Giải trình thuế là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với doanh nghiệp và cá nhân nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh các rủi ro về thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và các yêu cầu cần thiết khi giải trình với cơ quan thuế. Trong bài viết này, Kế Toán Thái Phong sẽ chia sẻ những kinh nghiệm giải trình thuế hữu ích. Qua đó, giúp bạn hiểu rõ hơn về các bước thực hiện, các giấy tờ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình giải trình diễn ra thuận lợi.
Thông tin hồ sơ quyết toán thuế
Để việc quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ theo đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Chuẩn bị sổ kế toán (file Excel, gửi qua email)
Doanh nghiệp cần xuất sổ cái từ loại 1 đến loại 9, bảng cân đối phát sinh (CĐPS) và công nợ của năm kiểm tra thuế ra file Excel, sau đó gửi qua email cho cơ quan thuế. Đồng thời, toàn bộ sổ sách cần được in ra, đóng thành quyển, xếp vào thùng carton để nộp lên cơ quan thuế hoặc để kiểm tra tại doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu của chi cục thuế.
Thông tin hồ sơ quyết toán thuế
Chuẩn bị bảng kê mua vào và bán ra (file Excel, gửi qua email)
Tất cả các hóa đơn mua vào và bán ra trong năm kiểm tra thuế cần được tổng hợp vào file Excel. Doanh nghiệp cũng cần lọc riêng các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, ghi chú rõ ngày thanh toán và số tiền thanh toán. Đối với hồ sơ công nợ, nên photo các hóa đơn trên 20 triệu kèm theo ủy nhiệm chi (UNC) hoặc lưu trữ thành bộ riêng để dễ dàng đối chiếu khi cần.
Chuẩn bị báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và báo cáo tài chính (BCTC)
Báo cáo quyết toán thuế và báo cáo tài chính cần được in thành hai bản: một bản mềm để lưu trữ nội bộ và một bản cứng để nộp cho cán bộ thuế khi kiểm tra. Hồ sơ bao gồm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và báo cáo tài chính các năm. Cán bộ thuế thường chỉ quan tâm đến bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp, nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu giữ bản gốc của lần nộp đầu tiên để có số liệu đối chiếu khi cần.
Chuẩn bị các hồ sơ cần thiết
Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế
Hóa đơn mua vào và bán ra cần được kẹp theo từng kỳ kê khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần sắp xếp đầy đủ các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, chứng từ nhập kho… Toàn bộ tài liệu cần được xếp theo thứ tự tháng hoặc quý để đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng và ủy nhiệm chi (UNC – bản gốc)
Doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và ghi chú ngày thanh toán. Bên cạnh đó, mỗi hóa đơn trên 20 triệu cần được kẹp kèm theo ủy nhiệm chi để thuận tiện kiểm tra.
Hồ sơ có thể được photo để lưu trữ riêng, hoặc giữ bản gốc và bản sao theo từng bộ hồ sơ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đối chiếu bảng tổng hợp công nợ với bảng kê Excel để kiểm tra chênh lệch giữa công nợ thanh toán và công nợ khách hàng.
Chuẩn bị hợp đồng lao động và bảng lương (bản gốc)
Hợp đồng lao động cần được lưu kèm với bản sao chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bảng chấm công, quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng và hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Chuẩn bị hợp đồng lao động
Tất cả các giấy tờ cần được ký tá đầy đủ. Lưu ý, những khoản chi lương và phụ cấp không có trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế cần được lưu trữ đầy đủ, bao gồm hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng và biên bản giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Đối với hợp đồng mua bán thường xuyên, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng nguyên tắc.
Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
Các tài liệu này nên được đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết. Nếu mất hợp đồng hoặc chứng từ, doanh nghiệp cần liên hệ đối tác để xin bản sao hoặc bản gốc thay thế. Tài liệu nên được lưu trong bìa còng, với công ty có số lượng lớn hợp đồng thì có thể chia riêng theo từng danh mục.
Doanh nghiệp cần photo giấy phép kinh doanh và đóng dấu treo để lưu trữ. Ngoài ra, các tài liệu quan trọng khác như đăng ký mẫu dấu, điều lệ công ty, quy chế tài chính cũng cần được chuẩn bị đầy đủ.
Quy chế tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quyết toán thuế, vì nó liên quan đến nhiều khoản chi phí như tiếp khách, công tác phí, xăng xe, điện thoại… Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các khoản chi thực tế để soạn quy chế tài chính phù hợp, đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Chuẩn bị giấy phép kinh doanh và các tài liệu liên quan
Giải trình thuế là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp làm việc suôn sẻ với cơ quan thuế. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, kế toán cần biết cách sắp xếp chứng từ khoa học, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và báo cáo. Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn.
Sắp xếp và giải trình chứng từ gốc
Mỗi tháng, chứng từ nên được lưu trữ riêng theo từng tập, có bìa ghi rõ thời gian để dễ dàng tra cứu. Chứng từ gốc cần được sắp xếp theo trình tự thời gian, căn cứ vào bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã nộp cho cơ quan thuế. Điều này giúp kế toán tìm kiếm nhanh chóng khi cần giải trình.
Kinh nghiệm giải trình thuế
Cách sắp xếp chứng từ như sau:
- Chứng từ gốc được lưu theo từng tháng, từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
Hóa đơn đầu vào và đầu ra cần kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp. - Phân loại chứng từ:
Phân loại chứng từ
- Hóa đơn bán ra: Kẹp kèm phiếu thu (nếu có giao dịch thu tiền ngay), phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Hóa đơn mua vào: Kẹp kèm phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Bán hàng trả chậm hoặc ghi nợ: Kẹp kèm phiếu hạch toán kế toán, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Chữ ký xác nhận: Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo đúng chức danh, bao gồm người lập, kế toán trưởng và giám đốc.
Lưu trữ báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Báo cáo thuế cần được lưu trữ theo từng năm và đi kèm với chứng từ của năm đó để đảm bảo đồng bộ, dễ đối chiếu khi giải trình. Dưới đây là các loại báo cáo quan trọng cần sắp xếp gọn gàng:
Báo cáo thuế hàng tháng:
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Báo cáo thuế theo quý:
- Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính.
Báo cáo thuế thu nhập cá nhân (TNCN). - Báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
- Báo cáo xuất nhập khẩu (nếu có).
- Báo cáo thuế môn bài.
Báo cáo tài chính và quyết toán thuế hàng năm:
- Báo cáo tài chính năm.
- Quyết toán thuế TNDN.
- Quyết toán thuế TNCN.
- Hồ sơ hoàn thuế (nếu có).
Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân tính theo tháng hay năm ‘
Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân theo tháng
Giải trình thuế là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh các sai sót có thể dẫn đến phạt thuế. Hy vọng những kinh nghiệm giải trình thuế được chia sẻ trong bài viết của kế toán Thái Phong sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.
