Quy trình thu chi tiền mặt tại công ty là nghiệp vụ kế toán phổ biến tại các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lập phiếu thu – phiếu chi, ủy nhiệm thu – ủy nhiệm chi hợp pháp và theo đúng chế độ kế toán. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu chi tiết hơn về quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp.
> Xem thêm: Tìm hiểu về quy trình thu chi tiền mặt
Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt tại công ty?
Việc thu chi tiền mặt không được triển khai theo quy trình và thực thi một cách ngặt nghèo ví dụ như tiền mặt nộp về quỹ không kịp thời như lao lý hay chi tiền mặt nhưng không ghi nhận khá đầy đủ và đặc biệt quan trọng là người nắm giữ thu chi ( thủ quỹ kiêm kế toán tiền ) triển khai duyệt và chi những khoản không thiết yếu để trục lợi cá thể … sẽ dẫn đến rủi ro đáng tiếc thất thoát quỹ tiền mặt .
Trong kế toán có một nguyên tắc trình bày rõ nguy cơ này – nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Theo đó, thủ quỹ và kế toán tiền/kế toán thanh toán không thể là một người; chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ; sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt. Việc phân tách thành hai đối tượng, hai người khác nhau vừa giảm thiểu khối lượng công việc vừa đảm bảo kiểm tra chéo (đối chéo) việc ghi nhận thực hiện thu chi tiền mặt.
Hơn nữa, xây dựng quy trình thu chi với từng đầu mục công việc rõ ràng và các quy định cụ thể có liên quan sẽ giúp người thực hiện biết được những việc mình cần làm, cách thức thực hiện công việc đó để thu về kết quả. Như vậy, nhân viên sẽ nắm chắc được quyền hạn và nghĩa vụ công việc của mình để thực hiện tốt, tránh sai sót trong quá trình làm việc và nhất là rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
Quy trình thu chi tiền mặt tại công ty
Kế toán tiền mặt là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng phản ánh vào các sổ sách liên quan, tập hợp dữ liệu làm thông tin cho các phân hệ khác .
Đối với kế toán thu tiền mặt, những nhiệm vụ phát sinh được diễn đạt bằng sơ đồ dưới đây :
> Xem thêm: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Diễn giải sơ đồ kế toán thu tiền mặt:
- Bước 1:Người nộp tiền làm ý kiến đề nghị nộp tiền chuyển cho Kế toán giao dịch thanh toán ;
- Bước 2:Kế toán giao dịch thanh toán lậpphiếu thu ( thường gồm 3 liên ), đặt giấy than viết và chuyển cho Kế toán trưởng ;
- Bước 3:Kế toán trưởng ký và duyệt phiếu thu chuyển lại Kế toán giao dịch thanh toán ;
- Bước 4:Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
- Bước 5:Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 phiếu thu, giao lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán giao dịch ;
- Bước 6:Kế toán giao dịch thanh toán triển khai lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt ( TK 111 ) .
Đối với 3 liên của phiếu thu, một liên được lưu tại cuống, một liên người nộp tiền giữ. Nếu người ngoài doanh nghiệp thì liên này được xem là địa thế căn cứ chứng tỏ đã nộp tiền. Còn trường hợp người trong công ty thì liên này được giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm địa thế căn cứ chứng tỏ đã nộp tiền theo đúng phiếu thu .
Liên còn lại được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp những phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán và sau đó được dữ gìn và bảo vệ trong năm và hết năm được chuyển sang tàng trữ .
Đối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được dùng để xác lập số tiền mặt trong thực tiễn phải chi ra và là địa thế căn cứ để thủ quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi .
Phiếu chi được lập thành 2 liên. Trong đó, một liên lưu tại nơi lập phiếu, một liên dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi. Căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ.
Quy trình kế toán chi tiền mặt được minh họa bằng sơ đồ dưới đây :
> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
Diễn giải sơ đồ quy trình kế toán chi tiền mặt :
- Bước 1: Người ý kiến đề nghị chi tiền lập Giấy ý kiến đề nghị thanh toán giao dịch, Giấy đề xuất tạm ứng, … chuyển cho Kế toán thanh toán giao dịch ;
- Bước 2:Kế toán giao dịch thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng ;
- Bước 3:Kế toán trưởng nhận Phiếu chi, nếu không hài hòa và hợp lý sẽ trả lại phiếu chi cho kế toán giao dịch thanh toán chỉnh sửa, còn nếu hài hòa và hợp lý sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người được chuyển nhượng ủy quyền để ký duyệt Phiếu chi ;
- Bước 4:Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán giao dịch ;
- Bước 5:Kế toán giao dịch thanh toán đảm nhiệm Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ ;
- Bước 6: Thủ quỹ triển khai ký và xuất tiền cho Người đề xuất và lấy rất đầy đủ chữ ký bên nhận tiền ;
-
Bước 7:Thủ quỹ ghi sổ quỹ ( giữ lại liên 2 ) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán giao dịch để vào sổ tiền mặt ( TK 111 ) .
> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế Hải Phòng
Trên đây là tìm hiểu về quy trình thu chi tiền mặt tại công ty của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
