Biên bản xoá bỏ hoá đơn điện tử là thủ tục được lập khi hoá đơn có những sai phạm và cần bị huỷ bỏ. Do đó, mỗi khi huỷ hoá đơn điện tử có cần biên bản và quy định là bắt buộc. Hãy cùng kế toán Thái Phong hiểu rõ nội dung trên với bài viết sau đây nhằm thực hiện theo đúng quy định pháp luật nhé.
Trường hợp cần lập biên bản xoá bỏ hoá đơn điện tử
Huỷ hoá đơn điện tử là việc không thể tránh được trong khi sử dụng và lập hoá đơn. Và khi huỷ hoá đơn điện tử thì việc lập biên bản xoá bỏ hoá đơn điện tử sẽ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
1 – Doanh nghiệp không còn sử dụng hoá đơn điện tử đã bán
Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hoá đơn điện tử như lý do thay đổi Thông tư hoặc yêu cầu đổi nhà cung cấp. .. cần huỷ trong vòng 30 ngày tính từ khi không sử dụng.
2 – Doanh nghiệp thay đổi trụ sở, chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển cơ quan thuế
Trong những trường hợp trên việc huỷ hoá đơn cũ là cần thiết và có thể nhanh chóng xử lý cũng với cách sử dụng hoá đơn mới được phát hành.
3 – Khi đã lập và thấy có thiếu sót trên hoá đơn điện tử
Trường hợp này có 2 khả năng diễn ra:
- Trường hợp 1 – Hoá đơn lập xong không bàn giao đến người mua: Với tình huống trên bên bán sẽ lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử nêu cụ thể lý do huỷ và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế thực hiện việc huỷ hoá đơn.
- Trường hợp 2 – Hoá đơn đã lập và đã chuyển đến người mua và giữa 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp trên người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản huỷ hoá đơn và tất cả 2 bên đều ký nhận, gửi thông báo về việc huỷ hoá đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hoá đơn điện tử mới thay và gửi cho bên mua.
>> Xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
4 – Hoá đơn điện tử quá thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Thông thường quy định của Luật kế toán là hoá đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi quá hạn lưu trữ người bán có thể huỷ hoá đơn điện tử (nếu không có các văn bản hướng dẫn của cơ quan có trách nhiệm) .
5 – Hoá đơn đã lập nhưng trái quy định của nhà nước:
Đó có thể là các hoá đơn lập giả hay có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì cần thực hiện huỷ theo trình tự quy định.
Biên bản hủy HĐĐT bằng giấy
Những lưu ý khi lập biên bản xoá bỏ hoá đơn điện tử
Việc huỷ hoá đơn điện tử được thực hiện khá nhanh chóng, tuy nhiên trong khi huỷ bạn cần chú ý một số điểm sau nhằm đảm bảo huỷ hoá đơn theo quy định:
- Việc huỷ bỏ hoá đơn điện tử cũng cần được đảm bảo sự nguyên vẹn của những hoá đơn điện tử bị xoá. Phải không được thay đổi hoặc chỉnh sửa nội dung trên các hoá đơn đã lập, đã ký và gửi đi.
- Trường hợp huỷ hoá đơn đang sử dụng tại Thông tư cũ để chuyển đổi thành hoá đơn theo Thông tư mới thì cần có văn bản huỷ hoá đơn theo mẫu TB 03/AD trên HTKK và gửi đến Cơ quan thuế.
- Để tránh việc huỷ hoá đơn vì sơ suất khi lập, hãy lập hoá đơn điện tử rồi gửi qua email bên mua sẽ xác nhận. Khi bên mua đã chấp nhận hoá đơn mới ký vào rồi gửi đi.
- Nên dùng những ứng dụng hoá đơn điện tử có chứa biên bản huỷ hoá đơn sẽ dễ hơn trong việc lập lại thủ tục và hồ sơ khi huỷ hoá đơn.
Biên bản hủy HĐĐT bằng phần mềm
Trên đây là tìm hiểu về biên bản xoá bỏ hoá đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website kế toán Thái Phong hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
