Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel là không dễ với những doanh nghiệp mới dùng phần mềm hoá đơn điện tử. Trong quá trình sử dụng, Các doanh nghiệp hay vấp phải những nghiệp vụ phát sinh như yêu cầu thay đổi, điều chỉnh dữ liệu, . .. nhưng lại vẫn đang lúng túng không có cách giải quyết. Trong viết dưới đây chúng tôi giới thiệu cho bạn về cách tạo hoá đơn điện tử Viettel với nhiều chức năng linh động giúp xử lý nghiệp vụ hiệu quả.
1. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel mà các bạn có thể làm theo
Bước 1: Mở giao diện “Lập hoá đơn”
Sau khi truy cập đến S-invoice theo địa chỉ: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, bạn mở trang “Quản lý hoá đơn” và lựa chọn “Lập hoá đơn”.
Giao diện “Lập hoá đơn” thuộc danh mục “Quản lý hoá đơn”
Bước 2: Lập cơ sở dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ
Thông tin dữ liệu khách hàng mới (không có tại cơ sở dữ liệu (CSDL) tiền tài khoản S-invoice)
Tại bảng “Lập hoá đơn”, bạn phải nhập các thông số sau :
- Điện thoại
- Tên người mua
- Mã số thuế (MST)
- Địa chỉ Email
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Tra cứu dữ liệu khách hàng khi lập hoá đơn số mới 1
Ví dụ: Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống bắt bạn nhập “Mã số thuế”. Nếu bạn nhập “Tên người mua” thì hệ thống không yêu cầu nhập MST.
Nếu không nhập đủ 3 phần “Tên người mua”, “Tên đơn vị” và “Mã số thuế” thì hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là thông tin buộc phải nhập”. Đối với khách hàng nhỏ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”. Đối với khách hàng lớn: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ” và “Mã số thuế”.
Sau khi nhập được thông tin, bạn nhấn tiếp nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu đã khởi tạo thành công khi S-invoice báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo được CSDL mới của khách hàng.
>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử Misa
1. Tại tab Thông tin khách hàng
– Chọn danh sách khách hàng qua trường tìm kiếm: hệ thống tự động điền vào các trường với thông tin khách hàng có sẵn
– Người dùng điền đầy đủ thông tin nếu không chọn danh sách khách hàng từ trường tìm kiếm
Chú ý: nếu tick chọn trường Người mua không lấy hóa đơn thì các trường trong tab sẽ không bắt buộc nhập
2. Tại tab Thông tin hóa đơn
– Chọn các danh sách giá trị có sẵn tại các trường
– Danh sách mẫu hóa đơn và ký hiệu được tạo sẵn từ thông báo phát hành, những mẫu hiển thị là những mẫu có TBPH đang hoạt động và chưa bị hủy dải
3. Tại tab Chi tiết hóa đơn
– Chọn tính chất (mặc định là hàng hóa) với 4 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại
– Trường hợp sử dụng Phí,Lệ phí tại tính chất hàng hóa
– Quản lý hệ thống > Cấu hình doanh nghiệp > Chọn Sử dụng Phí,Lệ phí (NĐ123)
Tại tính chất hàng hóa 5 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại, Phí, Lệ phí
– Chọn danh sách hàng hóa và nhập số lượng, hệ thống sẽ tính thành tiền
Dấu x là những trường bắt buộc nhập
Thông tin tiền hàng được thể hiện cuối tab Chi tiết hóa đơn
*Công thức tính tiền:
Tiền hàng trước thuế = Hàng hóa + Khuyến mại – Chiết khấu
Tiền thuế = Tiền hàng trước thuế * tiền thuế GTGT
Tiền hàng sau thuế = tiền hàng trước thuế + tiền thuế + tiền phí, lệ phí
*Đối với hóa đơn có Phí, Lệ phí: Người dùng không thể lập hóa đơn chỉ Phí, lệ phí. Người dùng bắt buộc phải chọn thêm ít nhất 1 loại Hàng hóa/Chiết khấu/Khuyến mại/Ghi chú.
2. Cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file
S-invoice hỗ trợ doanh nghiệp nhập liệu nhiều dữ liệu hóa đơn cùng lúc thông qua tính năng “Lập hóa đơn theo file”. Điều này giúp các bạn có thể nhập liệu hàng loạt các dữ liệu hóa đơn với các file mẫu Excel tùy theo từng loại hóa đơn một cách thuận tiện nhất. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn thực hiện “Lập hóa đơn theo file” trên phần mềm S-invoice.
2.1. Bước 1: Vào giao diện “Import Hóa Đơn”
Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn” --> “Hóa Đơn Chưa Phát Hành” --> “Import Hóa Đơn”
2.2. Bước 2: Chọn Mẫu hóa đơn, Ký hiệu và tải file Mẫu
Chọn loai hóa đơn để chọn file mẫu phù hợp, ấn vào link “Tải file mẫu (XLS)”. Sau đó mở file mẫu lên và thực hiện các thao tác nhập dữ liệu ở bước tiếp theo.
2.3. Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu
Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:
STT
Nhóm hóa đơn (*): các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn
Nhóm Thông tin người mua
- Mã KH
- Họ tên
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Mã số thuế
- Loại giấy tờ
- Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”)
- Tên đơn vị
Nhóm Thông tin giao dịch
- Hình thức thanh toán (*)
- Thanh toán (*)
- Loại tiền (*): nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD)
Nhóm Thông tin hàng hóa
- Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa:
- Hàng hóa
- Ghi chú
- Chiết khấu
- Bảng kê
- Phí khác
- Mã hàng hóa/dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ
- Ghi chú
- Số lô
- Hạn dùng
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Thuế suất
Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn
Lưu ý:
Các trường có dấu (*) là dữ liệu bắt buộc.
Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn” khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.
Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.
2.4. Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống
Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S-invoice bạn chọn nút “Chọn file”.
Quy tắc khi xuất hóa đơn điện tử viettel
Quy tắc nhập liệu với mẫu thuế tổng
Với mẫu thuế tổng, khi thực hiện nhập 1 hoá đơn có nhiều dòng hàng hoá và mỗi một dòng là 1 thuế suất khác nhau thì S-invoice mặc định sẽ lấy thuế suất của dòng đó rồi tính trên toàn bộ hoá đơn.
Liệu mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng xăng dầu sau khi nhập thuế suất với dạng 5 hoặc 10 thì hệ thống sẽ ghi vào CSDL có 2 mức thuế suất: thuế 1 là 5% và thuế 2 là 10%.
S-invoice chỉ hỗ trợ nhập liệu với mẫu hoá đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hoá đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế (nếu hệ thống nhập liệu có nhập chiết khấu với 2 mẫu trên thì S-invoice không bảo đảm tiền hàng trả đủ) .
Quy tắc nhập liệu trên S-invoice
S-invoice đã hỗ trợ nhập liệu lập hoá đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL cho các dòng sản phẩm có thuế suất và chiết khấu % phù hợp để bảo đảm sự chính xác tiền hàng.
Hiện tại khi thực hiện nhập liệu và lập hoá đơn theo file được S-invoice hỗ trợ:
- Cho phép nhập hoá đơn với trường hợp có mã đơn vị mà không có MST.
- Cho phép nhập hoá đơn trường hợp không có mã số hàng hoá.
- Cho phép nhập hoá đơn với trường hợp email có 500 chữ và cách nhau bằng số “; “.
- S-invoice cũng hỗ trợ cho phép thêm hoặc bớt 5 đơn vị tổng tiền thuế của toàn hoá đơn trong trường hợp chênh lệch tiền hàng của các hoá đơn nhiều quá 5 đơn vị và S-invoice sẽ thông báo lỗi.
- Khi trong nhóm hoá đơn có 1 dòng lỗi thì tất cả hoá đơn sẽ không nhập được với S-invoice.
- Trường hợp bạn nhập chiết khấu chỉ ra 1 dòng của hoá đơn, thì có thể nhập nhóm hàng hoá là 3 và nhập tiền chiết khấu tại ô “Thành tiền”.
- Được báo lỗi ngay trong file import sau khi thực hiện nhập hoá đơn và S-invoice hỗ trợ tự động vá lỗi sai khi thực hiện nhập.
Trên đây là tìm hiểu về hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website kế toán Thái Phong hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
