới và chữ ký số gửi cơ quan thuế đề nghị cấp mã. Sau đó gửi người mua. 
• Cơ quan thuế tiến hành thu hồi hoá đơn điện tử đã từng cấp mã có sai sót lưu trữ trên máy chủ của cơ quan thuế. 
• Lập hoá đơn sai sót khi đã gửi thuế 

>> Xem thêm: Biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xử lý chi tiết khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Trường hợp 1:

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn việc giải quyết sai sót thì: 

“Khi người bán thấy hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi đến người mua có sai sót thì người bán thực hiện báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này trong trường hợp huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, chữ ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi tới người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã ký cấp mã có sai sót lưu giữ trên hệ thống của cơ quan thuế. “

 Như vậy, người bán thực hiện giải quyết sai sót hoá đơn điện tử đối với trường hợp trên theo trình tự sau:

Bước 1: Báo cáo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP 

Bước 2: Huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập sai

Trên phần mềm của hoá đơn điện tử, người bán chọn chức năng huỷ hoá đơn điện tử đã lập.

Bước 3: Lập hoá đơn điện tử mới 

• Cho việc lập hoá đơn điện tử thay thế (trên hoá đơn điện tử mới cần có hàng chữ “hoá đơn này thay thế hoá đơn số. … Ký Hiệu …. và tháng năm “) . 
• Nhập số và gửi cho cơ quan thuế đề nghị cấp mã trên hoá đơn điện tử mới.
• Gửi hoá đơn điện tử mới đến người mua.

Trường hợp 2 & 3:

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, với hoá đơn điện tử đã in, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua sẽ không phụ thuộc vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót thì người bán có thể điều chỉnh hoặc lập hoá đơn mới 

Đồng thời, theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi đến người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai sót thông tin hàng hoá trên hoá đơn điện tử được giải quyết như sau: 

• Người bán có thể chọn lập hoá đơn điều chỉnh.
• Biên bản của bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thoả thuận nhưng việc lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh mà hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ ràng sai sót.
• Sau nữa, trường hợp doanh nghiệp dùng hoá đơn có mã của Cơ quan Thuế thì người bán phải gửi thông tin về hoá đơn mới đến Cơ quan Thuế đề nghị Cơ quan Thuế cấp mã mới trên hoá đơn điện tử. Khi Cơ quan Thuế cấp mã thành công cho người bán gửi hoá đơn đến người mua. Trong trường hợp dùng hoá đơn không có mã của Cơ quan Thuế sẽ gửi trực tiếp đến người mua.

Trên đây là tìm hiểu về sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website Kế toán Thái Phong hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận những thông tin mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.