Trong hoạt động mua bán hàng hóa, hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch và đảm bảo tính minh bạch về tài chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, mua hàng của cá nhân không có hóa đơn, có thể gây ra những khó khăn nhất định khi cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa hoặc thực hiện các thủ tục kế toán, thuế. Cùng kế toán Thái Phong tìm hiểu về những rủi ro trong bài viết dưới đây.
Định nghĩa mua hàng của cá nhân không có hóa đơn
Mua hàng hóa từ cá nhân mà không có hóa đơn là một hình thức giao dịch không có chứng từ xác nhận chính thức từ người bán. Việc này thường xuất hiện trong các giao dịch không chính thức, gây ra khó khăn trong việc xác minh nguồn gốc và giá trị của hàng hóa. Đồng thời, nó cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người mua, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về pháp lý hoặc chất lượng sản phẩm.
Định nghĩa
Cơ sở pháp lý
Theo điểm 2.4 khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), một số khoản chi của doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chỉ được chấp nhận nếu doanh nghiệp lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Nếu không lập bảng kê đầy đủ và kèm chứng từ thanh toán, các chi phí này sẽ không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Các trường hợp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ thay thế hóa đơn gồm:
- Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa… từ người sản xuất thủ công không kinh doanh.
- Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình, cá nhân tự khai thác.
- Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, dịch vụ từ hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không thuộc các trường hợp trên).
Thông tư quy định ra sao?
Những trường hợp mua hàng của cá nhân không có hoá đơn
Trường hợp nào mua tài sản của cá nhân không có hóa đơn? Dưới đây là 3 trường hợp điển hình:
Trường hợp mua hàng của cá nhân không có hoá đơn
Nếu mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản có mức doanh thu từ 100 triệu/năm trở xuống
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các đối tượng sau:
- Cá nhân tự sản xuất, đánh bắt và trực tiếp bán ra.
- Hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh nhưng trực tiếp bán tài sản hoặc cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
Để đảm bảo chi phí được tính hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ để xác nhận thỏa thuận giữa hai bên.
- Chứng từ thanh toán (có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, do giao dịch không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ, ghi nhận việc giao nhận giữa hai bên.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
Nếu mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản có mức doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, người bán phải liên hệ với Chi cục thuế nơi cư trú để lập hóa đơn bán lẻ và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí:
- Hợp đồng mua bán giữa doanh nghiệp và người bán.
- Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ để xác nhận việc bàn giao.
- Hóa đơn bán hàng do Chi cục thuế cấp.
- Chứng từ thanh toán, trong đó nếu giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng, thanh toán phải được thực hiện qua chuyển khoản theo quy định về thuế.
Nếu thuê cá nhân làm dịch vụ (HĐ thời vụ, giao khoán)
Khi doanh nghiệp thuê cá nhân thực hiện các công việc như xây dựng, lắp đặt, vận chuyển…, cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: Người bán phải liên hệ Chi cục thuế để lập hóa đơn bán lẻ và thực hiện kê khai thuế theo quy định.
- Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Không thuộc diện được cấp hóa đơn, nên doanh nghiệp cần lập bảng kê mua hàng để hạch toán chi phí hợp lý.
- Mua tài sản của cá nhân không kinh doanh: Nếu khoản chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trước khi thanh toán. Trường hợp này không được cấp hóa đơn bán lẻ.
Ưu và nhược điểm mua hàng của cá nhân không có hóa đơn
Khi mua hàng hóa từ cá nhân mà không có hóa đơn, doanh nghiệp và cá nhân mua hàng cần cân nhắc giữa lợi ích và rủi ro đi kèm.
Ưu điểm
- Giá cả thấp hơn: Hàng hóa từ cá nhân thường có giá rẻ hơn so với cửa hàng chính thức do không phải chịu các chi phí như quản lý, thuế và chứng từ.
- Giao dịch nhanh chóng: Việc mua bán diễn ra trực tiếp, không cần qua nhiều thủ tục hành chính hay quy trình phức tạp.
- Linh hoạt trong giao dịch: Người bán có thể điều chỉnh giá cả, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng dễ dàng hơn.
Có tiềm ẩn rủi ro nào không?
Nhược điểm
- Thiếu chứng từ pháp lý: Không có hóa đơn khiến việc xác minh nguồn gốc và giá trị hàng hóa trở nên khó khăn, đặc biệt khi cần kê khai thuế hoặc giải quyết tranh chấp.
- Rủi ro về chất lượng: Không có hóa đơn đồng nghĩa với việc khó yêu cầu bảo hành, đổi trả nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.
- Khó bảo vệ quyền lợi: Khi phát sinh vấn đề sau khi mua hàng, người mua có thể gặp khó khăn trong việc khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ.
- Nguy cơ pháp lý: Mua hàng không có hóa đơn có thể tiềm ẩn nguy cơ mua phải hàng giả, hàng nhái hoặc hàng không rõ nguồn gốc, dẫn đến các rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Hóa đơn gián tiếp là gì? Tất tần tật về hóa đơn gián tiếp
Cưỡng chế hóa đơn là gì và xử lý ra sao?
Nhìn chung, việc mua hàng của cá nhân không có hóa đơn tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là trong các vấn đề về pháp lý, thuế và kiểm soát tài chính. Do đó, cá nhân và doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng, ưu tiên lựa chọn những giao dịch minh bạch có hóa đơn để bảo vệ quyền lợi của mình. Mong rằng những chia sẻ trên đây của kế toán Thái Phong sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về kiến thức này.
