Để nắm được thực trạng tài chính của một doanh nghiệp, cơ quan quản lý và ban quản lý sẽ dựa vào báo cáo tài chính – một trong những tài liệu quan trọng nhất. Và với sự đổi mới về kinh tế thị trường hiện nay, nhằm tối ưu hóa công việc nhằm đạt được hiệu suất cao nhất các công ty đều sử dụng phương pháp lập báo cáo tài chính trên excel. Vậy những lưu ý khi sử dụng loại hình này bao gồm những gì? Để biết thêm chi tiết hãy cùng Thái Phong tìm hiểu qua bài viết sau đây.
Hướng dẫn lập báo cáo tài chính trên excel chi tiết
Như Thái Phong đã đề cập bên trên, đối với mỗi công ty lập bản báo cáo tài chính chi tiết là vô cùng cần thiết. Nhưng để lập nên một bản báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn thì cần những người có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ, đặc biệt là đối với vấn đề lập báo cáo tài chính trên excel.
Các bước lập báo cáo tài chính trên excel hiệu quả.
Về cơ bản, khi tiến hành hướng dẫn lập báo cáo tài chính trên excel (BCTC) cũng tương tự như lập hồ sơ quyết toán thuế. Những giấy tờ và thủ tục mà kế toán viên cần chuẩn bị bao gồm: Báo cáo kết quả về tình hình hoạt động kinh doanh; Thuyết minh về báo cáo tài chính; Bảng cân đối tài khoản và Bảng cân đối kế toán: Báo cáo về lưu chuyển tiền tệ. Cụ thể như sau:
Bảng cân đối phát sinh dựa theo năm hoạt động
Tương tự như cách lập bảng cân đối phát sinh tháng cùng với số liệu tổng hợp từ bảng nhập liệu cả năm, lập bảng cân đối phát sinh sẽ bao gồm:
Cột thể hiện tên tài khoản; mã tài khoản được lập dựa trên cơ sở danh mục từ DMTK.
Cột thể hiện số dư Có và dư Nợ đầu kỳ: Cách xử lý vấn đề này kế toán viên cần có kiến thức căn bản về những hàm tính toán của excel như VLOOKUP để tìm ở cấn đối phát sinh tháng 1 ( phần dư nằm ở đầu kỳ ).
Cột phát sinh Có và Nợ: Tiến hành sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp các tháng nằm ở bảng nhập liệu.
Cột thể hiện số dư Có và dư Nợ ở cuối kỳ: Sử dụng hàm MAX để tổng hợp những dòng thông tin này một cách chính xác.
Đối với dòng Tổng cộng: Sử dụng hàm SUMTOTAL để cộng những con số đã được đưa ra.
Các chỉ tiêu cột tài sản, doanh thu, chi phí, BCTC và Nguồn vốn: Xác định các TK trên cân đối phát sinh năm ứng với chỉ tiêu nào trên BC kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán, rồi gắn mã số chỉ tiêu đó cho TK tương ứng.
Xem thêm: Quy định về kiểm toán báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán
Lập bảng cân đối kế toán vào cuối năm tài chính.
Kết quả của bảng cân đối kế toán đúng khi: Nguồn vốn = Tổng tài sản.
Cột số năm trước: Dựa vào Cột năm nay của Bảng cân đối kế toán năm trước.
Cột số năm nay: Dùng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ cân đối phát sinh.
Dãy điều kiện: Là cột có lý hiệu “NV” với các mã số thuộc nguồn vốn. Hoặc cột có ký hiệu là “TS, DT, CP” đối với các mã số phần Tài sản.
Điều kiện cần tính: Các cô mã số trên bảng cân đối kế toán.
Dãy tính tổng: Là cột dư nợ với các mã số thuộc phần tài sản, cột dư nợ có với các mã số thuộc phần nguồn vốn.
Mẫu bảng cân đối kế toán.
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Nhằm mục đích thể hiện kết quả kinh doanh của một kỳ, kế toán viên sẽ sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh dựa trên một kỳ. Cụ thể:
Đối với cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để thực hiện lấy số liệu từ bảng cân đối phát sinh.
Đối với cột số năm trước: Những số liệu này sẽ căn cứ vào cột Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm trước.
Thể hiện dãy điều kiện: cột phản ánh tài sản và doanh thu cùng với chi phí trên Bảng cân đối phát sinh của một năm.
Điều kiện cần tính của một bảng báo cáo kết quả: Các ô mã số trên báo cáo cần đảm bảo tính chính xác trước khi xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Dãy tính tổng: Được căn cứ dựa trên cột phát sinh Nợ trên chi phí phát sinh năm.
Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm
Báo cáo về vấn đề lưu chuyển tiền tệ
Được sử dụng với mục đích thể hiện tình trạng ra vào của dòng tiền doanh nghiệp. Đặc biệt đối với kết quả báo cáo lưu chuyển tiền cần đảm bảo yếu tố số chỉ tiêu trên lưu chuyển tiền tệ không được vượt quá so với số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Với mục đích nhằm giải thích thêm cho các bảng như: Bảng cân đối kế toán hoặc Báo cáo kết quả tình hình kinh doanh hay Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dựa vào các loại hình báo cáo mà Thái Phong đã đề cập, kế toán có thể dễ dàng cách lên báo cáo tài chính bằng excel.
Lưu ý khi lập bảng cáo cáo tài chính trên excel
Với bất kỳ một loại hình báo cáo nào được thực hiện trong nghiệp vụ kế toán đều tồn tại những ưu nhược điểm riêng. Đối với cách làm báo cáo tài chính trên excel cũng không ngoại lệ.
Ưu điểm khi tiến hành lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel
Đảm bảo tính rõ ràng đối với kiểm soát thống kê dữ liệu
Đây là một trong những ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán đó là giúp các kế toán viên thực hiện nghiệp vụ một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi thực hiện việc theo dõi nếu sử dụng các loại hàm có sẵn trên excel không chỉ giúp cho công việc đơn giản mà còn đảm bảo được độ chính xác hơn.
Linh hoạt thêm bớt dữ liệu thông tin
Trong quá trình thực hiện công việc, thêm và bớt là điều không thể tránh. Nếu bạn có khả năng sử dụng tốt các phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp và thêm bớt dữ liệu.
Nhược điểm khi tiến hành lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel
Bên cạnh những chức năng có sẵn trong quá trình sử dụng, cách làm báo cáo tài chính trên excel vẫn tồn tại nhiều bất cập. Cụ thể:
Năng suất làm việc không cao
Lý do đầu tiên của vấn đề này xuất phát từ việc sai sót khi thực hiện đặt hàm và khớp dữ liệu. Lý do khách quan đó là vì kế toán viên có quá nhiều công việc được xử lý như tổng hợp rất nhiều loại thông tin từ nhiều giấy tờ và chứng từ. Còn lý do chính nằm ở sự vốn kiến thức không đủ để giải quyết vấn đề.
Khó phát hiện lỗi sai
Nếu không có đủ thông tin và vốn kiến thức để thực hiện nghiệp vụ sẽ khiến các bạn trở nên lúng túng khi xử lý thông tin được đưa ra. Đối với những thông số chỉ cần một lỗi sai nhỏ cũng dẫn tới kết quả không chính xác gây ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của công ty.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính
Trên đây là tìm hiểu về lập báo cáo tài chính trên excel của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
