Báo cáo tuổi nợ là gì và có những điểm gì cần lưu ý khi theo dõi công nợ? Mà đối với một doanh nghiệp, việc theo dõi công nợ là việc cần thiết và vô cùng quan trọng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Đối với một doanh nghiệp, việc theo dõi công nợ là việc cần thiết và vô cùng quan trọng. Vậy công nợ của doanh nghiệp là gì và có những điểm gì cần lưu ý khi theo dõi công nợ dành cho kế toán công nợ? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
> Xem thêm: Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ như thế nào?
Quy trình quản lý báo cáo tuổi nợ
Một quy trình quản lý nợ công hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ công tốt từ đó hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Trước hết quản lý công nợ là quá trình ghi nhận là việc theo dõi các khoản thu và chi của doanh nghiệp khi phát sinh các nghiệp vụ như bán hàng hay mua các công cụ, dịch vụ nào đó. Chỉ khi có cách quản lý tốt thì doanh nghiệp mới có thể trả lời được câu hỏi nợ công là gì và các kiểm soát nợ công sao cho tốt.
Quy trình quản lý công nợ cho bạn tham khảo
Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ kết hợp có chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích của việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngoài ra cũng cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Thêm vào đó cũng cần có các mức phạt rõ ràng nếu khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán. Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn, bám sát các mục tiêu. Ở đây cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng; có cách thức nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ. Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng nhằm thu lại được nợ một cách nhanh chóng nhất. Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu thanh toán chậm kỳ hạn.
Cách tính công nợ
Để quản lý tốt được công nợ thì hiểu biết rõ ràng về cách tính công nợ là điều mà bất kỳ một kế toán nào cũng phải biết. Bạn có thể thực hiện việc lập bảng cách tính công nợ phải trả hoặc thu hồi về trên Excel để đưa một cái nhìn tổng quan về tình hình biến động công nợ trong các kỳ. Các bước để lập được một bảng Excel theo dõi và cách tính công nợ như sau:
Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.
> Xem thêm: Dịch vụ kế toán Thái Bình của kế toán Thái Phong
Quy trình báo cáo tuổi nợ để thu hồi công nợ
Để thực hiện tốt việc quản lý thu hồi công nợ bạn đọc cần phải hiểu cặn kẽ thu hồi công nợ là gì? Thực chất cũng là việc doanh nghiệp thu hồi lại các khoản nợ từ khách hàng khi đã giao sản phẩm nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.
Trong việc quản lý việc thu hồi công nợ doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vấn đề thời gian thu hồi công nợ là gì? Tác dụng của việc đặt mốc thời gian rất quan trọng bởi đó là thời hạn định mức yêu cầu khách hàng phải chi trả số công nợ. Nếu không có mức thời gian này rất dễ dẫn đến tình trạng công nợ tồn khó, khó thu hồi lại được ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp có thể đồng nhất giữa quy trình quản lý công nợ và quy trình thu hồi công nợ để giúp đơn giản hóa quá trình vận hành bởi thục chất thu hồi công nợ là công đoạn cuối cùng của quản lý công nợ. Bên cạnh đó việc này cũng giúp giảm các thủ tục rườm rà và chi phí liên quan. Các bước quản lý thu hồi công nợ:
Bước 1. Xác định khoản phải thu tối thiểu của mỗi khách hàng: Đây là công việc đầu tiên mà mỗi kế toán phải làm trước khi bắt tay vào thu nợ. Bởi lên ngân sách tối thiểu mới có thể đưa ra được các phương án giúp kế hoạch đạt được hiệu quả cao nhất. Bước 2. Phân loại khách nợ: Dựa vào tính chất khách hàng nợ để chia thành hai nhóm: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó đối với từng nhóm. Bởi đối với khách quan trọng bạn không lên làm mất lòng họ còn với khách có thể chấm dứt thì thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn. Bước 3. Chọn người thu hồi nợ: Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người được chọn cần hiểu rõ công nợ là gì, tính chất của công nợ và phải biết các vận dụng khéo léo các biện pháp để đòi nợ từ khách hàng. Thông thường nên lựa chọn những người có quan hệ tốt với khách hàng đặc biệt là người chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng đó. Bước 5. Đàm phán với khách nợ: Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ, trong quá trình đàm phán cần phải khéo léo, không được tỏ ra quá xót ruột, lo lắng. Bên cạnh đó tránh dùng đến luật pháp để thu hồi nợ gây tốn kém và gãy đứt mối quan hệ với khách hàng. Bước 6. Nhờ đến toà án để đòi nợ: Kiện cáo là phương án ít doanh nghiệp nghĩ tới. Nhưng một khi khách hàng không muốn trả hoặc trả theo dạng nhỏ giọt thì đây lại là một phương pháp hiệu quả. Bước 7. Cẩn trọng ngay từ khâu cho nợ là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ: Nhân viên phải hiểu rõ về công nợ là gì? Bên cạnh dó doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Ngoài ra cần xem xét đưa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…để đưa ra biện pháp thắt chặt hay nới lỏng việc cho nợ.
> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế
Cách quản lý báo cáo tuổi nợ hiệu quả
Hiện nay xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn bởi vậy việc cấp thiết họ cần phải làm là thu hồi tối đa các khoản nợ từ khách hàng và kéo dài thời gian trả tiền cho nhà cung cấp. Nếu thực hiện tốt điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào hơn để phát triển việc kinh doanh. Tuy nhiên để làm được việc này doanh nghiệp cần phải có cách quản lý công nợ một cách hiệu quả.
Trước hết nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả người quản lý cần phải có hiểu biết một cách toàn diện về công nợ là gì. Ngoài ra người quản lý cũng cần phải biết cách vận dụng linh hoạt các biện pháp để kiểm soát công nợ tránh gây ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Một số lưu ý khi quản lý công nợ cần đặc biệt lưu ý:
Có bảng đánh giá, phân loại khách hàng và đặt ra các chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm. Phải có sự chuẩn bị về nhân sự đầy đủ cho từng giai đoạn. Đặc biệt đối với nhân viên làm trực tiếp với khách hàng có khoản nợ cần được rèn luyện các kỹ năng như: thái độ chuyên nghiệp, hành xử khéo léo luôn theo sát các hoạt động chi trả của khách hàng để đốc thúc kịp thời…Bên cạnh đó cũng cần có sự ghi chép rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có gây thất thu. Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu: Thay vì các phương tiện thu nợ truyền thống doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp mới như chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng,… Việc này không chỉ giúp thu hồi nợ một cách nhanh chóng tiện lợi hơn mà còn giảm thiểu tối đa các khoản nợ bị trì hoãn lâu. Bên cạnh đó cũng cần kết hợp để có cách tính công nợ chính xác đối với từng khách hàng đảm bảo khoản nợ thu về lá đúng, đủ, khớp theo sổ sách.
Nhiều doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động đã lầm vào tình trạng thâm hụt vốn quá nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến tình trạng hoạt động lâm vào bế tắc. Bởi vậy việc hiểu rõ công nợ là gì, biết cách quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng và cấp thiết đối với mỗi một doanh nghiệp.
> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm Hải Phòng
Trên đây là tìm hiểu về báo cáo tuổi nợ của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
