Báo cáo quyết toán hải quan là gì? Hướng dẫn làm báo cáo chi tiết 2025

5/5 - (100 bình chọn)

Mục lục

Báo cáo quyết toán hải quan là gì?

Báo cáo quyết toán hải quan là tài liệu tổng hợp chi tiết về việc sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu và hàng hóa xuất khẩu, do cơ quan hải quan giám sát. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Thuật ngữ tiếng Anh của báo cáo quyết toán hải quan

Trong tiếng Anh, báo cáo quyết toán hải quan có thể được diễn đạt bằng nhiều thuật ngữ khác nhau, phổ biến nhất bao gồm:

Customs Yearly Report (viết tắt: Customs Report) – Báo cáo hải quan hàng năm
Customs Liquidation Report – Báo cáo thanh khoản hải quan
Customs Settlement Report – Báo cáo quyết toán hải quan

Các thuật ngữ này được sử dụng tùy theo bối cảnh và yêu cầu của từng quốc gia hoặc doanh nghiệp khi làm việc với cơ quan hải quan quốc tế.

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải lập báo cáo quyết toán hải quan?

Những doanh nghiệp thuộc các nhóm sau cần thực hiện báo cáo quyết toán hải quan:

Doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu
Doanh nghiệp gia công theo đơn đặt hàng nước ngoài
Doanh nghiệp chế xuất

Các doanh nghiệp này thường được hưởng ưu đãi thuế khi nhập khẩu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần đối chiếu lượng nguyên liệu nhập khẩu với lượng thành phẩm xuất khẩu dựa trên định mức tiêu hao đã đăng ký.

Việc nộp báo cáo quyết toán giúp cơ quan hải quan giám sát chặt chẽ nguồn nguyên liệu, tránh thất thoát thuế và đảm bảo doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu đúng cam kết.

Điểm Khác Biệt Giữa Hai Loại Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan và Báo Cáo Tài Chính Doanh Nghiệp

Việc hiểu sai hoặc không tuân thủ các nguyên tắc về báo cáo quyết toán hải quan có thể dẫn đến:

Rủi ro về thuế, bị truy thu thuế nhập khẩu, VAT hàng nhập khẩu.
Bị xử phạt vi phạm hành chính do sai sót hoặc chậm nộp báo cáo.
Phát sinh chi phí do phạt chậm nộp thuế.

Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ sự khác biệt giữa hai loại báo cáo để thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý. Cụ thể như sau:

Tiêu chí	Báo Cáo Tài Chính	Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
Đối tượng áp dụng	Tất cả doanh nghiệp	Chỉ áp dụng cho DNCX, GC, SXXK
Mục đích	Báo cáo kết quả kinh doanh, tài chính	Quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu miễn thuế
Phạm vi	Toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp	Chỉ liên quan đến nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu miễn thuế
Cơ quan tiếp nhận	Cục Thuế, Bộ Tài chính	Cơ quan Hải quan
Thuế liên quan	Thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN	Thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng nhập khẩu

Những Quy Định Mới Nhất Về Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

Báo cáo quyết toán hải quan là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất. Để tránh vi phạm và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý hiện hành. Dưới đây là những thông tin cập nhật mới nhất về báo cáo quyết toán hải quan.

1. Căn cứ pháp lý về báo cáo quyết toán hải quan

Các quy định về báo cáo quyết toán hải quan được nêu rõ tại:
📌 Khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Điều 60 Thông tư 38/2015/TT-BTC)
📌 Nghị định 128/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan

Doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản này để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ báo cáo.

2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán hải quan

Theo Mục 2 Khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, tổ chức, cá nhân phải nộp báo cáo quyết toán chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi như hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc chuyển địa điểm thực hiện thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, báo cáo cần được nộp trước khi thay đổi có hiệu lực.

📌 Hình thức nộp báo cáo: Thông qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan.

3. Quy định về sửa đổi, bổ sung báo cáo quyết toán

🔹 Trong vòng 60 ngày kể từ ngày nộp báo cáo, nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót, có thể sửa đổi và nộp lại mà không bị xử lý.

