Trong mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty kinh doanh hàng hóa, vai trò của kế toán bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý doanh thu, lập hóa đơn, theo dõi công nợ và hỗ trợ bộ phận kinh doanh hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ công việc cụ thể của vị trí này gồm những gì.
Trong bài viết dưới đây, Kế toán Thái Phong sẽ giúp bạn tổng hợp đầy đủ các thông tin cần biết về công việc của kế toán bán hàng, từ nhiệm vụ hàng ngày đến kỹ năng cần thiết. Qua đó, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về nghề này.
Kế toán bán hàng là gì?
Bán hàng là quá trình mà doanh nghiệp trao sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng và nhận lại tiền hoặc quyền được thanh toán. Thay vì chỉ tập trung vào việc thuyết phục khách mua hàng, hoạt động bán hàng ngày nay chú trọng nhiều hơn đến việc lắng nghe và đáp ứng nhu cầu thực sự của khách một cách trung thực và hiệu quả.
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm ghi nhận toàn bộ các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng. Điều này bao gồm việc lập và theo dõi hóa đơn bán hàng, ghi chép doanh thu, xử lý các khoản thuế liên quan như thuế giá trị gia tăng (GTGT), và lưu trữ các chứng từ cần thiết. Công việc của kế toán bán hàng đòi hỏi sự cẩn thận, hiểu biết về nghiệp vụ kế toán và khả năng phối hợp tốt với bộ phận kinh doanh.
Thông qua những số liệu mà kế toán bán hàng ghi nhận, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình kinh doanh. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp và đưa ra các quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Các công việc của kế toán bán hàng
Công việc của kế toán bán hàng chủ yếu xoay quanh việc theo dõi, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng và dòng tiền thu về từ khách. Dưới đây là những nhiệm vụ phổ biến mà một kế toán bán hàng thường thực hiện:
Cập nhật giá và số lượng hàng hóa
Kế toán bán hàng cần liên tục cập nhật giá bán và số lượng hàng hóa vào phần mềm kế toán. Khi có sự thay đổi về giá, họ sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan như kinh doanh, kho hoặc bộ phận mua hàng để đảm bảo thông tin được đồng bộ.
Quản lý hóa đơn và chứng từ bán hàng
Một phần quan trọng trong công việc của kế toán bán hàng là xử lý hóa đơn và chứng từ. Kế toán sẽ kiểm tra các hóa đơn đầu ra, đảm bảo thông tin chính xác trước khi gửi cho khách. Đồng thời, họ sẽ lập bảng kê chi tiết hàng hóa đã bán, nhập dữ liệu này vào phần mềm kế toán và theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn tính toán các khoản chiết khấu (nếu có), đảm bảo đúng chính sách ưu đãi của công ty dành cho từng khách hàng.
Công việc của kế toán bán hàng
Theo dõi tồn kho và đối chiếu số liệu
Kế toán bán hàng phối hợp với bộ phận kho để kiểm kê hàng hóa, đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với số liệu trên phần mềm. Cuối ngày, họ sẽ lập báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và cập nhật tồn kho mới nhất.
Quản lý công nợ từ khách hàng
Theo dõi công nợ bán hàng cũng là một phần quan trọng trong công việc của kế toán bán hàng. Họ sẽ thống kê những khách còn nợ tiền, theo dõi thời hạn thanh toán, nhắc nhở và hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc thu hồi nợ đúng hạn. Tất cả đều được ghi chép rõ ràng để dễ kiểm soát và báo cáo.
Lập báo cáo bán hàng định kỳ
Dựa vào số liệu thu thập được, kế toán bán hàng lập các báo cáo chi tiết theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này bao gồm: báo cáo danh sách hàng hóa đã bán, báo cáo công nợ phải thu, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, và các biểu mẫu tài chính khác phục vụ công tác quản lý của cấp trên.
Quy trình làm việc của kế toán bán hàng
Trong doanh nghiệp, công việc của một kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là ghi nhận doanh thu mà còn liên quan đến nhiều bước cụ thể theo trình tự để đảm bảo mọi hoạt động bán hàng đều được kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là quy trình làm việc cơ bản mà một kế toán bán hàng thường thực hiện hàng ngày:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin đơn hàng
Khi bộ phận kinh doanh chốt được đơn hàng, kế toán bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin về sản phẩm, số lượng, giá bán, chính sách giảm giá (nếu có) và phương thức thanh toán. Đây là bước đầu tiên trong những công việc của kế toán bán hàng, giúp họ nắm bắt toàn bộ giao dịch.
Bước 2: Xuất hóa đơn và lập chứng từ
Sau khi đơn hàng được xác nhận, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng cho khách. Đồng thời, họ sẽ lưu lại các chứng từ có liên quan để làm căn cứ hạch toán, như phiếu xuất kho, bảng kê hàng hóa, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Bước 3: Ghi nhận doanh thu và thuế
Tiếp theo, công việc của 1 kế toán bán hàng là nhập toàn bộ số liệu bán hàng vào phần mềm kế toán, tính toán doanh thu và thuế GTGT (nếu có). Việc ghi nhận phải chính xác để phục vụ cho báo cáo tài chính và khai báo thuế theo quy định.
Quy trình làm việc năng suất
Bước 4: Theo dõi công nợ và thanh toán
Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay, kế toán cần theo dõi công nợ chi tiết theo từng đơn hàng, từng khách hàng. Đồng thời, họ cũng sẽ phối hợp với bộ phận thu hồi nợ nếu đến hạn mà khách chưa thanh toán. Đây là phần quan trọng trong công việc của một kế toán bán hàng vì ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Bước 5: Đối chiếu số liệu và lập báo cáo
Cuối ngày, kế toán sẽ kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã nhập, đối chiếu với số liệu tồn kho và lập các báo cáo bán hàng gửi lên cấp trên. Báo cáo có thể theo ngày, tuần hoặc tháng tùy yêu cầu, bao gồm tình hình doanh thu, công nợ, hóa đơn đã xuất và hàng hóa đã giao.
Xem thêm: Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh
Trên đây là những thông tin tổng hợp giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của kế toán bán hàng – một vị trí quan trọng trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cái nhìn đầy đủ về vai trò, nhiệm vụ và các yêu cầu cơ bản của nghề này. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, uy tín, hãy liên hệ với Kế toán Thái Phong để được tư vấn và hỗ trợ tận tình. Đội ngũ giàu kinh nghiệm tại đây sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
