Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn đã phát hành, việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trở thành một bước thiết yếu giúp doanh nghiệp đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính và quá trình kê khai thuế. Đây là quy trình không thể thiếu trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và pháp lý. Trong bài viết này, hãy cùng Kế toán Thái Phong tìm hiểu những điều cần biết về việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập để sửa chữa các sai sót trong hóa đơn đã phát hành trước đó. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (hoặc tăng) là quá trình mà cả bên bán và bên mua phải thực hiện khi phát hiện lỗi trong các hóa đơn đã được lập, đã giao cho người mua và đã hoàn tất việc giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người mua đã kê khai thuế.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?
Các tình huống cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm gồm:
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?
Doanh nghiệp giảm giá hàng bán
Khi doanh nghiệp đã thực hiện việc lập hóa đơn và hạch toán doanh thu năm trước xuất hóa đơn điều chỉnh, nếu sau đó phát hiện chất lượng hàng hóa không đạt yêu cầu hoặc sản phẩm bị lỗi và doanh nghiệp quyết định điều chỉnh giá bán để giảm giá cho người mua, thì việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm là cần thiết.
Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được sử dụng để sửa đổi giá trị trên hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó, nhằm phản ánh chính xác mức giá mới sau khi giảm.
Doanh nghiệp thực hiện chiết khấu thương mại
Trong trường hợp chương trình khuyến mãi hoặc bán hàng kết thúc và số tiền chiết khấu cuối cùng được áp dụng lớn hơn tổng số tiền đã giảm cho khách hàng trong suốt quá trình giao dịch, doanh nghiệp sẽ cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Điều này có nghĩa là khi mức chiết khấu sau cùng vượt quá các khoản giảm giá đã được áp dụng trước đó, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn điều chỉnh giảm để giảm giá trị tổng cộng trên hóa đơn đã phát hành trước đó.
Hóa đơn đã lập bị sai sót
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử, dù có mã hay không có mã của cơ quan thuế, đã được gửi cho người mua và phát hiện có sai sót liên quan đến các thông tin như mã số thuế, thuế suất, số tiền ghi trên hóa đơn, quy cách, chất lượng hàng hóa hoặc tiền thuế, thì doanh nghiệp có thể thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử sai sót đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lập một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã phát hành nếu có sai sót.
Xem thêm: Giải đáp thắc mắc bán hàng trên tiktok có phải nộp thuế không
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Thông tư 78 xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP và hướng dẫn trong Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định lý do lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát và xác định hóa đơn gốc có sai sót cần được điều chỉnh. Khi phát hiện lỗi, cần tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh sự thay đổi về giá trị giao dịch.
Đồng thời, trong hóa đơn điều chỉnh này, người lập hóa đơn phải ghi rõ lý do điều chỉnh, chẳng hạn như việc giảm giá trị hàng hóa, điều chỉnh số lượng, hoặc sửa sai về thuế suất, thông tin khách hàng, hoặc các sai sót khác liên quan đến giao dịch ban đầu.
Bước 2: Cập nhật đầy đủ thông tin trên hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần điều chỉnh và cập nhật đầy đủ thông tin chi tiết của các mặt hàng, dịch vụ bị sai sót. Cụ thể, các thông tin cần điều chỉnh bao gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, và thành tiền chưa thuế.
Các thay đổi này phải được ghi rõ ràng và chính xác theo hướng dẫn tại Công văn 1647/TCT-CS của Tổng cục Thuế, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch. Nếu có sự thay đổi về thuế suất hoặc số tiền thuế, cũng cần điều chỉnh các thông tin liên quan để phản ánh chính xác số thuế cần nộp.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh giảm cho người mua
Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh giảm cho người mua
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán có thể trực tiếp gửi hóa đơn đã ký số cho người mua thông qua các phương tiện điện tử hoặc qua email. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán cần gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực. Sau khi nhận được mã, hóa đơn mới có giá trị và có thể gửi lại cho người mua để hoàn tất thủ tục.
Xem thêm: Bán hàng online trên facebook có phải nộp thuế không
=> Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp điều chỉnh sai sót và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch. Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ với Kế toán Thái Phong để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ.
