Hầu hết mọi công ty hiện đều đã sử dụng hoá đơn điện tử để mua bán, giao dịch. Do đó, những sai sót trong lúc phát hành hoá đơn điện tử là điều khó tránh được. Có khá nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hoá đơn điện tử, tuy vậy, tổng quan thì sẽ có cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai dựa trên các trường hợp dưới đây.
Một số cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thường thấy.
Người bán phát hiện hoá đơn điện tử có sai sót nhưng không gửi đến người mua
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp trên sẽ được chia làm 2 hướng xử lý tuỳ thuộc theo vấn đề hoá đơn đó đã được cấp mã của Cơ quan thuế hoặc không.
1. Hoá đơn không được cấp mã của Cơ quan thuế
Theo Văn bản số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục Thuế đối với hoá đơn điện tử có nêu rằng: “Trong trường hợp hoá đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng không gửi đến người mua thì người bán có thể huỷ hoá đơn sai sót và thực hiện lập hoá đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hoá đơn đã huỷ cũng cần được lưu giữ nhằm hỗ trợ cho việc kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. “
Do đó, đối với trường hợp người bán đã phát hiện thấy hoá đơn điện tử có sai sót và không được cấp mã của Cơ quan thuế thì người bán có trách nhiệm huỷ hoá đơn đó và lập hoá đơn điện tử mới.
2. Hoá đơn đã có mã của Cơ quan thuế
- Nếu phát hiện hoá đơn điện tử viết sai đã có mã của Cơ quan thuế nhưng không gửi đến người mua thì người bán có thể thực hiện lại theo trình tự sau:
- Báo với cơ quan thuế biết hoá đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT và sau đó cơ quan thuế sẽ huỷ hoá đơn đã cấp mã trên mạng.
- Lập hoá đơn điện tử mới và chữ ký số gửi cơ quan thuế đề nghị được cấp mã hoá đơn thay vào hđđt đã huỷ rồi gửi đến người mua.
- Người bán phát hiện hoá đơn điện tử viết sai đã gửi đến người mua.
Ngược lại với trường hợp 1, đây là trường hợp khi hoá đơn điện tử đã được phát hành và được người mua phát hiện có những sai sót. Lúc này, người mua nên liên lạc với người bán và phía bán sẽ có nghĩa vụ xử lý những sai phạm trên.
Xử lý hoá đơn điện tử viết sai địa chỉ hoặc sai tên doanh nghiệp
Đối với trường hợp sai tên doanh nghiệp trên hoá đơn hoặc sai địa chỉ trên hoá đơn điện tử thì người bán thực hiện một số bước xử lý theo trình tự sau đây
- Bước 1: Người bán thực hiện thông báo để người mua biết đã điều chỉnh hoá đơn điện tử sai địa chỉ và không phải lập lại hoá đơn mới.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế là hoá đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trong trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vấp phải sự cố sai như trên nhưng chưa gửi lại hoá đơn đến cơ quan thuế) .
Xử lý hoá đơn điện tử viết sai một số nội dung quy định
Đối với trường hợp hoá đơn điện tử đã gửi đến người mua nhưng còn sai sót nhiều nội dung quan trọng gồm: Mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, mức giá, thiếu tên hàng hoá trên hoá đơn điện tử hoặc in không đúng kích cỡ. .. người bán có thể chọn xử lý theo một trong hai bước sau:
Cách 1: Người bán lập hoá đơn điện tử nhằm điều chỉnh hoá đơn đã sai sót.
- Người bán và người mua lập biên bản thống nhất ghi rõ ràng nội dung sai sót, sau đó lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã sai sót.
- Hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh lại hoá đơn Mẫu số. .. ký hiệu. .. số. .. ngày. .. tháng. .. năm”.
Cách 2: Người bán lập hoá đơn điện tử mới nhằm thay thế hoá đơn điện tử đã sai sót.
- Người bán và người mua lập biên bản thống nhất ghi rõ ràng nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã sai sót.
- Hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số. .. ký hiệu. .. số. .. ngày. .. tháng. .. năm”.
- Sau khi thực hiện điều chỉnh hoá đơn điện tử theo từng bước nêu trên thì người bán kí số rồi gửi trở lại về cơ quan thuế để tạo mã cho hoá đơn điện tử mới và gửi đến người mua.
Chú ý: Trường hợp điều chỉnh hoá đơn điện tử sai nội dung và trị giá hoá đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm) , điều chỉnh lại (ghi dấu dương) so với các chữ số đã điều chỉnh.
Xử lý hoá đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Một số cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai áp dụng cho những trường hợp khác:
Hoá đơn điện tử bị phát hiện sai sót tại Cơ quan thuế
Trong trường hợp trên cơ quan thuế thông báo với người bán tiến hành kiểm tra hoá đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về trường hợp kiểm tra hoá đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Quá thời hạn thông báo mà người bán chưa có thông báo với cơ quan thuế thì sẽ phải thông báo đợt 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Sau thời hạn thông báo thứ 2 mà người bán cũng không có thông báo thì cơ quan thuế thực hiện xét chuyển đổi thành trường hợp kiểm tra việc dùng hoá đơn điện tử.
Hoá đơn có sai sót do đã chuyển từ loại Hoá đơn điện tử Thông tư cũ qua Nghị định và Thông tư mới
Trường hợp trên người bán thực hiện xử lý hoá đơn điện tử viết sai theo trình tự sau đây
- Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế có hoá đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 2: Người bán lập hoá đơn điện tử thay thế (hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã)
- Bước 3: Gửi trả hoá đơn điện tử đã thay thế đến người mua.
Trên đây là tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
