Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh công nợ là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát dòng tiền, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển và vận hành. Chính vì vậy, nắm rõ các hình thức thu hồi nợ cũng như áp dụng linh hoạt các kinh nghiệm thực tiễn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ tài chính và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Khái niệm về thu hồi công nợ
Thu hồi công nợ là quá trình mà bên cho vay hoặc cung cấp dịch vụ (chủ nợ) yêu cầu bên vay hoặc bên nhận dịch vụ (khách nợ) thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo đúng thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng, hoặc theo các quyết định, bản án của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc thu hồi có thể diễn ra khi khoản nợ đến hạn hoặc đã quá hạn nhưng chưa được chi trả.
Khái niệm thu hồi công nợ
Việc chủ động thu hồi công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền ổn định và sự cân bằng tài chính cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Nó góp phần bảo vệ lợi ích kinh tế, tránh thất thoát tài sản và giúp doanh nghiệp có đủ nguồn lực để tái đầu tư, duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển lâu dài, hạn chế tối đa các rủi ro tài chính và nguy cơ phá sản do mất vốn.
Các hình thức thu hồi công nợ hiện nay
Hiện tại, có nhiều phương pháp khác nhau để thu hồi công nợ, mỗi phương pháp đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc lựa chọn cách thức phù hợp không chỉ phụ thuộc vào tính chất khoản nợ mà còn liên quan đến mối quan hệ với khách nợ và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Các hình thức thu hồi công nợ phổ biến
Thu hồi công nợ theo hướng pháp lý
Đây là phương thức sử dụng quy định của pháp luật làm cơ sở để yêu cầu khách nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Việc thu hồi nợ bằng pháp lý thường được tiến hành khi các biện pháp mềm không mang lại hiệu quả hoặc khi khách nợ cố tình trì hoãn, trốn tránh trách nhiệm trả nợ.
Hình thức này bao gồm các bước như:
- Khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền, dựa vào hợp đồng hoặc tài liệu đã ký kết.
- Tố giác hành vi vi phạm nếu có dấu hiệu chiếm đoạt tài sản hoặc lừa đảo, thông qua cơ quan điều tra.
Ưu điểm của phương thức này là tính ràng buộc cao và có thể buộc khách nợ phải thi hành theo bản án/quyết định của tòa. Tuy nhiên, nhược điểm là thời gian kéo dài, chi phí cao và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên.
Thu hồi công nợ thông qua thương lượng
Thay vì đưa vụ việc ra pháp luật, phương pháp này tập trung vào việc tiếp cận và tác động tâm lý, tinh thần để thúc đẩy khách nợ tự nguyện trả nợ. Đây là hình thức mềm dẻo, giúp duy trì mối quan hệ hợp tác, đặc biệt hữu ích trong những trường hợp nợ phát sinh từ đối tác lâu năm hoặc khách hàng tiềm năng.
Quy trình thường bao gồm:
- Giai đoạn chuẩn bị: Xem xét kỹ hợp đồng, phân tích tình hình tài chính, năng lực thanh toán của khách nợ và đặt ra chiến lược thương lượng cụ thể.
- Giai đoạn tiếp xúc: Thực hiện liên lạc qua điện thoại, thư điện tử, hoặc gặp mặt trực tiếp để trao đổi. Mỗi lần tiếp cận cần có sự tính toán kỹ lưỡng để tránh làm đối phương cảm thấy bị ép buộc hay tổn thương.
Mặc dù phương pháp này tiết kiệm chi phí và thân thiện hơn, nhưng nó đòi hỏi người thu hồi nợ phải có kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt, đồng thời mất khá nhiều thời gian nếu khách nợ không hợp tác.
12 Kinh nghiệm thu hồi công nợ hiệu quả mà doanh nghiệp nên áp dụng
Việc thu hồi công nợ không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến dòng tiền và sự vận hành ổn định của doanh nghiệp. Dưới đây là hơn 12 kinh nghiệm đã được đúc kết từ thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả thu hồi nợ mà vẫn giữ được mối quan hệ với khách hàng.
Kinh nghiệm thu hồi công nợ hiệu quả
1. Thiết lập chính sách thanh toán rõ ràng ngay từ đầu
Ngay khi đàm phán hoặc ký kết hợp đồng, cần làm rõ các điều khoản thanh toán bao gồm thời hạn, hình thức và mức phạt trong trường hợp chậm trễ. Sự minh bạch này sẽ tạo nền tảng pháp lý vững chắc để xử lý công nợ sau này.
