Tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động tài chính doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn… cần được thực hiện một cách minh bạch chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Kế toán tiền lương không chỉ là công việc nghiệp vụ đơn thuần mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp, người lao động và cơ quan quản lý nhà nước.
Tổng quan về tiền lương
Tổng quan về tiền lương
Tiền lương là khoản thù lao được quy đổi thành tiền mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động khi họ hoàn thành công việc theo đúng nội dung đã thỏa thuận. Đối với doanh nghiệp, tiền lương được xem là một phần chi phí đầu vào trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Trong khi đó, với người lao động, tiền lương là phần thu nhập nhằm bù đắp công sức và thời gian họ bỏ ra trong quá trình làm việc.
Về bản chất, tiền lương được chia thành hai loại:
– Tiền lương danh nghĩa: là số tiền cụ thể mà doanh nghiệp thanh toán cho người lao động dựa trên khối lượng và hiệu quả công việc mà họ thực hiện.
– Tiền lương thực tế: là giá trị tiêu dùng thực sự mà người lao động có thể mua được từ tiền lương danh nghĩa, sau khi đã trừ các khoản nghĩa vụ tài chính như thuế, bảo hiểm và các khoản khấu trừ khác theo quy định. Vì vậy, tiền lương thực tế mới là thước đo chính xác nhất phản ánh mức sống của người lao động tại từng thời điểm.
Cơ sở để kế toán lập bảng tính lương
Vào thời điểm cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán cần tiến hành tính lương cho người lao động. Việc tính toán này dựa trên các căn cứ sau:
Căn cứ lập bảng tính lương
- Bảng chấm công
- Hợp đồng lao động đã ký kết với từng nhân viên.
- Chính sách tiền lương, phụ cấp, thưởng đã ban hành và áp dụng.
Nguyên tắc và cách hạch toán chi phí tiền lương
Trước khi định khoản, kế toán cần xác định rõ khoản lương hoặc thưởng này thuộc chi phí của bộ phận nào (sản xuất, bán hàng hay quản lý…) và phải áp dụng đúng theo Thông tư kế toán đang sử dụng để phân bổ chi phí chính xác.
🔹 Hạch toán tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động
Kế toán ghi nhận tổng số tiền lương và phụ cấp như sau:
Nợ các TK: 241, 622, 623, 627, 641, 642 (tùy vào vị trí công việc)
Có TK 334: Tiền lương và phụ cấp phải trả
🔹 Hạch toán tiền thưởng nhân viên
– Khi ghi nhận số tiền thưởng phải trả nhân viên:
Nợ TK 3531: Tiền thưởng theo quỹ khen thưởng
Có TK 334: Tiền thưởng phải trả
– Khi thực hiện chi tiền thưởng cho nhân viên:
Nợ TK 334: Số tiền thưởng thực tế chi
Có TK 111, 112: Số tiền mặt/chuyển khoản thanh toán
🔹 Hạch toán tiền lương nghỉ phép thực tế của nhân viên
– Khi doanh nghiệp trích tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch:
Nợ TK: 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 335: Dự phòng chi phí nghỉ phép
– Khi phát sinh thực tế tiền lương nghỉ phép phải trả:
Nợ TK 335: Chi phí nghỉ phép thực tế
Có TK 334: Khoản tiền phải trả cho NLĐ
Cách hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo tiền lương
Hạch toán các khoản trích theo lương
Trước tiên cùng tìm hiểu chi tiết mức trích các khoản BHXH theo lương:
Mức trích các khoản bảo hiểm xã hội theo lương
Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT do BHXHVN ban hành, doanh nghiệp và người lao động phải đóng các khoản bảo hiểm như sau:
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có tổ chức công đoàn cơ sở thì sẽ phải trích thêm 2% quỹ lương để đóng Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Hạch toán phần bảo hiểm do doanh nghiệp chi trả
Kế toán cần ghi nhận khoản bảo hiểm trích từ quỹ của doanh nghiệp như sau:
Nợ các TK: 241, 622, 623, 627, 641, 642 (phân theo bộ phận phát sinh)
Có TK 3383 – BHXH: 17,5% x lương tham gia BH
Có TK 3384 – BHYT: 3% x lương tham gia BH
Có TK 3386 – BHTN: 1% x lương tham gia BH
Có TK 3382 – KPCĐ: 2% x lương (nếu DN có công đoàn)
Hạch toán phần bảo hiểm trích từ lương NLĐ
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 10,5% x tổng lương BH
Có TK 3383 – BHXH: 8%
Có TK 3384 – BHYT: 1,5%
Có TK 3386 – BHTN: 1%
Hạch toán các khoản khấu trừ từ lương nhân viên
Các khoản khấu trừ từ lương nhân viên bao gồm tạm ứng lương và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Ghi nhận tạm ứng lương trong kỳ
Khi người lao động được tạm ứng lương trong kỳ, kế toán cần xác định đúng số tiền đã chi ứng trước để sau này khấu trừ vào lương thực nhận. Đồng thời, phản ánh bút toán như sau:
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ: Số tiền ứng trước
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc chuyển khoản
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ: Số tiền thuế TNCN khấu trừ
Có TK 3335 – Thuế TNCN: Số tiền nộp thay
Sau đó, khi doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho người lao động:
Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: Số tiền nộp
Có TK 111, 112 – Tiền mặt/tiền gửi NH: Số tiền nộp thực tế
Hạch toán chi trả lương cho NLĐ
Hạch toán chi trả lương người lao động
Khi tiến hành trả lương, kế toán cần căn cứ vào bảng thanh toán lương, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng để ghi nhận bút toán.
