Chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội luôn là khoản mục trọng yếu trong hệ thống kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và phù hợp với các quy định hiện hành, việc hạch toán các khoản chi phí này cần được thực hiện đầy đủ, chi tiết và đúng tài khoản. Trong bài viết này, Kế toán Thái Phong sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán bảo hiểm xã hội, tiền lương và các khoản liên quan theo Thông tư 133 và Thông tư 200 của Bộ Tài chính.
Hạch toán tiền lương và phụ cấp
Hạch toán tiền lương và phụ cấp
Hạch toán tiền lương và phụ cấp là một bước quan trọng trong kế toán nhằm phân bổ chi phí một cách hợp lý, phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
Trước khi hạch toán, kế toán cần xác định rõ tiền lương và phụ cấp thuộc về bộ phận nào như: bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý hay chi phí cho công trình xây dựng cơ bản dở dang.
Hạch toán tiền lương theo thông tư 133
Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 (chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ), các bút toán được hạch toán như sau:
- Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
- Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 6422 – Chi phí QLDN
- Có TK 334 – Phải trả người lao động
Hạch toán tiền lương theo thông tư 200
Trong khi đó, với các doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200 (áp dụng cho doanh nghiệp lớn), kế toán sẽ hạch toán theo các tài khoản chi tiết hơn tùy theo tính chất chi phí:
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
- Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
- Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 334 – Phải trả NLĐ (chi tiết theo 3341 hoặc 3348)
Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương
Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương
Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán tiền lương. Cả doanh nghiệp và NLĐ đều có nghĩa vụ tham gia các khoản bảo hiểm bắt buộc như: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), với mức trích nộp được quy định cụ thể theo chính sách từng thời kỳ.
Đối với phần doanh nghiệp phải đóng, nếu áp dụng Thông tư 133, kế toán sẽ hạch toán:
- Nợ TK 154 / 241 / 6421 / 6422
- Có TK 3383 – BHXH
- Có TK 3384 – BHYT
- Có TK 3385 – BHTN
Còn theo Thông tư 200, kế toán sẽ ghi nhận:
- Nợ TK 622 / 623 / 627 / 641 / 642
- Có TK 3383 – BHXH
- Có TK 3384 – BHYT
- Có TK 3386 – BHTN
Đối với phần bảo hiểm do người lao động đóng (trích vào lương), doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán như sau:
- Theo Thông tư 133:
- Nợ TK 334
- Có TK 3383, 3384, 3385
- Theo Thông tư 200:
- Nợ TK 3341 / 3348
- Có TK 3383, 3384, 3386
Hạch toán khi nộp các khoản bảo hiểm
Hạch toán khi nộp các khoản bảo hiểm được thực hiện khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ nộp BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy nộp tiền hoặc thông báo từ cơ quan BHXH để ghi nhận nghiệp vụ. Cụ thể, kế toán sẽ hạch toán:
- Nợ TK 3383, 3384, 3385 hoặc 3386 – Phản ánh tổng số tiền trích bảo hiểm, bao gồm cả phần doanh nghiệp đóng và phần trích từ người lao động.
- Có TK 1111 / 1121 – Ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, tùy theo hình thức thanh toán.
Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Hạch toán thuế TNCN
Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được thực hiện qua hai bước. Trước tiên, khi doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 – phản ánh số tiền thuế bị khấu trừ từ lương, và Có TK 3335 – ghi nhận khoản thuế phải nộp cho cơ quan thuế. Tiếp theo, khi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, kế toán hạch toán: Nợ TK 3335, Có TK 1111 / 1121 – tương ứng với hình thức nộp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Việc thực hiện đúng các bút toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định và tránh sai lệch trong quyết toán thuế.
Hạch toán các trường hợp đặc biệt khác
Hạch toán các trường hợp đặc biệt khác
Hạch toán các trường hợp đặc biệt khác trong quá trình xử lý lương và bảo hiểm cũng rất quan trọng để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và minh bạch.
- Khi trả lương bằng tiền, doanh nghiệp sẽ hạch toán: Nợ TK 334 – giảm số tiền phải trả người lao động, và Có TK 111 / 112 – tương ứng với hình thức chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đây là nghiệp vụ phổ biến và cần theo dõi chặt chẽ để khớp với bảng lương hàng tháng.
- Khi trả lương bằng hàng hóa nội bộ, nếu hàng hóa có tính thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 334, Có TK 3331 – phần thuế GTGT đầu ra phải nộp, và Có TK 5118 – doanh thu khác từ nội bộ.
- Khi thưởng từ quỹ khen thưởng, doanh nghiệp phản ánh nghiệp vụ: Nợ TK 353 – quỹ khen thưởng đã được trích lập từ trước, và Có TK 334 – ghi nhận số tiền thưởng phải trả cho NLĐ. Khi thực tế chi thưởng, hạch toán tiếp: Nợ TK 334, Có TK 111 / 112 tùy theo hình thức thanh toán.
- Khi nhận lại tiền từ cơ quan BHXH (thai sản, ốm đau…), doanh nghiệp ghi: Nợ TK 111 / 112, Có TK 3383 – giảm khoản phải nộp BHXH. Khi chi số tiền này cho người lao động, kế toán tiếp tục: Nợ TK 334, Có TK 111 / 112, đảm bảo minh bạch và đúng quy trình tài chính.
Một vài lưu ý khi hạch toán bảo hiểm xã hội
Lưu ý khi hạch toán bảo hiểm xã hội
Khi hạch toán bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Trước hết, kế toán cần thường xuyên đối chiếu số liệu giữa tài khoản 334 và bảng lương để tránh sai lệch. Mỗi khoản phụ cấp, thưởng hay tiền công cần được hạch toán đúng theo từng bộ phận, giúp phân bổ chi phí một cách hợp lý.
Ngoài ra, không phải tất cả các khoản BHXH đều được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, do đó việc theo dõi, kiểm soát cần hết sức cẩn trọng.
=> Việc hạch toán bảo hiểm xã hội và tiền lương không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn là căn cứ quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, do sự khác biệt giữa các chế độ kế toán (Thông tư 133 và 200), cũng như tính phức tạp trong từng nghiệp vụ, doanh nghiệp cần cẩn trọng ở từng bước để tránh sai sót ảnh hưởng đến quyết toán thuế hoặc phát sinh rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Hạch toán hóa đơn không hợp lệ như nào cho đúng?
Tổng hợp các thủ thuật excel trong kế toán năm 2025 mà bạn nên biết
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình hạch toán hay muốn tối ưu chi phí kế toán cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ Kế toán Thái Phong – đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói uy tín, chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu tài chính – kế toán.