🔹 Sau 60 ngày hoặc sau khi cơ quan hải quan ban hành quyết định kiểm tra, nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp vẫn có thể điều chỉnh nhưng sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật về thuế và vi phạm hành chính.

📌 Căn cứ theo Điểm b Mục 2 Khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC

Các biểu mẫu Báo cáo quyết toán Hải quan mà doanh nghiệp cần biết

Mẫu số 25,26,27 phụ phục II thông tư 39/2018/TT-BTC (điện tử)

Mẫu số: 15/BCQT-NVL/GSQL, 15a/BCQTSP-GSQL, 16/ĐMTT-GSQL ban hành kèm theo phụ lục V thông tư 39/2018/TT-BTC (mẫu giấy)

Mẫu 15/BCQT-NVL/QSQL (mẫu 25)

Báo cáo quyết toán với nguyên vật liệu nhập khẩu

Mẫu 15a/BCQT-SP-GSQL (mẫu 26)

Báo cáo quyết toán với thành phẩm xuất khẩu

Mẫu 16/ĐMTT/GSQL

Định mức thực tế sử dụng

Các Bước Lập Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

Bước 1: Thu Thập Số Liệu Nội Bộ

Doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận liên quan, bao gồm:

Bộ phận kho: Cung cấp số liệu tồn kho đầu kỳ, nhập – xuất trong kỳ.
Bộ phận kế toán: Đối chiếu số liệu tài chính, chứng từ hạch toán.
Bộ phận xuất nhập khẩu: Kiểm tra chứng từ hải quan, hợp đồng, tờ khai.

Bước 2: Lập Bảng Thống Kê Số Liệu

Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần lập bảng thống kê chi tiết gồm các thông tin:

Số liệu tồn kho đầu kỳ
Số liệu nhập trong kỳ
Số liệu xuất trong kỳ
Số liệu tồn kho cuối kỳ

Dựa trên số liệu này, doanh nghiệp lập Báo cáo quyết toán hải quan theo mẫu quy định.

Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Báo Cáo Quyết Toán

Hồ sơ cần có để lập báo cáo gồm:

Chứng từ nhập khẩu nguyên vật liệu: Hợp đồng, Invoice, Packing list, tờ khai hải quan.
Chứng từ xuất khẩu: Tờ khai hải quan, hợp đồng bán hàng.
Chứng từ kho bãi: Phiếu nhập – xuất kho, sổ theo dõi nguyên vật liệu.
Báo cáo tài chính: Bảng hạch toán kế toán liên quan.
Chứng từ xử lý nguyên liệu dư thừa: Chứng minh đã tiêu hủy hoặc xuất trả.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ để tránh vi phạm quy định.

Nguyên Nhân Gây Chênh Lệch Số Liệu Trên Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

1. Thực Trạng Chênh Lệch Số Liệu

Nhiều doanh nghiệp khi thực hiện báo cáo quyết toán hải quan vẫn gặp phải tình trạng chênh lệch số liệu nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm giữa kế toán, kho, xuất nhập khẩu. Khi cơ quan hải quan kiểm tra, doanh nghiệp không thể giải trình được các sai lệch này, dẫn đến rủi ro thuế và xử phạt hành chính.

Vậy đâu là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót nghiêm trọng này?

2. Nguyên Nhân Dẫn Đến Chênh Lệch Số Liệu

2.1. Thiếu Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận

Kế toán, kho và xuất nhập khẩu chưa có sự liên kết chặt chẽ trong quá trình ghi nhận và kiểm soát số liệu.
Không có sự chia sẻ thông tin kịp thời giữa các bộ phận, dẫn đến số liệu báo cáo không đồng nhất.

2.2. Không Cập Nhật Quy Định Pháp Luật Mới

Doanh nghiệp chưa thường xuyên cập nhật các quy định mới về hải quan và xuất nhập khẩu, dẫn đến sai sót trong cách lập báo cáo.
Các văn bản pháp luật thay đổi liên tục, nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ mắc lỗi trong quản lý số liệu.

