Trong hoạt động kinh doanh, việc điều chỉnh hóa đơn là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, đặc biệt khi có sai sót hoặc biến động trong doanh thu. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước không chỉ đáp ứng yêu cầu kiểm toán mà còn củng cố uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán. Cùng kế toán Thái Phong hiểu hơn về thủ tục xuất hoá đơn điều chỉnh giảm.
Nguyên nhân việc điều chỉnh giảm doanh thu
Việc điều chỉnh giảm doanh thu năm trước là chuyện thường gặp ở các doanh nghiệp, một số nguyên nhân phổ biến có thể kể đến như:
Nguyên nhân dẫn đến điều chỉnh giảm doanh thu
- Biến động thị trường: Bởi sự sụt giảm nhu cầu từ khách hàng. Gia tăng cạnh tranh, dẫn đến mất thị phần hoặc giảm giá bán.
- Vấn đề nội tại như quản lý không hiệu quả. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Chiến lược kinh doanh hoặc marketing không phù hợp.
- Yếu tố kinh tế vĩ mô: Do suy thoái kinh tế khiến người tiêu dùng thắt chặt chi tiêu. Lạm phát làm tăng chi phí hoạt động. Và biến động tỷ giá ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu.
- Thay đổi luật pháp, quy định về thuế, môi trường hoặc thương mại khiến chi phí tăng lên hoặc làm giảm khả năng cạnh tranh.
Trường hợp xuất hoá đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước
Trường hợp nào xuất hoá đơn điều chỉnh giảm năm trước
Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong hoạt động kinh doanh được quy định rõ ràng trong pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Dưới đây là các tình huống phổ biến:
Giảm giá bán hàng
Khi doanh nghiệp phát hiện hàng hóa đã bán bị lỗi hoặc chất lượng không đảm bảo sau khi lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, việc xuất hoá đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước được lập để phản ánh mức giảm giá tương ứng cho người mua. Cần đảm bảo hóa đơn điều chỉnh có đủ thông tin chi tiết liên quan đến hóa đơn gốc để đối chiếu.
Chiết khấu thương mại
Nếu tổng số tiền chiết khấu cuối kỳ (khi kết thúc chương trình khuyến mãi/bán hàng) lớn hơn số tiền đã chiết khấu trước đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh phần chênh lệch này. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ liên quan đến hóa đơn gốc đã phát hành, nhằm đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu.
Hoá đơn lập có sai sót
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về bất kỳ nội dung nào (như mã số thuế, thuế suất, số tiền, quy cách, chất lượng hàng hóa, tiền thuế), doanh nghiệp có thể xử lý theo hai cách:
- Điều chỉnh phần nội dung bị sai sót trên hóa đơn cũ.
- Xuất một hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót ban đầu. Hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu nào đã phát hành.
Xem thêm: Quy định về báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước theo thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước được thực hiện theo thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Bước 1: Lý do điều chỉnh giảm
Đầu tiên cần xác định hóa đơn gốc bị sai sót (bao gồm mã số, ký hiệu, ngày phát hành, và các thông tin liên quan).
Trong nội dung hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi rõ lý do điều chỉnh, chẳng hạn:
- Điều chỉnh giảm do hàng hóa lỗi không đạt chất lượng.
- Điều chỉnh giảm do sai sót về số lượng/đơn giá.
- Điều chỉnh giảm do thực hiện chương trình chiết khấu.
Đọc kỹ thông tư 78/2021/TT-BTC để biết quy trình xuất hoá đơn
Bước 2: Ghi đầy đủ các nội dung điều chỉnh giảm
Với việc điều chỉnh giảm thông tin bị sai:
- Xóa bỏ các thông tin sai hoặc giảm số lượng/đơn giá/thuế suất… tương ứng.
- Mục “Thành tiền chưa thuế” cũng phải điều chỉnh giảm phù hợp với các thông tin liên quan.
Bên cạnh đó, khi điền thông tin đúng (nếu có) cần:
- Ghi thông tin hàng hóa chính xác, bao gồm: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
- Các nội dung khác trên hóa đơn điều chỉnh cần đảm bảo đầy đủ và khớp với hóa đơn gốc.
Bước 3: Ký số và gửi cho người mua
- Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Chỉ cần ký số và gửi trực tiếp hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đầu tiên cần gửi hóa đơn điều chỉnh tới cơ quan thuế để được cấp mã. Sau khi nhận mã từ cơ quan thuế, mới tiến hành gửi hóa đơn cho người mua.
Xem thêm: Top những điều cần biết về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu năm trước không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo dựng lòng tin với các đối tác và cơ quan quản lý. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp của đơn vị kế toán Thái Phong, các vấn đề kế toán phức tạp luôn được giải quyết một cách hiệu quả, góp phần nâng cao giá trị và sự bền vững trong hoạt động kinh doanh.
