Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc xuất hóa đơn đầu ra không chỉ là một nhiệm vụ bình thường mà còn mang ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc sai phạm trong việc lập hóa đơn có thể đẩy doanh nghiệp vướng vào pháp lý. Bài viết dưới đây của kế toán Thái Phong viết về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra, nhằm giúp kế toán nắm chắc được nghiệp vụ và kiểm soát được công việc hay những sai phạm.
> Xem thêm: Điều kiện để xuất hóa đơn đỏ
Một số thông tin về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:
Tên loại hóa đơn;
Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
Tên liên hóa đơn;
Số thứ tự hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.
Hóa đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra hiểu đơn giản là hóa đơn do bên bán phát hành, thể hiện toàn bộ nội dung: tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, đối tác.
> Xem thêm: Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh cá thể
Một số nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra.
Các hóa đơn phải đáp ứng được nội dung chính xác, khớp giữa các liên của hóa đơn với mỗi hình thức và loại hóa đơn khác nhau và cách đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn cho các cơ sở, chi nhánh, được nêu rõ trong các hạng mục dưới đây:
Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh phải lập và giao hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức:
Hóa đơn tự in
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn đặt in
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm
Các loại hóa đơn bao gồm:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
Phiếu thu tiền cước hàng không, vận chuyển, kho bãi,…
Nội dung trên hóa đơn đầu ra cần đảm bảo:
Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
Không sử dụng mực đỏ, dùng một loại màu mực, mực không phai
Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in thì không phải gạch chéo phần trống.
Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè.
Kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn.
Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp
Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải được thông nhất cùng một con số giữa các liên đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều lần. Các liên có thể được thay thế bằng một bảng kê hái các chi tiết hóa đơn tực đã lập đối với các hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông, các loại thêm – vé -thẻ,…
Trong trường hợp nội dung các liên không khớp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 của TT39/2014/TT -TBC.
Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận uy nhiệm bán bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng phương thức kí hiệu phân chia cho từng hệ thống, đơn vị, thì phía tổ chức phải có sổ theo dõi hoặc hình hình theo dõi phù hợp để phân bổ ủy nhiệm cho các cơ quan, đơn vị, cơ sở. Các cơ sở, đơn vị, cơ quan trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân chia.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở cùng suer dụng chung một loại hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tử có cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh cần đưa ra phương án để truy xuất ngẫu nhiên cho cơ sở, đơn vị được uy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn bộ chi nhánh kinh doanh.
> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Hải Phòng
Trên đây là tìm hiểu về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
