Điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong nhiều cách xử lý khi hoá đơn điện tử có sai sót để hỗ trợ người bán thay đổi những nội dung sai sót trên hoá đơn phù hợp theo yêu cầu và theo thực tiễn diễn ra.
> Xem thêm: Tìm hiểu về misa hóa đơn điện tử
Điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Điều chỉnh hóa đơn điện tử được định nghĩa là sửa đổi hoặc sắp xếp hoá đơn điện tử chính xác hơn, hợp lý hơn. Tương tự với cách xử lý trên thì việc điều chỉnh hoá đơn điện tử được đưa đến khi có sai sót.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hoá đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hướng điều chỉnh mà từng trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Những trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn điện tử có sai sót được xử lý theo các cách như:
Lập hoá đơn điện tử sai sót
Nếu người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được in mã của cơ quan thuế chưa gửi đến người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT bằng việc huỷ bỏ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, chữ ký số gửi cơ quan thuế hoặc làm mã hoá đơn mới thay giấy đã lập để gửi tới người mua.
> Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử
Thông báo với người mua biết việc hoá đơn có sai sót và không phải lập lại hoá đơn
Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi đến người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót ở tên tuổi, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, những mục kia không sai sót) thì người bán thông báo để người mua biết việc hoá đơn có sai sót và không phải lập dữ liệu hoá đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế việc hoá đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, kể cả trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót như trên và gửi lại hoá đơn đến cơ quan thuế.
Điều chỉnh hoặc lập hoá đơn mới thay thế
Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi đến người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (nhầm mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hoá đơn, sai mức thuế suất, tiền phạt hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng) thì có thể chọn một trong hai phương thức lập hoá đơn điện tử như sau:
Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót.
Nếu người bán và người mua có thoả thuận trong việc lập văn bản thoả thuận nhưng khi lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ ràng sai sót, từ đó người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót
Ghi chú: Trường hợp theo quy định hoá đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn có sai sót thì người bán phải thực hiện điều chỉnh chứ không thực hiện huỷ bỏ hoặc thay thế.
– Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử có sai sót, trong trường hợp người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thoả thuận để khi lập hoá đơn thay thế nếu hoá đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thoả thuận ghi rõ ràng sai sót, từ đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế hoá đơn đã lập có sai sót.
> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm
Người bán xác nhận sai sót
Nếu cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo đến người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT hướng dẫn người bán điều chỉnh sai sót.
Tóm lại, việc điều chỉnh hoá đơn điện tử được thực hiện khi hoá đơn điện tử đã giao đến người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hoá đơn, sai mức thuế suất, tiền phạt hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng.
Nguyên tắc xử lý khi điều chỉnh hoá đơn điện tử
Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn những việc phải thực hiện khi xử lý hoá đơn điện tử có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:
– Khi người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót trên hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót thì có hàng dòng “Điều chỉnh lại hoá đơn Mẫu số. .. ký hiệu. .. mã. .. ngày. .. tháng. .. năm”.
– Trường hợp hoá đơn điện tử đã lập có sai sót phải xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được chọn dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh đối với mỗi hoá đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho tất cả hoá đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất kỳ thời điểm nào nhưng muộn nhất là ngày cuối của tháng kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hoá đơn điện tử điều chỉnh.
– Nếu hoá đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó vẫn phát hiện hoá đơn tiếp có sai sót thì ở kỳ xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã sử dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp Hải Phòng
– Còn nếu số lượng và giá trị trên hoá đơn có sai sót sẽ điều chỉnh lại (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Trên đây là tìm hiểu về điều chỉnh hóa đơn điện tử của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé. Đồng thời, quý khách hàng có thể ghé thăm công ty chúng tôi tại địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng. Kế toán Thái Phong luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Thái Phong rất hân hạnh được hợp tác và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
