Trong doanh nghiệp, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng thắc mắc về bộ phận kế toán công nợ. Chẳng hạn như vấn đề kế toán công nợ là gì? Công việc và quy trình thực hiện nghiệp vụ bao gồm những gì? Thông qua bài viết sau đây, Thái Phong sẽ giúp các bạn giải đáp các thắc mắc này!
Kế toán công nợ là gì?
Để có được những kiến thức chính xác về lĩnh vực công việc này, thì trước hết bạn cần nắm rõ những khái niệm cơ bản kế toán công nợ là gì?
Về cơ bản kế toán công nợ là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp. Được biết tới là một trong những chức vụ của bộ phận kế toán, và đảm nhiệm nhiều công việc thiết yếu để giúp công ty quản lý các khoản nợ. Chẳng hạn như phụ trách công việc thu về hoặc chi trả của doanh nghiệp. Mục đích của công việc này là để đảm bảo doanh nghiệp phát triển một cách ổn định và bền vững.
Công việc của kế toán công nợ
Kế toán công nợ còn được biết tới là một trong những vị trí kế toán nội bộ. Bên cạnh những vị trí phổ biến như kế toán kho, kế toán thuế hay kế toán thanh toán. Và để hiểu biết thêm về công việc của kế toán công nợ thì Thái Phong sẽ đề cập cho bạn những nghiệp vụ cụ thể như sau:
Nhận và kiểm tra tính xác thực của hợp đồng kinh tế
Người thực hiện công việc này có nghĩa vụ cập nhật thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Sau đó nhập vào hệ thống dữ liệu hoặc sổ sách có liên quan.
Tiến hành chỉnh sửa thông tin mà nhà cung cấp hay khách hàng đưa ra để phù hợp với tình hình công việc hiện tại. Đặc biệt là mỗi khi phát sinh nghiệp vụ chuyển nhượng hay thay đổi trong thời gian kinh doanh.
Kiểm tra và thực hiện rà soát các nội dung, điều khoản được đề cập trên hợp đồng thanh toán một cách kỹ lưỡng và cẩn thận để tránh xảy ra sai sót.
>> Xem thêm: Rà soát và kiểm tra hóa đơn
Tiến hành kiểm tra công nợ theo định kỳ
Dựa trên các hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác để thực hiện kiểm tra thông tin và hạn mức tín dụng cũng như thời hạn thanh toán một cách cẩn thận. Đồng thời rà soát số lượng, chủng loại , giá bán sản phẩm trên thị trường một cách hợp lý.
Bên cạnh đó, kế toán công nợ còn có trách nhiệm trong việc báo cáo lại với bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên sau khi tiến hành kiểm tra công nợ. Việc này nhằm đảm bảo tính đồng nhất và hợp lệ của khâu thực hiện công việc.
Theo dõi sát sao tiến trình thanh toán
Đây là công việc không kém phần quan trọng tránh phát sinh những tình huống không đáng có làm tổn thất về mặt kinh tế của công ty.
Thực hiện quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ của doanh nghiệp
- Luôn theo dõi và nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng trong nội bộ công ty. Tránh việc quá hạn nộp để xảy ra những khoản công nợ xấu khó đòi.
- Tổng hợp những khoản công nợ quá hạn để đốc thúc thanh toán khi được cấp trên yêu cầu.
Xử lý các khoản công nợ được uỷ thác
- Thực hiện định khoản các nghiệp vụ tài chính có liên quan dựa trên hoá đơn của công ty cung cấp. Qua đó tiến hành công việc điều chỉnh các số liệu còn chênh lệch hoặc chưa khớp giá so với hoá đơn.
- Cung cấp các bảng sao kê chứng từ liên quan đã qua kiểm tra và in ấn cho kế toán viên phụ trách hoặc kế toán trưởng.
>> Xem thêm: dịch vụ kế toán trọn gói
Quy trình kế toán công nợ phải trả
Đối với quy trình kế toán công nợ phải trả, người thực hiện có trách nhiệm xử lý những nghiệp vụ cơ bản một cách chi tiết và chính xác. Trong có công việc cụ thể được tiến hành dựa trên những tiêu chí sau:
Đối với các khoản phải trả cho nhà cung cấp
Tiến hành tiếp nhận và theo dõi và kiểm tra các nội dung liên quan đến giá trị và điều khoản thanh toán, điều khoản thi nhận thanh toán, thời hạn thanh toán trên hợp đồng một cách chi tiết kỹ lưỡng. Dựa trên cơ sở để tính toán và đối chiếu các khoản nợ phải trả và thời hạn thanh toán công nợ.
