Trong quá trình làm việc và sử dụng hóa đơn điện tử, nhầm lẫn và sai sót là điều không tránh khỏi. Vậy khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Đâu là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chuẩn 2023? Cùng Thái Phong Group tìm hiểu ngay sau đây.
>> Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử
Khi nào cần sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa và dịch vụ, khi phát hiện sai sót trong nội dung cần được xử lý như sau:
Trường hợp 1
Hóa đơn điện tử có sai sót đã được lập và gửi cho người mua, nhưng chưa giao hàng, chưa cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, nhưng người mua và phía doanh nghiệp như kê khai thuế thì xử lý như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả doanh nghiệp và người mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn khi cả hai bên thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải giữ và lưu trữ theo thời gian quy định.
– Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới theo quy định để gửi cho người mua. Trên biên bản hóa đơn điện tử mới phải có thông tin:
Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…
Ký hiệu…
Gửi ngày… tháng… năm…
Trường hợp 2
Hóa đơn điện tử bị sai sót đã gửi đi cho người mua, đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Doanh nghiệp và người mua đã kê khai thuế thì doanh nghiệp phải xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả doanh nghiệp và người mua.
– Doanh nghiệp tin thành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Sau khi đã xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định pháp luật về: quản lý thuế, hóa đơn hiện hành.
Tóm lại, ở cả hai trường hợp trên, bộ phận kế toán cần lập biên bản điều chỉnh, sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để ghi nhận những sai sót và tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn thuế Hải Phòng
Thông tin mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau nên cũng tùy trường hợp và người dùng cần lựa chọn loại biên bản phù hợp. Mẫu biên bản có 3 loại:
– Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai hóa đơn
– Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai tên, địa chỉ công ty
– Mẫu biên bản điều chỉnh chung
Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai hóa đơn
Đối với mẫu điều chỉnh do ghi sai hóa đơn, người lập đơn cần kê khai toàn bộ thông tin hàng hóa, dịch vụ theo các hạng mục: tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá, thành tiền trước và sau khi điều chỉnh. Biên bản cần được xác nhận chữ ký từ cả bên bán và người mua.
Mẫu biên bản điều điện tử chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty cần được kê khai thông tin sai sót và nội dung điều chỉnh ở phía dưới. Biên bản cần được xác nhận chữ ký từ cả hai bên.
Mẫu biên bản điều chỉnh chung
Mẫu đơn điều chỉnh chung cũng được lập với các nội dung tương tự. Người lập phải ghi đầy đủ nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh ở phía dưới. Biên bản cần được xác nhận chữ ký từ cả hai bên mua và bán.
>> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm Hải Phòng có gì?
Lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Ngày ghi trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng khớp.
Nội dung phải thể hiện rõ các nội dung bao gồm: điều chỉnh hóa đơn số… Ngày, tháng, năm lập hóa đơn… Xuất hóa đơn số… Ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.
Nếu đã kê khai thuế cho hóa đơn viết sai, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, doanh nghiệp cần lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Nếu hóa đơn đã lập sai sót về tên và địa chỉ người mua, nhưng đúng mã số thuế người mua, thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không lập hóa đơn điều chỉnh.
Trên đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và những điều bạn cần biết khi thực hiện lập biên bản. Thái Phong hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn. Để cập nhật thêm thông tin dịch vụ kế toán Hải Phòng, quý khách vui lòng liên hệ:
Hotline 090.6151.768
Website: https://thaiphonggroup.com/
Địa chỉ: Tầng 2 – SH508 San Hô, KĐT Vinhomes Marina – đường Võ Nguyên Giáp, P. Vĩnh Niệm, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng.
