Hiện nay, hóa đơn điện tử đang trở nên vô cùng phổ biến đối với công việc kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết về các quy định về hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, hãy cùng kế toán Thái Phong đi tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé
> Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Một số thông tin về quy định về hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là loại hình hoá đơn mới được Bộ tài chính áp dụng đối với mọi doanh nghiệp kinh doanh nhằm thay dần việc phát hành và sử dụng hoá đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ dữ liệu được thuận tiện hơn nữa. Đem tới thuận lợi và thành công đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính thuế được dễ dàng hơn nữa.
Tại điểm 1 Khoản 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực thi hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã ghi:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các nội dung dữ liệu trong kinh doanh hàng hoá, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, chuyển, nhận, lưu trữ và quản lý qua phương tiện điện tử. Các quy định về hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của từng cá nhân theo qui định của luật pháp về thanh toán điện tử. Hoá đơn điện tử phải đáp ứng hai điều kiện: xác định được số đơn theo phương thức liên tiếp và theo thứ tự thời gian, các mã lệnh bảo đảm chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Khai thác tiện ích khi áp dụng quy định về hóa đơn điện tử
Giảm chi phí
Sử dụng hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in, vận chuyển, quản lý, lưu trữ và phát hành hoá đơn.
– Phát hành hoá đơn (Chỉ cần xuất hoá đơn đối với những khách hàng có yêu cầu sử dụng hoá đơn giấy) ;
– Phát hành hoá đơn cho khách hàng (Được phát hành bằng phương tiện điện tử qua portal hoặc e-mail) ;
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ qua nhiều phương tiện điện tử với chi phí thấp) ;
> Xem thêm: Những hiểu biết về Hóa đơn điện tử Thủy Nguyên
Dễ dàng quản lý kế toán
– Thuận tiện sổ sách, kế toán và tra cứu dữ liệu;
– Không gây nên sai sót, hỏng hóc, mất hoá đơn;
– Thực hiện việc kiểm tra thuế của Chủ doanh nghiệp;
– Thuận tiện cho việc thực hiện của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc kiểm tra, rà soát dữ liệu và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để kê khai, khấu trừ thuế.
Thuận tiện sử dụng
– Phát hành nhanh và theo lô nhiều;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Cải thiện việc quản lý và kiểm tra, truy tìm hoá đơn.
– Thời gian giao dịch ngắn hơn
– Giúp cải thiện thu nhập
> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
Hoá đơn điện tử bảo mật hơn hoá đơn giấy
Tăng độ bảo mật cho hoá đơn khi hoá đơn điển tử có thể copy thành nhiều bản sao nên hạn chế được những sai sót như mất hay hỏng hoá đơn và nếu cần thì yêu cầu cấp lại hoá đơn
Một số quy định về hóa đơn điện tử mà bạn nên biết
Điều khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử
Bên cạnh các ưu điểm đã nêu trên thì việc áp dụng HOÁ ĐƠN điện tử cũng còn nhiều khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạnh nhằm đảm bảo tuân thủ qui định của Luật Giao dịch điện tử và phải có đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao mới có thể đáp ứng và hoạt động chính xác theo yêu cầu của HĐ điện tử.
Trong thực tiễn, không nhiều doanh nghiệp có đầy đủ hiểu biết về kỹ thuật nhằm đáp ứng những yêu cầu đối với hệ thống, trang thiết bị như trình độ của đội ngũ kỹ thuật, khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu. .. .Trong quá trình sử dụng có không hiếm doanh nghiệp vấp phải sự cố khi hoá đơn đến không đúng hạn hay hệ thống cấp hoá đơn bị hỏng. .. Để giảm thiểu tình trạng trên, doanh nghiệp nên phối hợp với những đơn vị tư vấn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm mới có thể khắc phục khi có trục trặc.
Một khó khăn nữa hiện nay mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải là việc tích hợp hệ thống các phần mềm hoá đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn việc sử dụng hoá đơn điện tử. Khó khăn ở chỗ là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cấp từ đơn vị nước ngoài hay phẩn mềm trong nước chưa được thiết nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó có thể bổ sung hoặc chỉnh sửa cho đồng bộ, khiến việc triển khai không dễ dàng và tốn khá nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hoá đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc đồng bộ với cả phần mềm kế toán và bán hàng.
> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế Hải Phòng
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
Các đơn vị cơ quan, doanh nghiệp có thể phát hành với số hoá đơn nhiều hơn: Điện, Nước sạch, Viễn thông và Bưu chính
– Những đơn vị có nhiều chi nhánh kinh doanh ở nhiều Tỉnh/TP
– Những đơn vị có khách hàng không thường xuyên và tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Những doanh nghiệp sử dụng HOÁ ĐƠN theo yêu cầu của cơ quan thuế
Trên đây là tìm hiểu về quy định về hóa đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
