Việc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nghĩa vụ quan trọng đối với những người có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau hoặc những thay đổi trong tình hình tài chính. Nhiều cá nhân không biết rõ khi nào họ cần thực hiện thủ tục này, dẫn đến những sai sót không đáng có trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Vậy, khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN và những điều cần lưu ý là gì?
Thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thuế thu nhập cá nhân (Personal income tax) là khoản tiền mà người có thu nhập phải đóng góp từ tiền lương hoặc các nguồn thu nhập khác vào ngân sách nhà nước sau khi đã áp dụng các khoản giảm trừ. Loại thuế này không áp dụng đối với những cá nhân có thu nhập thấp, đảm bảo tính công bằng giữa các nhóm đối tượng, đồng thời góp phần thu hẹp khoảng cách kinh tế giữa các tầng lớp trong xã hội.
Thuế TNCN là gì?
Có hai nhóm đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân, bao gồm: cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú tại Việt Nam nhưng có phát sinh thu nhập chịu thuế. Cụ thể:
- Cá nhân cư trú: Thu nhập chịu thuế bao gồm cả khoản phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, bất kể thu nhập đó được trả tại đâu.
- Cá nhân không cư trú: Chỉ những khoản thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phụ thuộc vào nơi thu nhập được trả hoặc nhận, mới thuộc diện chịu thuế.
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021, cá nhân thuộc các trường hợp sau đây sẽ phải tự mình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
- Cá nhân đáp ứng điều kiện ủy quyền quyết toán nhưng không ủy quyền: Khi tổ chức chi trả thu nhập đã cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân, nhưng cá nhân không thực hiện ủy quyền quyết toán thuế (ngoại trừ trường hợp tổ chức đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đó).
- Cá nhân chuyển công tác hoặc nghỉ việc: Những người có thu nhập từ tiền lương, tiền công qua hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một tổ chức nhưng tại thời điểm quyết toán thuế không còn làm việc tại đó.
- Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn nhưng chưa khấu trừ thuế đầy đủ: Bao gồm thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ thuế hoặc đã khấu trừ nhưng chưa đạt mức quy định (gồm cả trường hợp chưa đủ mức khấu trừ hoặc đã đến mức nhưng chưa khấu trừ).
- Cá nhân làm việc tại nhiều đơn vị: Người có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên đồng thời tại nhiều nơi khác nhau.
- Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% thuế: Dù chỉ có thu nhập vãng lai tại một nơi, nếu thu nhập này đã khấu trừ theo tỷ lệ 10%, cá nhân cũng phải tự quyết toán.
- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế: Những người chưa thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân cũng thuộc diện phải tự khai quyết toán.
- Cá nhân cư trú cần giảm thuế: Các trường hợp thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo cần trực tiếp quyết toán và nộp hồ sơ giảm thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC.
- Cá nhân muốn xử lý số thuế phải nộp hoặc thừa: Nếu cá nhân có số thuế cần nộp thêm hoặc đề nghị hoàn/bù trừ số thuế thừa vào kỳ sau (không thuộc các trường hợp được quy định tại tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020), thì phải tự khai quyết toán.
- Người cư trú dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên: Trường hợp cá nhân cư trú dưới 183 ngày trong năm dương lịch nhưng đạt từ 183 ngày trở lên trong 12 tháng liên tục tính từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
- Người nước ngoài rời Việt Nam: Cá nhân là người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Nếu thuộc các trường hợp trên, cá nhân sẽ không thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế thay, mà phải trực tiếp thực hiện nghĩa vụ quyết toán với cơ quan thuế.
Cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần những giấy tờ gì?
Theo quy định tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 87 Thông tư 80/2021/TT-BTC: “Các mẫu biểu hồ sơ khai thuế được áp dụng cho các kỳ tính thuế từ ngày 01/01/2022. Đối với kỳ khai quyết toán thuế năm 2021, cũng sử dụng mẫu biểu hồ sơ quy định tại Thông tư này.”
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Do đó, đối với kỳ tính thuế năm 2022, cá nhân tự khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục kê khai giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Điền thông tin vào mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, cũng nằm trong Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản sao các chứng từ chứng minh việc nộp thuế: Bao gồm:
- Các chứng từ chứng minh thuế đã được khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm.
- Chứng từ nộp thuế tại nước ngoài (nếu có).
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành để xử lý hồ sơ, không yêu cầu chứng từ khấu trừ từ cá nhân.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Nếu tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ điện tử, người nộp thuế phải sử dụng bản chuyển đổi từ chứng từ điện tử gốc (do tổ chức trả thu nhập cung cấp) dưới dạng bản in giấy.
- Chứng từ liên quan đến thuế nộp ở nước ngoài: Bao gồm bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp, hoặc bản sao chứng từ ngân hàng có xác nhận từ cá nhân, nếu nước ngoài không cấp giấy xác nhận thuế đã nộp.
- Hóa đơn chứng từ đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo hoặc khuyến học (nếu có): Các khoản đóng góp này cần được chứng minh qua hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài: Với các cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc các tổ chức nước ngoài, cần có tài liệu chứng minh khoản thu nhập đã nhận.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu cần): Nếu tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký trước đó, cần bổ sung hồ sơ đăng ký người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế.
Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online
Theo quy định tại Khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được hướng dẫn chi tiết. Trường hợp cá nhân thực hiện khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN trên trang web https://canhan.gdt.gov.vn, hệ thống sẽ hỗ trợ xác định cơ quan thuế phù hợp dựa trên các thông tin về nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm mà cá nhân đã khai báo.
Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN
Như vậy, cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc lựa chọn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tuyến.
Ngoài ra, đối với trường hợp cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế, thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ là ngày cuối của tháng 4 năm tiếp theo sau khi kết thúc năm dương lịch. Nếu cá nhân có yêu cầu hoàn thuế TNCN nhưng nộp tờ khai quyết toán thuế sau thời hạn quy định, trường hợp này sẽ không bị áp dụng xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến việc khai quyết toán thuế muộn.
Xem thêm: Cuối năm doanh nghiệp cần nộp những báo cáo gì?
Tìm hiểu về dịch vụ kế toán thuế giá rẻ
=> Tự quyết toán thuế TNCN không phải là một thủ tục phức tạp nếu bạn hiểu rõ các trường hợp cần thực hiện. Việc nắm bắt đúng thời điểm và quy định quyết toán thuế sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối pháp lý, đồng thời thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả. Nếu gặp bất cứ vấn đề gì liên quan đến quyết toán thuế TNCN hãy liên hệ ngay với Kế toán Thái Phong để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.