Sử dụng hoá đơn giấy là một trong nhiều biện pháp giải quyết trường hợp hoá đơn điện tử có lỗi để hỗ trợ người bán điều chỉnh những nội dung sai sót trên hoá đơn chính xác theo yêu cầu và theo thực tiễn diễn ra. Hãy cùng kế toán Thái Phong đi tìm hiểu quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử trong bài viết sau đây nhé.
Khi nào thực hiện quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử được định nghĩa là điều chỉnh hoặc bố trí hoá đơn điện tử đúng chỗ và hợp lý hơn. Hoặc theo cách khác nữa là quyết định sửa đổi hoá đơn điện tử được đưa ra nếu có sai sót. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hoá đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hướng sửa đổi vì từng trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn điện tử có sai sót được xử lý theo các cách như:
1. Hủy hóa đơn điện tử
Nếu người bán nghi ngờ hoá đơn điện tử đã được cung cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi tới người mua có sai sót thì người bán phải báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT thực hiện thủ tục huỷ bỏ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, chữ ký số gửi cơ quan thuế đề nghị sử dụng mã hoá đơn mới cho HĐĐT đã lập để gửi đến người mua.
2. Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã cung cấp đến người mua mà người mua hoặc người bán thấy có sai sót (sai sót ở tên tuổi, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, những dữ liệu khác không sai sót) thì người bán báo với người mua biết là hoá đơn có sai sót và không phải xuất trả hoá đơn.
Người bán phải báo với cơ quan thuế là hoá đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, kể cả trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót như trên và chuyển lại hoá đơn đến cơ quan thuế.
3. Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế
Hoá đơn điện tử có dấu của ngành thuế hay hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã giao đến người mua mà người mua hoặc người bán thấy có sai sót (nhầm mã số thuế; sai sót về giá tiền ghi trên hoá đơn, sai mức thuế suất, tiền phạt hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng) thì có thể chọn một trong hai phương thức lập hoá đơn điện tử theo thứ tự này
– Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót.
Nếu người bán và người mua có thoả thuận trong quá trình lập văn bản thoả thuận mà việc lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ ràng sai sót, từ đó người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý: Nếu theo hướng dẫn hoá đơn điện tử đã lập không có mã mẫu hoá đơn và kí hiệu hoá đơn, số hoá đơn có sai sót thì người bán chỉ cần điều chỉnh chứ không tiến hành huỷ bỏ hoặc thay thế.
– Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử có sai sót, trong trường hợp người bán và người mua có thoả thuận bằng cách lập văn bản thoả thuận trước để lập hoá đơn thay thế nếu hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ ràng sai sót, từ đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế hoá đơn đã lập có sai sót.
4. Người bán kiểm tra sai sót
Nếu cơ quan thuế xác định hoá đơn điện tử đã thành lập có sai sót thì cơ quan này báo với người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT hướng dẫn người bán điều chỉnh sai sót.
Thủ tục thực hiện quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn những việc cần làm khi xử lý hoá đơn điện tử có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:
– Khi người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót trên hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót cần có hàng dòng “Điều chỉnh lại hoá đơn Mẫu số. .. ký hiệu. .. mã. .. ngày. .. tháng. .. năm”.
– Nếu hoá đơn điện tử đã lập có sai sót phải xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được chọn dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thực hiện việc điều chỉnh đối với mỗi hoá đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho từng hoá đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào nhưng muộn nhất là hạn cuối của ngày kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hoá đơn điện tử điều chỉnh.
– Nếu hoá đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc bổ sung nhưng sau kiểm tra lại trên hoá đơn vẫn có sai sót thì trong đợt xử lý kế tiếp người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã sử dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Còn nếu thông tin và giá trị trên hoá đơn có sai sót sẽ điều chỉnh lại (bỏ dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (viết dấu âm) phù hợp với thực tế điều chỉnh.
Trên đây là tìm hiểu về quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
