Nguyên tắc xuất hoá đơn đầu ra là các quy định mà kế toán cần nắm vững và cập nhật thường xuyên. Sự vi phạm trong việc lập hoá đơn có thể đẩy doanh nghiệp vào vấn đề pháp lý. Dưới đây là các nguyên tắc xuất hoá đơn đầu ra, nhằm giúp kế toán nắm vững nghiệp vụ và kiểm soát được công việc hay những sai phạm. Hãy tìm hiểu chi tiết các nguyên tắc này cùng Thái Phong nhé.
Nguyên tắc xuất hoá đơn đầu ra theo luật
Dựa theo các quy định tại thông tư 39 và thông tư 119 ban hành năm 2014/TT-BTC, thông tư 26/2015/TT-BTC về nguyên tắc xuất hoá đơn đầu ra.
Mỗi hoá đơn được kê khớp nội dung chính xác giữa các liên dù là chữ viết hay con số. Bên cạnh đó số thứ tự phải được lập từ nhỏ đến lớn cho các cơ sở, chi nhánh.
Nội dung hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Nguyên tắc xuất hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập và giao hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Kể cả là hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng, quảng cáo hay đem ra trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Các loại hình hóa đơn đầu ra hiện nay:
- Hoá đơn tự in
- Hoá đơn điện tử.
- Hoá đơn đặt in.
- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hoá đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Các loại hoá đơn bao gồm:
- Hoá đơn giá trị gia tăng.
- Hoá đơn bán hàng.
- Hoá đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
Nội dung trên hoá đơn đầu ra cần đảm bảo:
- Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không tẩy xóa, sửa chữa trên hoá đơn.
- Không sử dụng mực đỏ, dùng một loại mực, mực không phai.
- Gạch chéo phần còn trống. Nếu hoá đơn tự in thì không cần gạch chéo phần trống.
- Các ký tự là số hay chữ đều phải liên tục, không đè xóa.
Kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hoá đơn” trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hoá đơn.
Nội dung giữa các liên của hoá đơn phải trùng khớp
Nguyên tắc xuất hoá đơn cho các liên. Nếu hóa đơn xuất ra lập thành nhiều liên phải có sự thống nhất và chính xác giống nhau về con số và chữ viết. Các liên có thể được thay thế bằng một bảng kê hàng hóa dịch vụ đã lập đối với các hoá đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông, các loại thẻ – vé – phiếu,…
Trong trường hợp sai lệch nội dung, con số giữa các liên hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 theo Thông tư 9/2014/TT-BTC.
Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra
Khi thực hiện bán hàng hóa.
Doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn là khi quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa (bao gồm hợp đồng nếu có) được chuyển giao cho người mua. Hóa đơn sẽ xuất dù đơn hàng đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Khi cung ứng dịch vụ
Đối với các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thì ngày xuất hóa đơn đầu ra cho khách là ngày hoàn thành việc đơn hàng dịch vụ. Trong trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ sản phẩm và thu tiền trước hoặc trong quá trình giao dịch, ngày xuất hóa đơn là ngày thu tiền.
Riêng các trường hợp xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt hay các dịch vụ viễn thông, truyền hình. Thì cần xuất hóa đơn sau tối thiểu 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ. Hoặc có thể tính từ ngày kết thúc kỳ được hợp đồng đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
Đối với các công ty xây dựng, các công trình
Thời gian bàn giao hóa đơn đối với các công trình là ngày khách hàng nghiệm thu công trình, hạng mục đã hoàn thành. Việc xuất cũng không phụ thuộc vào đơn hàng đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Trong trường hợp phải bàn giao nhiều lần, bàn giao các hạng mục công trình, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao cần có một hóa đơn tương ứng cho mỗi hạng mục, giai đoạn.
Kết luận
Trên cơ sở những nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra đã được nêu, việc tuân thủ quy định và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn đầu ra là điều cần thiết và quan trọng đối với mỗi tổ chức hay doanh nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ pháp luật, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn. Việc áp dụng đúng nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra sẽ giúp nâng cao uy tín và niềm tin của đối tác kinh doanh cũng như tạo sự minh bạch và công bằng trong môi trường kinh doanh.
Tham khảo thêm Các định khoản kế toán công nợ trong doanh nghiệp
