Trong hoạt động kinh doanh, việc thu hồi công nợ đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo dòng tiền ổn định và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình này cũng diễn ra suôn sẻ. Để giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược hiệu quả, bài viết dưới đây Thái Phong sẽ giới thiệu chi tiết về quy trình thu hồi công nợ cũng như những thông tin liên quan mà bạn cần nắm vững.
Công nợ là gì?
Hiểu một cách đơn giản, công nợ là tất cả các khoản tiền mà doanh nghiệp cần phải thu hoặc phải trả trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các khoản này bao gồm: tiền khách hàng còn nợ, tiền phải trả cho nhà cung cấp, các khoản tạm ứng, ký quỹ, và nhiều khoản phải thu hoặc phải trả khác.
Tùy theo từng trường hợp, công nợ của doanh nghiệp có thể chia thành:
Công nợ phải thu khách hàng
Là số tiền mà doanh nghiệp đáng lẽ đã nhận được từ khách hàng sau khi giao sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ kèm theo hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên, vì một số lý do, khách hàng chưa thanh toán hết hoặc mới thanh toán một phần. Để kiểm soát tốt công nợ này, doanh nghiệp cần có chính sách thanh toán rõ ràng và theo dõi sát sao từng khoản nợ.
Công nợ phải trả người bán
Đây là khoản doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp sau khi đã nhận hàng hóa, vật tư, công cụ hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Công nợ phải trả cho người bán cũng cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo mối quan hệ hợp tác lâu dài và uy tín trong kinh doanh.
Các khoản phải thu, phải trả khác
Bao gồm những khoản như tiền tạm ứng, ký quỹ, ký cược, tài sản thiếu hụt chưa xác định nguyên nhân, hoặc vật tư hư hỏng, mất mát… Nếu không kiểm soát tốt, những khoản này có thể phát sinh chi phí ngoài ý muốn, gây ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.
Thông tin chung về công nợ
Thu hồi công nợ là gì?
Thu hồi công nợ là quá trình doanh nghiệp thực hiện các bước để lấy lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác còn nợ sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc nhắc nhở, đàm phán, hoặc đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo khoản tiền được thanh toán đúng hạn. Việc thu hồi công nợ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn hạn chế rủi ro tài chính, góp phần giữ vững hoạt động kinh doanh lâu dài.
Cách thức thu hồi công nợ đơn giản
Công thức thời gian thu hồi công nợ
Để một khoản nợ có thể thu hồi công nợ trong vòng một năm, điều kiện tiên quyết là bên nợ phải có khả năng và thiện chí thanh toán. Nếu bên nợ có tài chính ổn định và sẵn sàng trả nợ, quá trình thu hồi công nợ sẽ diễn ra nhanh chóng. Ngược lại, nếu bên nợ có nhiều khoản nợ khác, khoản nợ nào được chủ động đòi hỏi và tác động mạnh mẽ hơn sẽ được ưu tiên thanh toán trước.
Thu hồi công nợ với quy trình bài bản
Chủ nợ cần tận dụng những “thời điểm vàng” khi bên nợ còn khả năng chi trả để gọi điện, gửi công văn hoặc gặp trực tiếp yêu cầu thanh toán. Nếu bỏ lỡ, việc thu hồi công nợ có thể kéo dài hoặc thậm chí mất trắng.
Đối với những khoản nợ khó, thời gian thu hồi công nợ có thể kéo dài từ 3–5 năm. Khi đó, chủ nợ thường phải khởi kiện ra tòa hoặc trung tâm trọng tài để yêu cầu thi hành án, tùy thuộc vào giá trị và tình trạng tài chính của bên nợ.
Trong trường hợp bên nợ mất khả năng thanh toán do phá sản, giải thể hoặc không còn tài sản, khả năng thu hồi gần như không còn. Tuy nhiên, nếu phát hiện bên nợ cố tình trốn nợ, chủ nợ có thể làm đơn tố cáo hành vi “lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản” để yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo pháp luật.
Quy trình thu hồi công nợ
Hiện nay có nhiều cách thu hồi công nợ khác nhau, mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ từng phương pháp để lựa chọn cách phù hợp, giúp việc thu hồi nợ đạt hiệu quả cao nhất.
Thu hồi công nợ bằng pháp lý
Đây là cách thu hồi công nợ dựa trên các quy định pháp luật và các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. Nếu khách nợ không tự nguyện thanh toán, chủ nợ có thể:
- Khởi kiện ra Tòa án.
- Tố giác hành vi vi phạm đến cơ quan điều tra.
Phương pháp này giúp chủ nợ sử dụng quyền lực pháp lý để buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Tuy nhiên, quá trình tố tụng có thể mất thời gian và chi phí.
Thu hồi công nợ bằng thương lượng
Thu hồi nợ bằng thương lượng là cách tiếp cận mềm mỏng, dùng kỹ năng giao tiếp để tác động vào tâm lý khách nợ, vừa đòi được tiền vừa giữ mối quan hệ tốt đẹp.
Quy trình thương lượng gồm:
- Chuẩn bị: Xem xét hồ sơ công nợ, đánh giá khả năng chi trả của khách nợ và lên kế hoạch đàm phán.
- Tiếp xúc: Gọi điện, nhắn tin, gửi email hoặc hẹn gặp trực tiếp khách nợ. Lưu ý, quá trình này có thể kéo dài nên mỗi cuộc trao đổi đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Các giải pháp thu hồi công nợ của doanh nghiệp
Để việc thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:
- Xây dựng chính sách chi trả rõ ràng: Trước khi ký hợp đồng, cần thỏa thuận cụ thể về thời hạn thanh toán, các khoản phạt nếu chậm trả.
- Ghi rõ ngày thanh toán trên hóa đơn: Nên ghi hạn cụ thể như “Ngày 30/6” thay vì chỉ ghi “trong 30 ngày”.
- Thiết lập quy trình thu hồi công nợ: Phân công người phụ trách, quy định cách liên hệ và nhắc nhở khách nợ.
- Gửi hóa đơn qua email: Giúp khách hàng nhận nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi.
- Gọi điện và gặp trực tiếp: Nếu gửi email không hiệu quả, hãy chủ động liên hệ để nhắc thanh toán.
- Trình bày rõ ràng mục đích liên hệ: Trao đổi trực tiếp với người có quyền quyết định và xác nhận lại các thỏa thuận.
- Giữ bình tĩnh khi trao đổi: Luôn kiên nhẫn, lịch sự để duy trì mối quan hệ và xử lý tốt tình huống.
- Yêu cầu ký cam kết: Sau cuộc trao đổi, nên yêu cầu khách hàng ký cam kết thanh toán bằng văn bản.
Xác định các giải pháp phù hợp
Xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Mô tả công việc của kế toán công nợ
Dịch vụ đào tạo có chịu thuế GTGT không?
Quản lý và thực hiện thu hồi công nợ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn tài chính mà còn nâng cao uy tín trên thị trường. Hy vọng với quy trình và những thông tin liên quan mà chúng tôi chia sẻ, bạn đã có thêm kiến thức cần thiết để xây dựng chiến lược thu hồi công nợ phù hợp và chuyên nghiệp. Đừng quên theo dõi Thái Phong để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về quản trị tài chính và kinh doanh!
