Biên bản kiểm kê tài sản là gì?
Biên bản kiểm kê tài sản là tài liệu ghi lại toàn bộ quá trình rà soát, kiểm tra tài sản trong doanh nghiệp. Thông qua biên bản này, doanh nghiệp có thể xác định số lượng cũng như giá trị tài sản thực tế, sau đó đối chiếu với dữ liệu trên sổ sách kế toán. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu kế toán, ban quản trị sẽ dựa vào đó để đưa ra phương án quản lý phù hợp, đồng thời làm căn cứ cho việc xác định trách nhiệm và điều chỉnh số liệu kế toán chính xác.
Khi nào cần sử dụng mẫu kiểm kê tài sản?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là quá trình đo lường, xác định số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê, đồng thời đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi nhận chi tiết trong Biên bản kiểm kê tài sản.
Ngoài ra, khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán 2015 cũng quy định các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành kiểm kê tài sản, bao gồm:
- Khi kết thúc năm tài chính;
- Khi doanh nghiệp thực hiện chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc thực hiện giao dịch bán, cho thuê tài sản;
- Khi doanh nghiệp chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
- Khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự cố gây thiệt hại lớn;
- Khi có yêu cầu đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Biên bản kiểm kê tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính và tài sản của doanh nghiệp.
Mẫu kiểm kê tài sản mới nhất 2025
Mẫu Biên bản kiểm kê tài sản cố định (theo Thông tư 200/TT-BTC)
Mẫu Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (theo Thông tư 133/TT-BTC)
Đối tượng áp dụng mẫu kiểm kê tài sản cố định theo Thông tư 200 và Thông tư 133
1. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC, Biên bản kiểm kê tài sản cố định được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế. Ngoài ra, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể vận dụng quy định của Thông tư này để điều chỉnh phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý của mình.
2. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Theo Điều 2 Thông tư 133/2016/TT-BTC, Biên bản kiểm kê tài sản cố định được áp dụng cho:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) hoạt động trong mọi lĩnh vực, thuộc mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, nhóm doanh nghiệp này không bao gồm doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã 2023.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán,… nếu đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc phê duyệt chế độ kế toán đặc thù.
Việc áp dụng Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo từng Thông tư giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê và quản lý tài sản một cách hiệu quả, phù hợp với quy định pháp luật và đặc thù kinh doanh.
Hướng dẫn lập biên bản mẫu kiểm kê tài sản chính xác
Để đảm bảo biên bản kiểm kê tài sản được lập chính xác, đúng quy định pháp luật và phản ánh trung thực tình trạng tài sản của doanh nghiệp, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ghi thông tin đơn vị và bộ phận sử dụng tài sản
- Ghi rõ tên doanh nghiệp, bộ phận hoặc phòng ban chịu trách nhiệm sử dụng tài sản cần kiểm kê.
Bước 2: Xác định thời điểm kiểm kê
- Ghi thời gian thực hiện kiểm kê (ngày, tháng, năm) để làm căn cứ đối chiếu với sổ sách kế toán.
Bước 3: Thông tin về Ban kiểm kê tài sản
- Ghi rõ họ tên, chức vụ của các thành viên trong Ban kiểm kê chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quá trình kiểm kê.
Bước 4: Ghi kết quả kiểm kê vào bảng
- Thống kê đầy đủ thông tin về từng tài sản bao gồm: tên tài sản, số lượng, giá trị, tình trạng sử dụng, số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu thực tế kiểm kê.
Bước 5: Đánh giá kết quả kiểm kê
- Trường hợp không có chênh lệch: Điều này cho thấy doanh nghiệp đang quản lý tài sản hiệu quả.
- Trường hợp có chênh lệch (thừa hoặc thiếu tài sản):
- Xác định nguyên nhân chênh lệch.
- Đính kèm kiến nghị của Ban kiểm kê.
- Báo cáo với chủ doanh nghiệp để có hướng xử lý phù hợp.
Việc thực hiện kiểm kê tài sản theo đúng trình tự giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tài sản cố định, hạn chế thất thoát và tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.
Hướng dẫn ghi mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Thông tư 200 và Thông tư 133
1. Hướng dẫn ghi Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Mẫu số 05-TSCĐ – Thông tư 200/2014/TT-BTC
-
Phần đầu biên bản:
- Góc trái trên cùng: Ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu doanh nghiệp.
- Bộ phận sử dụng tài sản kiểm kê.
- Thời điểm lập biên bản kiểm kê: (… giờ … ngày … tháng … năm …).