Công thức tính tiền lương của nhân viên như sau:
Lương thực lãnh = Tổng tiền lương + Phụ cấp + Thưởng
– Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN)
– Các khoản giảm trừ khác (ứng trước, thuế TNCN)
- Hạch toán tiền mặt/chuyển khoản khi trả lương:
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ: Tổng tiền lương thực nhận
Có TK 111, 112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: Số tiền chi thực tế
- Trường hợp trả lương bằng hàng hóa, sản phẩm
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Trị giá lương quy đổi
Có TK 5118 – Doanh thu nội bộ khác: Giá bán của sản phẩm/hàng hóa
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp: Theo thuế suất áp dụng
Hạch toán việc nộp tiền bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và công đoàn
Hạch toán việc nộp BHXH
Theo quy định tại Điều 7 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm cho người lao động đúng thời hạn và đúng nơi đăng ký.
- Nộp bảo hiểm theo tháng
Doanh nghiệp cần trích tiền đóng bảo hiểm bắt buộc hàng tháng, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng. Mức trích bao gồm:
- Phần trích từ tiền lương của NLĐ
- Phần trách nhiệm của doanh nghiệp.
Toàn bộ số tiền này được chuyển cùng lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước.
- Nơi nộp bảo hiểm
- Trụ sở chính: Nếu doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại tỉnh/thành nào thì tham gia và nộp bảo hiểm tại cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đó.
- Chi nhánh: Mỗi chi nhánh hoạt động tại địa phương nào thì đăng ký và đóng bảo hiểm tại địa bàn tương ứng.
- Hạch toán kế toán khi nộp tiền bảo hiểm
Vào thời điểm chuyển tiền nộp cho cơ quan BHXH, kế toán ghi nhận nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: 25,5% x tổng tiền lương tham gia bảo hiểm
Nợ TK 3384 – Bảo hiểm y tế: 4,5% x tổng tiền lương tham gia bảo hiểm
Nợ TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp: 2% x tổng tiền lương tham gia bảo hiểm
Nợ TK 3382 – Kinh phí công đoàn: 2% x tổng tiền lương tham gia BH (nếu có)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội chi trả cho người lao động
Hạch toán các khoản BHXH chi trả cho NLĐ
Trong quá trình làm việc, nếu có nhân viên đủ điều kiện được hưởng chế độ từ quỹ bảo hiểm xã hội như ốm đau, thai sản, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán liên quan như sau:
- Ghi nhận khoản BHXH phải chi trả cho người lao động
Khi xác định được số tiền trợ cấp mà người lao động được hưởng theo chế độ, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3383 – Quỹ BHXH
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Nhận tiền từ cơ quan BHXH chuyển về
Sau khi gửi đầy đủ hồ sơ thanh toán chế độ cho người lao động, nếu cơ quan BHXH chuyển tiền về tài khoản của doanh nghiệp, ghi nhận:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 3383 – Quỹ BHXH
- Chi trả tiền chế độ cho người lao động
Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán chế độ cho người lao động (trực tiếp hoặc qua tài khoản), kế toán hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi NH
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền lương theo thông tư 133 mới nhất
Cách tính thuế thu nhập cá nhân theo năm
=> Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo sự công bằng, minh bạch và hiệu quả trong quản trị tài chính. Việc thực hiện đúng các nguyên tắc, định khoản chính xác và cập nhật kịp thời các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tối ưu chi phí, đồng thời thực hiện tốt trách nhiệm xã hội với người lao động và nhà nước.
