Trong thời đại số hóa, việc kinh doanh trực tuyến ngày càng phát triển mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu sử dụng hóa đơn bán hàng online trở nên phổ biến. Hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận giao dịch mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong kinh doanh. Cùng kế toán Thái Phong tìm hiểu về các mẫu hóa đơn bán hàng online để lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp cho ngành nghề kinh doanh của bạn.
Hoá đơn bán hàng là gì?
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ đặc biệt, được phát hành theo quy định để xác nhận và ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hóa đơn này đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nội bộ, giúp ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính cũng như theo dõi quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
Hoá đơn bán hàng là gì?
Thông thường, hóa đơn bán hàng không phải là loại hóa đơn được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT). Tuy nhiên, nó vẫn có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm soát, thống kê và cung cấp thông tin cho hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hóa đơn bán hàng còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch, tuân thủ quy định kế toán – tài chính, đồng thời hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến giao dịch với khách hàng.
Vai trò của các mẫu hoá đơn bán hàng online
Hóa đơn bán hàng online không chỉ là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh mà còn đóng vai trò thiết yếu trong quản lý kế toán và kiểm soát tài chính. Việc sử dụng hóa đơn giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời tối ưu hóa quy trình bán hàng. Dưới đây là những chức năng quan trọng của hóa đơn bán hàng online đối với doanh nghiệp:
- Là chứng từ gốc, phục vụ trực tiếp cho quá trình hạch toán kế toán.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các giao dịch bán hàng một cách hệ thống.
- Đảm bảo việc hạch toán kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán và các quy định thuế hiện hành.
- Cung cấp dữ liệu chính xác để đánh giá kết quả kinh doanh trong từng kỳ kế toán.
- Xác nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng.
- Ghi nhận giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và các điều kiện bán hàng một cách minh bạch.
- Bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch theo hợp đồng đã ký kết.
- Xác định chính xác thời điểm, số lượng và giá trị giao dịch.
- Hỗ trợ kiểm tra điều kiện đổi trả, bảo hành theo chính sách doanh nghiệp.
- Giúp xử lý yêu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp và hợp lý.
- Chứng minh quan hệ mua bán giữa các bên, bao gồm giao dịch quốc tế.
- Xác định giá trị hàng hóa để tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản phí liên quan.
- Đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan trong việc kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ và nội dung giao dịch thương mại.
Vai trò của hoá đơn bán hàng online
Những nội dung cần có trong mẫu hoá đơn bán hàng online
Theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, một mẫu hóa đơn bán hàng online hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin chung về hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Thông tin bên bán: Tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bán hàng; địa chỉ trụ sở và mã số thuế.
- Thông tin bên mua: Tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân mua hàng; địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Giá trị giao dịch: Thành tiền (chưa bao gồm thuế GTGT), thuế suất GTGT, số tiền thuế tương ứng, tổng số tiền thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT).
- Chữ ký điện tử: Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán (bắt buộc) và của người mua (nếu có).
- Ngày phát hành hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành hóa đơn điện tử.
- Mã xác thực của cơ quan thuế: Áp dụng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Các khoản phí, lệ phí: Nếu hóa đơn có chứa phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, cần ghi rõ các khoản phí này.
- Nội dung khác: Các thông tin đặc thù của từng doanh nghiệp nhưng không vi phạm quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
Căn cứ nghị định để soạn nội dung hoá đơn bán hàng
Một số mẫu hoá đơn online theo ngành nghề phổ biến
Ngành dược phẩm
Dược phẩm là mặt hàng đặc thù, đòi hỏi quản lý nghiêm ngặt về nguồn gốc xuất xứ, thời hạn sử dụng và chất lượng sản phẩm. Việc bổ sung các thông tin này trên hóa đơn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chất lượng sản phẩm, tuân thủ quy định của Bộ Y tế, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm toán và truy xuất nguồn gốc khi cần thiết. Vì vậy, mẫu hóa đơn bán hàng online trong ngành dược phẩm cần đảm bảo các nội dung quan trọng sau:
- Mã lô sản xuất: Mã số nhận diện lô hàng do nhà sản xuất cấp, giúp theo dõi nguồn gốc dược phẩm, kiểm tra chất lượng và hỗ trợ truy xuất khi có vấn đề phát sinh.
- Hạn sử dụng: Ngày hết hạn của thuốc hoặc sản phẩm y tế, đảm bảo việc phân phối và sử dụng đúng thời gian quy định, tránh lưu hành thuốc quá hạn gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.
- Số đăng ký thuốc: Mã số do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận sản phẩm đã được kiểm định và cấp phép lưu hành.
- Hoạt chất chính và hàm lượng: Thông tin về thành phần hoạt chất trong thuốc, giúp kiểm soát liều lượng sử dụng và hỗ trợ kê đơn đúng quy định.
- Nhà sản xuất/Nhà nhập khẩu: Xác định đơn vị sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm, giúp đảm bảo minh bạch và dễ dàng truy xuất nguồn gốc.
Mẫu ngành dược phẩm
Ngành điện
Ngành điện có đặc thù liên quan đến đo lường sản lượng tiêu thụ và tính toán chi phí điện năng. Việc ghi nhận chính xác các thông tin này giúp doanh nghiệp điện lực tính toán lượng điện tiêu thụ, hỗ trợ công tác thu phí và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả. Vì vậy, mẫu hóa đơn điện tử trong ngành điện cần bao gồm các thông tin quan trọng sau:
- Số công tơ: Mã số công tơ điện của khách hàng, giúp xác định chính xác thiết bị đo đếm điện năng tiêu thụ.
- Hệ số cũ, hệ số mới: Chỉ số công tơ trước và sau kỳ ghi điện, làm cơ sở tính toán lượng điện đã sử dụng trong kỳ.
- Điện năng tiêu thụ: Tổng số kWh điện khách hàng đã sử dụng trong kỳ thanh toán, giúp xác định số tiền phải trả theo bậc giá điện hiện hành.
- Bậc thang giá điện: Mức giá áp dụng theo từng bậc tiêu thụ, đảm bảo tính minh bạch trong cách tính tiền điện.
- Tổng tiền thanh toán: Số tiền khách hàng phải trả, bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và các khoản phí khác (nếu có).
- Thông tin hợp đồng: Mã hợp đồng mua bán điện, loại hình khách hàng (sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh), giúp quản lý chính xác đối tượng sử dụng điện.
- Kỳ thanh toán: Chu kỳ ghi điện và ngày thanh toán, giúp khách hàng theo dõi lịch sử tiêu thụ điện năng.
- Phương thức thanh toán: Các hình thức thanh toán tiền điện như chuyển khoản, thanh toán qua ví điện tử, thu tiền mặt,…
Hoá đơn ngành điện
Xem thêm: Những điều cần biết về hóa đơn xăng dầu
Tìm hiểu về hóa đơn điện khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn bán hàng online không chỉ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý giao dịch mà còn góp phần nâng cao uy tín và trải nghiệm của khách hàng. Việc lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng và tạo dấu ấn chuyên nghiệp. Hy vọng qua bài viết này của kế toán Thái Phong, bạn đã có cái nhìn tổng quan về các mẫu hóa đơn bán hàng online và có thể áp dụng hiệu quả vào hoạt động kinh doanh của mình.