-
Nội dung kiểm kê:
- Ban kiểm kê gồm các thành viên, trong đó kế toán theo dõi tài sản cố định bắt buộc tham gia.
- Kiểm kê theo từng tài sản cố định riêng biệt.
- Cột “Theo sổ kế toán”: Ghi số lượng, nguyên giá và giá trị còn lại từ sổ sách kế toán vào cột 1, 2, 3.
- Cột “Theo kiểm kê”: Ghi số lượng, nguyên giá và giá trị còn lại theo kết quả thực tế vào cột 4, 5, 6.
- Cột “Chênh lệch”: Nếu có sự sai lệch giữa sổ sách và thực tế, ghi số chênh lệch (thừa hoặc thiếu) vào cột 7, 8, 9.
- Xác định nguyên nhân chênh lệch và đưa ra kiến nghị.
-
Phần cuối biên bản:
- Chữ ký và họ tên của Trưởng ban kiểm kê.
- Chữ ký soát xét của kế toán trưởng.
- Giám đốc doanh nghiệp duyệt biên bản.
- Mọi chênh lệch phải được báo cáo để xử lý kịp thời.
2. Hướng dẫn ghi mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Mẫu số 05-TSCĐ – Thông tư 133/2016/TT-BTC
-
Phần đầu biên bản:
- Tên đơn vị hoặc dấu doanh nghiệp được ghi ở góc trái trên cùng.
- Bộ phận sử dụng tài sản.
- Thời điểm lập biên bản kiểm kê (… giờ … ngày … tháng … năm …).
-
Nội dung kiểm kê:
- Ban kiểm kê phải có kế toán theo dõi tài sản cố định.
- Kiểm kê từng tài sản cố định riêng biệt.
- Cột “Theo sổ kế toán”: Ghi số lượng, nguyên giá và giá trị còn lại vào cột 1, 2, 3.
- Cột “Theo kiểm kê”: Ghi số lượng, nguyên giá và giá trị còn lại vào cột 4, 5, 6.
- Cột “Chênh lệch”: Nếu có sai lệch, ghi số thừa hoặc thiếu vào cột 7, 8, 9.
- Xác định nguyên nhân chênh lệch, nêu ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê.
-
Phần cuối biên bản:
- Chữ ký của Trưởng ban kiểm kê.
- Chữ ký soát xét của kế toán trưởng.
- Giám đốc doanh nghiệp phê duyệt biên bản.
- Báo cáo giám đốc doanh nghiệp nếu có sự chênh lệch đáng kể.
Việc lập Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo đúng quy định giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, tránh thất thoát và đảm bảo minh bạch trong công tác kế toán.
Một số lưu ý khi lập biên bản kiểm kê tài sản cố định
Quá trình lập biên bản kiểm kê tài sản cố định không quá phức tạp, nhưng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
1. Đảm bảo thông tin đầy đủ, rõ ràng
- Biên bản phải ghi chi tiết từng tài sản, bao gồm:
- Mã tài sản
- Tên tài sản
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Nguyên giá
- Giá trị còn lại
- Tình trạng tài sản (mới, cũ, hỏng hóc, cần sửa chữa, thanh lý, v.v.)
- Hạn chế sai sót do thiếu hoặc nhầm lẫn thông tin về tài sản.
2. Kiểm kê khách quan và chính xác
- Ban kiểm kê cần kiểm tra thực tế tài sản, tránh chỉ đối chiếu trên sổ sách.
- Sử dụng phương pháp đo lường chính xác, ghi nhận số liệu trung thực.
- Không để xảy ra tình trạng kiểm kê qua loa, gây ảnh hưởng đến kết quả quản lý tài sản.
3. Xác nhận chênh lệch và nguyên nhân
- Nếu phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, cần:
- Xác định nguyên nhân: thất thoát, hao mòn, mất cắp, nhập/xuất sai quy trình, v.v.
- Đề xuất hướng xử lý: điều chỉnh sổ sách, bù trừ, báo cáo cấp trên, v.v.
- Cần có biện pháp khắc phục để tránh lặp lại sai sót trong các kỳ kiểm kê tiếp theo.
4. Ghi chú tình trạng tài sản chi tiết
- Ghi rõ tài sản còn sử dụng tốt hay bị hư hỏng, cần bảo trì hay thanh lý.
- Nếu tài sản hỏng hóc, cần nêu rõ mức độ hư hại và hướng xử lý.
Việc tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp mẫu kiểm kê tài sản cố định chính xác, minh bạch và hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý tài sản hiệu quả hơn.
