Trong hoạt động kế toán, chứng từ không chỉ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu và phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán. Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng thời gian quy định không những đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả. Chính vì vậy, việc tìm hiểu và nắm rõ thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là yêu cầu thiết yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán. Cùng kế toán Thái Phong tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Những loại chứng từ kế toán cần lưu trữ
Việc lưu trữ chứng từ kế toán phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể, các loại tài liệu cần được lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động tài chính.
- Sổ kế toán, bao gồm cả sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán, chẳng hạn như: hợp đồng kinh tế, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành (bao gồm cả dự án quan trọng quốc gia), báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
- Tài liệu về công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, tài liệu về phân phối các quỹ được trích từ lợi nhuận.
- Tài liệu liên quan đến các thay đổi về tổ chức và pháp lý của đơn vị như giải thể, phá sản, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị; cùng với các tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.
Một số loại chứng từ kế toán cần lưu trữ
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán
Tối thiểu 5 năm
Theo quy định, các loại tài liệu kế toán sau đây phải được lưu trữ tối thiểu trong thời gian 5 năm:
- Các chứng từ kế toán như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính, và không được lưu trong hồ sơ kế toán chính thức.
- Tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành nhưng không liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán hay lập báo cáo tài chính.
Lưu trữ chứng từ có mấy mốc thời gian?
Tối thiểu 10 năm
Theo quy định, các loại tài liệu kế toán sau đây phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Bảng kê, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính định kỳ, bao gồm báo cáo tháng, quý và năm.
- Báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí, ngân sách hoặc hoạt động tài chính cụ thể.
- Tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, phản ánh việc thay đổi, giảm trừ tài sản trong đơn vị kế toán.
Lưu trữ vĩnh viễn
Một số loại tài liệu kế toán có giá trị đặc biệt về mặt pháp lý, kinh tế hoặc lịch sử cần được lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước.
- Báo cáo quyết toán các dự án quan trọng cấp quốc gia.
- Tài liệu có ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, an ninh hoặc quốc phòng.
Việc quyết định lưu trữ vĩnh viễn căn cứ vào tính chất và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, và được xác định cụ thể bởi người đứng đầu đơn vị kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật. Mặc dù được gọi là lưu trữ vĩnh viễn, theo quy định thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm và có thể kéo dài cho đến khi tài liệu bị hư hỏng hoàn toàn do yếu tố tự nhiên hoặc được xử lý theo quy trình tiêu hủy đặc biệt.
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ kế toán
Việc xác định thời điểm bắt đầu lưu trữ tài liệu kế toán được quy định cụ thể theo từng nhóm tài liệu và thời hạn lưu trữ như sau:
Lưu trữ tối thiểu 5 năm
Theo quy định mới nhất, các tài liệu kế toán như: chứng từ kế toán, bảng kê, sổ kế toán, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, và biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm. Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ là kể từ năm kế tiếp năm tài liệu phát sinh hoặc được lập.
Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Đối với tài liệu sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, cũng như các tài liệu liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Trong trường hợp các văn bản pháp luật chuyên ngành có quy định thời hạn lưu trữ dài hơn, đơn vị kế toán phải tuân thủ theo thời hạn cao hơn đó. Thời điểm tính lưu trữ cũng bắt đầu từ năm kế tiếp năm tài liệu phát sinh hoặc được phê duyệt.
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Lưu trữ vĩnh viễn
Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, một số tài liệu kế toán có giá trị đặc biệt phải được lưu trữ vĩnh viễn. Thời điểm bắt đầu tính hạn lưu trữ cụ thể như sau:
- Đối với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm dự án quan trọng (nhóm BC), thời điểm tính là từ ngày báo cáo quyết toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Đối với tài liệu liên quan đến việc thành lập, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản, thời điểm bắt đầu lưu trữ được tính từ ngày đơn vị thực hiện các thủ tục pháp lý tương ứng.
- Đối với tài liệu liên quan đến hoạt động kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng, thời điểm tính lưu trữ bắt đầu từ ngày ban hành báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra chính thức.
Xem thêm: Các quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất
26 đối tượng không chịu thuế GTGT? Gồm những ai?
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là quy định bắt buộc của pháp luật mà còn là một phần trong hệ thống quản trị tài chính hiệu quả của mỗi đơn vị. Việc thực hiện đúng và đầy đủ quy định về lưu trữ chứng từ sẽ góp phần tăng cường tính minh bạch, tránh rủi ro pháp lý và hỗ trợ tốt cho các hoạt động kiểm tra, quyết toán sau này. Do đó, mỗi kế toán viên cần trang bị cho mình kiến thức vững chắc về vấn đề này để đảm bảo công việc được thực hiện chuyên nghiệp và đúng quy định, có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp hãy liên hệ kế toán Thái Phong nhé.