2. Ghi rõ ngày thanh toán cụ thể
Thay vì ghi chung chung “trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn”, hãy cụ thể hóa bằng ngày tháng như “hạn chót thanh toán: 30/6/2025”. Cách làm này giúp khách hàng dễ ghi nhớ và khó né tránh hơn khi bị nhắc nợ.
Ghi rõ ngày tháng thanh toán cụ thể
3. Xây dựng quy trình thu hồi nợ nội bộ
Doanh nghiệp nên xây dựng một lộ trình rõ ràng cho việc thu hồi công nợ: từ bước gửi hóa đơn, nhắc nhở, đàm phán đến áp dụng biện pháp pháp lý nếu cần thiết. Phân công người phụ trách và thời gian xử lý cụ thể từng giai đoạn sẽ tăng tính chủ động và chuyên nghiệp.
4. Ưu tiên gửi hóa đơn qua email
Gửi hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và hạn chế việc “không nhận được hóa đơn” – lý do phổ biến để trì hoãn thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể kèm thêm tính năng xác nhận đã đọc để theo dõi phản hồi.
Ưu tiên gửi hóa đơn qua mail
5. Nêu mục đích rõ ràng trong cuộc gọi
Khi liên hệ với khách hàng, cần xác định rõ bạn đang nói chuyện với người có thẩm quyền. Nếu không, hãy truyền tải mục đích và thời hạn thanh toán một cách ngắn gọn, rõ ràng, đồng thời nhờ người nhận cuộc gọi ghi chú và xác nhận lại thông tin.
6. Giữ thái độ chuyên nghiệp và bình tĩnh
Trong mọi trường hợp, dù khách hàng chậm trễ hay tỏ thái độ bất hợp tác, bạn vẫn cần giữ bình tĩnh và thái độ lịch sự. Điều này giúp bạn kiểm soát tình hình tốt hơn và duy trì sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
7. Yêu cầu cam kết bằng văn bản
Sau khi đàm phán, bạn nên đề nghị khách hàng ký cam kết cụ thể với thời hạn và số tiền thanh toán. Văn bản này có thể sử dụng như một căn cứ khi cần xử lý theo hướng pháp lý.
8. Lưu lại toàn bộ quá trình giao dịch
Tất cả thư từ, email, tin nhắn và ghi chú cuộc gọi cần được lưu trữ cẩn thận. Điều này không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ mà còn làm bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp.
9. Theo sát các trường hợp không thực hiện cam kết
Nếu khách hàng không làm đúng theo những gì đã hứa, bạn nên liên hệ ngay để xác nhận lại lý do và điều chỉnh thời hạn thanh toán mới – nếu có. Việc theo sát liên tục giúp bạn phát hiện rủi ro và kịp thời đưa ra phương án xử lý.
10. Chủ động liên hệ qua điện thoại và hẹn gặp
Trong trường hợp khách hàng không phản hồi qua email, bạn nên chủ động gọi điện và đề nghị gặp mặt trực tiếp. Việc đối thoại bằng lời sẽ giúp nắm bắt tình hình thực tế và tăng cơ hội thương lượng thành công.
Chủ động liên lạc qua điện thoại
11. Hợp tác với công ty thu nợ chuyên nghiệp
Trong trường hợp mọi nỗ lực đều không mang lại kết quả, hãy cân nhắc làm việc với các đơn vị thu hồi nợ có kinh nghiệm. Họ có chuyên môn, kỹ năng đàm phán và các kênh pháp lý riêng để hỗ trợ bạn xử lý các khoản nợ khó đòi.
12. Nâng cao kỹ năng cho đội ngũ thu hồi công nợ
Nhân sự phụ trách công nợ nên được đào tạo định kỳ về giao tiếp, thương lượng và kỹ năng phân tích hồ sơ khách hàng. Một đội ngũ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn xử lý nợ hiệu quả mà vẫn giữ được hình ảnh doanh nghiệp.
Xem thêm: Các cách tính lương cơ bản công nhân và hướng dẫn
Tổng hợp và hướng dẫn cách tính giờ tăng ca năm 2025
=> Thu hồi công nợ không chỉ đơn thuần là yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ mà còn là quá trình đòi hỏi sự chuyên nghiệp, khéo léo và chiến lược rõ ràng. Khi xây dựng được quy trình thu hồi phù hợp, áp dụng linh hoạt giữa thương lượng và pháp lý, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong kiểm soát công nợ, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự ổn định tài chính lâu dài.
