Kiểm kê quỹ tiền mặt là công việc quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Một biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt mới nhất cùng hướng dẫn cách lập đúng quy định.
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là gì?
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là văn bản ghi nhận số tiền thực tế đang có trong quỹ tại một thời điểm cụ thể, đồng thời đối chiếu với số dư trên sổ sách kế toán để xác định chênh lệch (nếu có).
Mục đích của việc lập biên bản kiểm kê quỹ là nhằm đảm bảo số liệu tài chính minh bạch, kiểm soát tốt tình trạng thừa hoặc thiếu tiền mặt so với sổ kế toán. Điều này giúp tăng cường công tác quản lý quỹ, xác định trách nhiệm liên quan và ghi nhận chính xác các khoản chênh lệch vào sổ sách kế toán.
Hoạt động kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán và cần được thực hiện theo các thời điểm sau:
- Kiểm kê định kỳ: Cuối tháng, cuối quý, cuối năm để đảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính.
- Kiểm kê đột xuất: Khi có dấu hiệu sai sót hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo, kiểm toán.
- Kiểm kê khi bàn giao: Khi có sự thay đổi nhân sự liên quan đến thủ quỹ hoặc kế toán viên phụ trách.
Khi nào cần lập biên bản kiểm kê quỹ?
Doanh nghiệp cần kiểm kê quỹ tiền mặt trong các trường hợp sau:
- Cuối tháng/quý/năm để đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán.
- Khi có sự thay đổi về nhân sự liên quan đến thủ quỹ hoặc kế toán.
- Khi phát hiện có sai lệch trong quá trình thu, chi tiền mặt.
- Theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc kiểm toán.
Xem thêm: Báo cáo thuế cuối năm gồm những gì?
Ai tham gia vào quá trình kiểm kê quỹ?
Thông thường, hội đồng kiểm kê quỹ bao gồm:
- Thủ quỹ: Người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt của doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng: Người theo dõi sổ sách kế toán.
- Đại diện ban lãnh đạo hoặc kiểm toán nội bộ.
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt chuẩn 2025
1. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt VNĐ
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (Mẫu 08a-TT) do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tiền mặt minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định kế toán.
Quy định chung về biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
- Biên bản phải ghi rõ tên doanh nghiệp (hoặc đóng dấu) và các bộ phận liên quan ở góc trái phía trên.
- Kiểm kê được thực hiện theo định kỳ (cuối tháng, quý, năm) hoặc khi có yêu cầu đột xuất.
- Ban kiểm kê gồm các thành viên có trách nhiệm trực tiếp như kế toán trưởng và kế toán quỹ nhằm đảm bảo tính khách quan.
Nguyên tắc lập biên bản kiểm kê
- Người lập biên bản cần ghi chi tiết thời gian kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm) và số chứng từ liên quan.
- Trước khi kiểm kê, kế toán phải cập nhật đầy đủ các khoản thu, chi và tính toán số dư quỹ tại thời điểm kiểm kê.
- Tiền mặt cần được phân loại theo từng mệnh giá để tiện kiểm đếm và đối chiếu.
Xử lý chênh lệch trong kiểm kê
- Biên bản phải ghi nhận chính xác số dư quỹ thực tế và số dư trên sổ sách kế toán.
- Nếu có sự chênh lệch, cần làm rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm và báo cáo lên cấp trên để xử lý theo quy định.
Việc kiểm kê quỹ tiền mặt đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, hạn chế rủi ro tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán.
Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt VNĐ nẫu 08a-TT
2. Mẫu bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ
Tương tự như quỹ tiền mặt VNĐ, biên bản kiểm kê quỹ ngoại tệ (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các khoản thu chi bằng ngoại tệ, vàng, cũng như các loại tiền tệ khác. Việc kiểm kê cần đảm bảo tuân thủ quy trình nghiêm ngặt để hạn chế rủi ro và đảm bảo tính chính xác trong kế toán tài chính.
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ (Mẫu 08b-TT)
Nguyên tắc cần tuân thủ khi sử dụng bảng kê quỹ tiền mặt
Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kiểm kê quỹ tiền mặt, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng sau:
-
Hoàn tất ghi sổ trước khi kiểm kê
- Trước khi tiến hành kiểm kê, thủ quỹ phải cập nhật đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ.
- Đồng thời, thủ quỹ cần tính toán chính xác số dư tiền mặt tại thời điểm kiểm kê để đảm bảo đối chiếu đúng với thực tế.
-
Thành lập Ban kiểm kê
- Quá trình kiểm kê phải được thực hiện bởi Ban kiểm kê, bao gồm các thành viên có trách nhiệm trực tiếp với quỹ tiền mặt.
- Thành phần Ban kiểm kê bắt buộc phải có kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán cùng với thủ quỹ để đảm bảo tính khách quan và chính xác.
-
Kiểm kê chi tiết từng mệnh giá tiền
- Khi kiểm kê, cần kiểm đếm cụ thể từng loại tiền và ghi nhận đầy đủ vào bảng kê quỹ tiền mặt.
- Việc ghi chép chi tiết giúp tránh sai sót và tạo cơ sở đối chiếu rõ ràng với sổ sách kế toán.
-
Xử lý chênh lệch nếu có
- Nếu có sự chênh lệch giữa số tiền thực tế và số liệu trên sổ sách, Ban kiểm kê phải lập báo cáo chi tiết gửi lên giám đốc hoặc bộ phận có thẩm quyền.
- Ban lãnh đạo sẽ xem xét nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý phù hợp để đảm bảo tính minh bạch tài chính.
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tiền hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán. Việc lập biên bản đúng quy trình không chỉ giúp xác định số dư thực tế, mà còn hỗ trợ phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có. Để đảm bảo công tác quản lý tài chính luôn minh bạch và chặt chẽ, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất khi cần thiết, đồng thời lưu trữ biên bản đầy đủ để phục vụ công tác đối chiếu và báo cáo. Hãy liên hệ ngay Kế Toán Thái Phong nếu bạn đang cần tư vấn trực tiếp nhé!