Tiếp nhận hồ sơ thanh toán công nợ từ các cá nhân, phòng ban, bộ phận. Đồng thời thực hiện xử lý theo đúng quy trình, quy định của công ty. Công việc này bao gồm giám sát, kiểm soát chặt chẽ tính hợp lệ và hợp pháp của hồ sơ thanh toán. Đối chiếu hóa đơn chứng từ với các mẫu biểu nội bộ của doanh nghiệp về hồ sơ thanh toán dựa theo đúng quy định của luật pháp kế toán.
Đối với quy trình kế toán công nợ phải trả, yêu cầu người kế toán phải liên tục cập nhật chính xác các khoản công nợ, báo cáo kịp thời những thông tin liên quan tới tình hình công nợ và kế hoạch thanh toán công nợ. Nhằm mục đích tiến hành trình lên trình lên Ban lãnh đạo.
Lập các loại biên bản đối chiếu và gia hạn, bù trừ công nợ theo thời gian định kỳ đã quy định. Bên cạnh đó tiến hành lưu giữ chứng từ sổ sách và báo cáo liên quan tới vấn đề công nợ.
Với các vấn đề về các khoản vay và nợ thuê tài chính
Tiến hành thống kê, lên kế hoạch báo cáo các hợp đồng vay nợ và hợp đồng thuê tài chính dựa trên giá trị của từng bản hợp đồng và thời hạn thanh toán nợ một cách chi tiết. Qua đó có thể xác định được dễ dàng khoản nợ phải trả là dài hạn hay ngắn hạn và đánh giá được giá trị của các khoản mức cho vay và nợ thuê có gốc ngoại tệ.
Đặc biệt người phụ trách trong quá trình phân loại và đánh giá các mục gốc ngoại tệ được dựa trên phân công nhiệm vụ cụ thể của từng công ty.
Các khoản phải trả cho người lao động
Với việc áp dụng quy chế lương đã ban hành của doanh nghiệp để kế toán tính ra được số lương mà người lao động được trả trong thời gian làm việc. Mỗi kỳ trả lương, kế toán viên cần lên kế hoạch chốt số ngày công, giờ làm thêm và số tiền tạm ứng nếu có.
Quy trình kế toán công nợ phải thu
Thu hồi công nợ tại nhiều đơn vị, kế toán công nợ chưa xác định rõ tầm quan trọng của việc quản lý thu hồi công nợ cũng như nhận thức đúng về chức năng vị trí của mình nên chưa thực sự sát sao với công việc. Bước cuối cùng, và cũng là bước quan trọng nhất đánh giá hiệu quả công việc của một nhân viên kế toán công nợ là kết quả thu hồi công nợ.
Để tiến hành quy trình kế toán công nợ phải thu đúng kế hoạch, thời hạn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ. Để quản lý chặt chẽ những khoản công nợ phải thu, bạn cần:
Nắm được danh mục khách nợ
Đối với việc phân loại và nắm được danh mục các vị khách còn chưa trả khoản công nợ buộc phải theo nhiều tiêu chí. Chẳng hạn như khách hàng hoặc các đơn vị thành viên dựa trên phát sinh các khoản phải thu. Với nhóm khách hàng phải thu thì bạn dễ dàng quản lý như nhím khách hàng của doanh nghiệp hay nhóm khách cá nhân,… Bên cạnh đó, bạn cần lập một hệ thống với mục đích theo dõi, báo cáo công nợ phải thu hoàn chỉnh.
Với việc tiến hành theo dõi và nhập liệu chính xác những thông tin yếu tố như thời hạn thanh toán dựa trên phát sinh là vô cùng quan trọng. Mục đích là để hợp ý hoá từng hóa đơn, hợp đồng,…lên phần mềm kế toán.
>> Xem thêm: dịch vụ cung cấp phần mềm kế toán Hải Phòng
Duy trì mối quan hệ giữa các đối tác doanh nghiệp
Đây là một trong những kỹ năng mềm mà kế toán công nợ cần học hỏi. Không chỉ với đối tác mà còn là với các bộ phận trong doanh nghiệp. Với mục đích tăng hiệu quả công việc và kịp thời phát hiện tình hình thiếu khả năng thanh toán của các đối tác để tiến hành báo cáo lãnh đạo, đưa ra biện pháp xử lý kịp thời .
Thường xuyên cập nhật tình hình công việc
Cụ thể đó là gửi các loại hoá đơn và chứng từ cho khách hành kịp thời và nhanh chóng. Tiến hành rà soát các khoản thu theo định kỳ và góp ý cải tiến quy trình thu nợ.
Trên đây là tìm hiểu về kế toán công nợ của chúng tôi. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích. Đừng quên truy cập website https://thaiphonggroup.com/ hoặc liên hệ với hotline 090.6151.768 của chúng tôi để nhận thông tin về những sản phẩm mới nhất nhé.
