Làm sổ sách kế toán bằng Excel là kỹ năng quan trọng với kế toán viên, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Excel không chỉ giúp quản lý dữ liệu dễ dàng mà còn tiết kiệm chi phí so với các phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Trong bài viết này, kế toán Thái Phong sẽ hướng dẫn chi tiết các bước làm sổ sách kế toán bằng Excel, giúp bạn tự tin ghi chép, tổng hợp và kiểm soát số liệu tài chính một cách hiệu quả và chính xác nhất.
Thông tin chung về sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là hệ thống các tài liệu dùng để ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Thông qua sổ sách, doanh nghiệp có thể theo dõi được thu chi, công nợ, tài sản, nguồn vốn và tình hình kinh doanh một cách đầy đủ và chính xác.
Thông thường, sổ sách kế toán gồm nhiều loại khác nhau như: sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi tài sản cố định, sổ tổng hợp thu chi, v.v. Tùy theo quy mô và loại hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn số lượng và hình thức sổ sách phù hợp.
Việc ghi chép sổ sách kế toán cần đảm bảo rõ ràng, trung thực và đúng quy định pháp luật. Đây không chỉ là yêu cầu nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính, phục vụ cho các hoạt động kiểm toán, quyết toán thuế, và chứng minh tính minh bạch với đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
Sổ sách kế toán là gì?
Hướng dẫn lập sổ sách kế toán trên excel
Excel là công cụ không thể thiếu trong công việc kế toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel, từ các hàm cơ bản đến quy trình ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Các hàm thường dùng trong kế toán Excel
Để làm việc hiệu quả với sổ sách kế toán trên Excel, bạn cần hiểu rõ tác dụng của một số hàm cơ bản, như SUMIF và VLOOKUP:
- Hàm SUMIF: Dùng để tổng hợp số liệu từ các bảng khác nhau, như kết chuyển bút toán cuối kỳ hoặc tổng hợp từ bảng Nhập Xuất Tồn, bảng phải thu/phải trả khách hàng. Ví dụ: =SUMIF($E15:$E180, 5111, $H$15:$H$180)
- Hàm VLOOKUP: Hỗ trợ tìm kiếm dữ liệu từ các bảng khác nhau, như tìm đơn giá xuất kho, mã tài khoản hoặc số dư đầu tháng. Ví dụ: Tìm đơn giá xuất kho cho mã hàng GEN_ASG24R từ bảng Nhập Xuất Tồn.
Ngoài ra, bạn có thể khám phá thêm một số hàm khác để làm việc hiệu quả hơn.
Hướng dẫn làm sổ sách kế toán bằng excel
Công việc đầu năm cần làm
Khi bắt đầu năm mới, bạn cần thực hiện một số công việc để chuyển số liệu từ năm trước sang:
- Chuyển số dư cuối kỳ của các tài khoản lên Bảng Cân Đối Phát Sinh Tháng.
- Chuyển số dư đầu kỳ vào các Sổ Chi Tiết Tài Khoản như 142, 242, 211, 131.
- Cập nhật vào Bảng Tổng Hợp Nhập Xuất Tồn và các sổ khác nếu có.
- Định khoản chuyển lãi (lỗ) năm trước về năm nay (căn cứ vào số dư tài khoản 4212).
Công việc trong tháng cần làm
Các công ty thường ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung, và bạn sẽ làm theo các bước sau:
Khi Mua Hàng:
- Khai báo chi tiết khách hàng hoặc nhà cung cấp mới.
- Hạch toán số liệu vào Nhật Ký Chung và Bảng Nhập Xuất Tồn.
- Nếu phát sinh chi phí liên quan đến mua hàng, bạn cần phân bổ chi phí này vào từng mặt hàng.
Khi Bán Hàng:
- Hạch toán tổng tiền hàng vào Nhật Ký Chung.
- Cập nhật chi tiết mặt hàng bán ra vào Phiếu Xuất Kho.
- Cuối tháng, thực hiện bút toán giá vốn hàng bán theo phương pháp Bình Quân Cuối Kỳ.
Công việc cuối tháng cần làm
Cuối tháng, bạn cần thực hiện các bút toán kết chuyển, như:
- Kết chuyển tiền lương, khấu hao TSCĐ, và phân bổ chi phí.
- Kết chuyển thuế và doanh thu.
Lập các bảng biểu tháng
- Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho: Cập nhật số liệu về hàng hóa.
- Bảng Phân Bổ Chi Phí Trả Trước và Khấu Hao TSCĐ: Cập nhật số liệu chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn và khấu hao.
- Bảng Cân Đối Phát Sinh Tháng: Kiểm tra số liệu phát sinh trong tháng.
Dùng các hàm lệnh cơ bản
Kiểm tra số liệu trên bảng cân đối phát sinh
Đảm bảo rằng tổng phát sinh bên Nợ và bên Có trên Bảng Cân Đối Phát Sinh phải khớp. Một số quy tắc cần lưu ý:
- Tổng phát sinh Nợ phải bằng tổng phát sinh Có.
- Các tài khoản như TK 112, TK 133, TK 156 phải khớp với số liệu từ Sổ phụ ngân hàng và các bảng kê thuế.
Lập sổ tổng hợp phải thu, phải trả
Để quản lý công nợ, bạn cần lập bảng tổng hợp Phải Thu Khách Hàng (TK 131) và Phải Trả Nhà Cung Cấp (TK 331):
- Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm thông tin từ Danh Mục Tài Khoản và cập nhật vào bảng tổng hợp.
- Cập nhật số dư đầu kỳ và các phát sinh trong kỳ.
Kiểm tra số liệu trên excel
Xem thêm: Quy trình thu hồi công nợ và các thông tin liên quan
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hướng dẫn làm sổ sách kế toán bằng Excel tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận trong từng bước. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên của Thái Phong, bạn có thể dễ dàng tự lập sổ sách kế toán, theo dõi dòng tiền và kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tối ưu thêm quy trình kế toán của mình, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm các mẫu file Excel chuyên nghiệp hoặc phần mềm hỗ trợ nhé!