2.3. Chưa Được Hướng Dẫn Chi Tiết Về Báo Cáo Quyết Toán

Nhân sự trong các phòng ban chưa được đào tạo cụ thể về cách lập báo cáo, điền biểu mẫu và quản lý số liệu.
Việc nhập dữ liệu sai ngay từ đầu dẫn đến chênh lệch khi đối chiếu với thực tế.

2.4. Định Mức Nguyên Vật Liệu Không Chính Xác

Doanh nghiệp xây dựng định mức không sát với thực tế sản xuất, không có tài liệu chứng minh hợp lệ.
Khi cơ quan hải quan kiểm tra, doanh nghiệp không có cơ sở giải trình, dễ bị đánh giá là khai báo không đúng.

2.5. Quản Lý Phế Liệu, Phế Phẩm Không Đúng Quy Định

Nhiều doanh nghiệp chưa có quy trình rõ ràng để quản lý phế liệu, phế phẩm.
Xử lý không đúng theo quy định có thể dẫn đến thất thoát hoặc sai lệch số liệu báo cáo.

2.6. Nhập Nguyên Liệu Từ Nhiều Nguồn Không Kiểm Soát Được

Nguyên vật liệu nhập khẩu từ nhiều nguồn khác nhau nhưng không được quản lý riêng biệt.
Hợp đồng gia công không được chốt tồn chính xác, dẫn đến số liệu nhập – xuất bị lẫn lộn.

2.7. Bán Nguyên Liệu Chưa Qua Sản Xuất Nhưng Không Khai Báo

Doanh nghiệp bán nguyên vật liệu trước khi sản xuất mà không khai báo với cơ quan hải quan.
Việc này dẫn đến chênh lệch tồn kho thực tế và số liệu trên báo cáo.

2.8. Không Kiểm Soát Việc Khai Báo, Điều Chỉnh, Hủy Tờ Khai

Doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ các tờ khai bổ sung, điều chỉnh hoặc hủy.
Dữ liệu khai báo không tập trung, gây khó khăn khi kiểm tra đối chiếu.

Giải Pháp Khắc Phục Chênh Lệch Số Liệu Trên Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

1. Phổ Biến Quy Định Pháp Luật Đến Các Bộ Phận

Định kỳ tổ chức đào tạo, cập nhật các quy định mới liên quan đến quản lý nguyên liệu nhập khẩu miễn thuế.
Các bộ phận kế toán, kho, xuất nhập khẩu cần nắm rõ để đảm bảo tính thống nhất khi lập báo cáo.

2. Phân Công Bộ Phận Chuyên Trách Về Báo Cáo Quyết Toán

Doanh nghiệp nên có một nhóm chuyên trách tổng hợp, đối chiếu số liệu trước khi nộp báo cáo.
Nhóm này sẽ kiểm soát sổ sách, chứng từ liên quan và đảm bảo số liệu giữa các phòng ban khớp nhau.

3. Xây Dựng Định Mức Dựa Trên Thực Tế

Định mức cần có sự phối hợp giữa kế toán, kỹ thuật, sản xuất và kho để đảm bảo sát với thực tế.
Các tài liệu, hồ sơ về định mức tiêu hao, phế liệu, phế phẩm phải được lưu trữ cẩn thận để giải trình khi cần.

4. Kiểm Kê Định Kỳ Và So Sánh Số Liệu

Thực hiện kiểm kê hàng tháng, hàng quý để phát hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.
Nếu có sai lệch, cần phân tích nguyên nhân và điều chỉnh ngay để tránh rủi ro khi bị thanh tra.

5. Kiểm Soát Việc Khai Báo Và Điều Chỉnh Tờ Khai

Quản lý chặt chẽ việc khai báo, sửa đổi, bổ sung hoặc hủy tờ khai.
Tất cả dữ liệu cần được lưu trữ tập trung, sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu quan trọng.

Mong rằng bài viết về Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Là Gì? của chúng tôi đã hữu ích với bạn nếu bạn đang tìm hiểu về thủ tục hải quan, nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các vấn đề về Logistics. Nếu bạn đang gặp vấn đề và cần tư vấn, hãy liên hệ ngay Kế Toán Thái Phong để được hỗ trợ tư vấn giải đáp nhé!